Payhawk se ha asociado con Egencia para ayudarte a controlar tus gastos de viajes de negocios con menos papeleo.
Esta integración permite que Payhawk recupere y procese automáticamente los documentos de gastos emitidos en tu cuenta de Egencia. Payhawk recuperará y procesará los documentos de Egencia de los pagos con tarjeta con el fin de garantizar una conciliación e informes precisos.
Cotejo de documentos para pagos con tarjeta
Si el documento de Egencia corresponde a un pago con tarjeta, el sistema lo cotejará sin problemas con la transacción y el titular de la tarjeta. Independientemente de si la correspondencia se ha realizado correctamente, el sistema lo notificará a los respectivos destinatarios, es decir, al titular de la tarjeta y a los gestores de los gastos de viaje de esta cuenta, si los hubiera.
Consejos y trucos para utilizar Payhawk con Egencia
Si utilizas tus tarjetas de empresa de Payhawk, podrás procesar el gasto casi al instante y no tendrás que esperar hasta final de mes. De esta manera, podrás aprovechar los potentes flujos de aprobación de Payhawk.
Designa gestores de gastos de viaje y permíteles hacer seguimiento y procesar los documentos de tus pagos de Egencia. De este modo, podrás cerrar el mes más rápidamente y no depender de que los empleados presenten los gastos.
Conectar Payhawk con Egencia
Egencia identifica a tu empresa mediante su ID de empresa de Egencia. Cada documento que Egencia envía a Payhawk incluye este ID, y Payhawk lo utiliza para enviar cada documento a la entidad de Payhawk correcta.
Para conectar Payhawk con Egencia:
Contacta con tu gestor de cuenta de Egencia y pídele que active el flujo de datos de Payhawk para tu cuenta.
Contacta con el soporte de Payhawk y envíales:
Tu ID de empresa de Egencia, o tus ID si tienes más de uno.
La confirmación de que tu gestor de cuenta de Egencia ha activado la integración.
La entidad de Payhawk que debe recibir tus documentos de Egencia.
A continuación, Payhawk activará la conexión por ti. Solo tienes que hacerlo una vez. Cuando Payhawk confirme la activación, inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Configuración > Integraciones > Egencia y haz clic en Conectar.
Si Payhawk aún no ha activado la integración, verás el mensaje Integración de Egencia aún no activada y el botón Continuar no estará disponible. Podrás continuar cuando Payhawk haya activado la integración.
Haz clic en Continuar.
En la siguiente pantalla, en Responsables de gastos de viaje, selecciona en la lista desplegable a los responsables de gastos de viaje que podrán revisar las solicitudes cuando Payhawk no pueda vincular automáticamente la factura con el gasto.
Marca la casilla para permitir que los responsables de gastos de viaje también puedan ver y procesar los documentos de los pagos con la tarjeta de Egencia.
Haz clic en Continuar.
Haz clic en Listo.
Para los clientes de Egencia en la UE, la función de adjuntar facturas automáticamente funciona a la perfección con la integración de Payhawk.
Para los clientes de Egencia en EE. UU., los documentos de facturación formales no se generan en Egencia debido a diferencias a nivel de plataforma por parte de Egencia, no por una limitación de la integración de Payhawk; aun así, los recibos y los conceptos de gasto pueden seguir tramitándose.