Los empleados en Alemania tienen derecho a dietas para compensar los gastos adicionales de comidas y alojamiento durante los viajes de trabajo. Estas dietas no se consideran parte del salario regular del empleado y, por tanto, están exentas de impuestos hasta un límite legalmente establecido. En Alemania, las dietas se calculan utilizando tarifas diarias.
Deducciones
Si el empleado recibe una comida gratis, debe deducirse del importe de las dietas. Por ejemplo, esto se aplica si el hotel ofrece desayuno incluido. Estas deducciones se aplican únicamente a la parte de las dietas correspondiente a las comidas. La dieta por pernoctación (Übernachtungspauschale) se abona íntegramente por cada noche y no se reduce por las comidas proporcionadas.
A continuación, se indican los porcentajes de deducción estándar por comidas proporcionadas:
Si se proporciona desayuno, se debe deducir el 20 % de las dietas.
Si se proporciona comida, se debe deducir el 40 % de las dietas.
Y en caso de cena, se debe deducir el 40 % de las dietas.
Especificaciones
Las siguientes directrices describen detalles importantes y casos especiales relacionados con las dietas, la duración de los viajes de trabajo, los requisitos de documentación y los reembolsos libres de impuestos en Alemania.
Si un empleado realiza varios viajes de trabajo en un mismo día natural, se pueden sumar las horas totales de todos los viajes.
Si un mismo día incluye un viaje nacional y otro internacional, el día completo se abona según la tarifa internacional del último destino alcanzado. Que cuente como día completo o medio día depende del tiempo total de ausencia, no de las horas pasadas en el extranjero.
Todas las facturas de gastos deben emitirse a la dirección de la empresa. Para facturas superiores a 150 EUR, también deben incluir el nombre del empleador, la dirección y el importe correspondiente del IVA.
Todos los documentos originales de los gastos, como recibos y facturas, deben conservarse, física o digitalmente, en la UE.
Viajes nacionales
Para los viajes de trabajo nacionales, las dietas se determinan según la duración del viaje, que se mide por el tiempo total que el empleado está fuera. No importa si el viaje comienza desde el domicilio del empleado, su lugar de trabajo habitual o cualquier otra ubicación de trabajo.
Por ejemplo, un empleado viaja de Berlín a Stuttgart, en Alemania, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Alemania
Código de destino. DEU-Stuttgart
Moneda. EUR
Medio día. 14
Primer/último día. 14
Día completo.28
Desayuno. Comida. Cena. 5,6. 11,2. 11,2.
Dieta por pernoctación (Übernachtungspauschale). 20.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Viajes al extranjero
Cuando los empleados viajan al extranjero, se aplican normativas diferentes. Las dietas dependen del país de destino específico.
Las tarifas se definen en una normativa basada en la Ley del Impuesto sobre la Renta de Alemania.
Por ejemplo, un empleado viaja de Berlín, Alemania, a Londres, Reino Unido, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Reino Unido
Código de destino. GBR-Londres
Moneda. EUR
Medio día. 44
Primer/último día. 44
Día completo.66
Desayuno. Comida. Cena. 13,2. 26,4. 26,4.
Dieta por pernoctación (Übernachtungspauschale). 163.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
