En determinadas ocasiones, Payhawk envía notificaciones por correo electrónico y móvil. Esto te permite mantenerte al día respecto a tus gastos corporativos y solicitudes de aprobación.
Notificaciones a nivel de plataforma
Las notificaciones están diseñadas para garantizar que acciones como la presentación y aprobación de gastos se realicen de manera eficiente, adaptándose a diferentes roles, incluidos usuarios, aprobadores y administradores de Payhawk.
Por ejemplo, Payhawk avisa a los empleados cuando tienen que presentar un gasto o a los gestores cuando tienen que estar al tanto de las solicitudes pendientes.
La siguiente tabla es un resumen de los diferentes tipos de notificaciones.
Acerca de | Propósito | Momento | Medio | Receptores |
Gastos devueltos | Notificar a un empleado que su gasto le ha sido devuelto para que añada información. | Tras la devolución del gasto | Móvil y correo electrónico | Todos |
Gastos rechazados | Notificar a los empleados que su gasto ha sido rechazado. | Tras el rechazo del gasto | Correo electrónico | Todos |
Nuevas solicitudes de fondos, tarjetas y órdenes de compra para aprobación | Para avisar que se ha enviado una solicitud. | En tiempo real | Móvil | Aprobadores (en función de los flujos de aprobación definidos) |
Solicitudes de fondos y órdenes de compra para aprobación | Para recordar que una solicitud enviada aún está pendiente de aprobación. | Si no se toma ninguna acción sobre la solicitud dentro de los 15 minutos posteriores a su envío. | Correo electrónico | Aprobadores (en función de los flujos de aprobación definidos) |
Gastos y solicitudes de aprobación | Para recordar a los aprobadores todos los gastos y solicitudes que deben aprobar. | Una vez al día, solo cuando el aprobador tiene gastos, facturas u órdenes de compra pendientes de su aprobación. La hora exacta varía. | Correo electrónico | Aprobadores (en función de los flujos de aprobación definidos) |
Gastos que requieren presentación de documentos | Notificar a los empleados que se ha realizado correctamente una transacción con tarjeta y recordarles que deben presentar un recibo. | En tiempo real | Móvil | Todos |
Gastos que requieren más información | Recordar a los empleados todos los gastos que no hayan presentado | Todos los lunes a las 7:00 GMT | Correo electrónico | Todos |
Empleados con gastos que requieren más información | Proporcionar un resumen de los gastos no presentados y a qué empleados corresponden. | Todos los lunes a las 16.00 GMT | Correo electrónico | Administradores y contables |
Los aprobadores que han desactivado las notificaciones por correo electrónico, o cuyo usuario no está activo, no reciben el recordatorio diario de aprobación. Los gastos y las solicitudes que aún no se han enviado no se incluyen.
Cómo reconocer las notificaciones auténticas de Payhawk
Todos los correos electrónicos de notificación de Payhawk proceden de la dirección no-reply@payhawk.com. Los estafadores pueden enviar, desde direcciones ajenas al dominio payhawk.com, correos electrónicos que imitan el aspecto de las notificaciones de Payhawk, por ejemplo, recordatorios sobre gastos o solicitudes pendientes de tu aprobación.
Antes de actuar a partir de un correo electrónico sobre acciones pendientes:
Comprueba la dirección de correo electrónico completa del remitente, no solo su nombre. La dirección debe ser
no-reply@payhawk.com.En lugar de hacer clic en los enlaces del correo electrónico, abre directamente el portal web de Payhawk o la aplicación móvil de Payhawk. En el portal web, ve a Bandeja de entrada > Me solicitan > Pendiente. En la aplicación móvil, ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Si no ves las acciones pendientes del correo electrónico en tu bandeja de entrada de Payhawk, no hagas clic en ningún enlace del correo, no lo respondas y ponte en contacto con el soporte de Payhawk por chat.
Recordatorios del Agente de IA Controlador Financiero
Si tu empresa ha activado el Agente de IA Control Financiero, los empleados y aprobadores también reciben recordatorios consolidados a través del portal web de Payhawk, la aplicación móvil y Slack (si está conectado). Estos recordatorios agrupan todos los gastos pendientes en un solo mensaje y siguen un calendario de seguimiento personalizable establecido por un administrador de Payhawk.
Los recordatorios del Agente de IA funcionan junto con las notificaciones estándar de la plataforma enumeradas arriba; no las reemplazan. Para más detalles, consulta el artículo sobre cómo funciona el calendario de recordatorios del Agente de IA.