Payhawk simplifica los flujos financieros al procesar automáticamente las facturas electrónicas recibidas de los proveedores y vincularlas con los registros correspondientes.
Durante la implantación de la facturación electrónica obligatoria en Francia, los proveedores pueden enviar tanto una factura electrónica estructurada como una copia en PDF, lo que puede generar duplicados.
Cómo procesa Payhawk las facturas electrónicas
Cuando una factura electrónica entra en el sistema, Payhawk sigue una lógica específica para garantizar que se procese correctamente en función del caso de uso:
Las facturas electrónicas se asignan a un usuario en función del contacto del comprador reconocido, la coincidencia con una solicitud de compra abierta, la asignación por centro de coste o el propietario predeterminado de la cuenta.
Si una factura electrónica coincide con una transacción de una tarjeta de Payhawk, se adjunta automáticamente a esa transacción como documento del gasto.
Si no se encuentra ninguna transacción coincidente, la factura electrónica se considera pendiente de pago y aparece como una nueva factura en la pestaña Enviar.
En el caso de un gasto pagado por un empleado de su propio bolsillo, la factura electrónica se recibe como una nueva factura en lugar de adjuntarse automáticamente a la solicitud de reembolso. Payhawk no omite la factura cuando esta muestra un importe pendiente de pago de 0 ni utiliza el campo de nómina o ID de empleado para vincularla. Debes vincularla manualmente a la solicitud de reembolso del empleado.
Si utilizas un ERP junto con Payhawk, las facturas electrónicas pueden aparecer en ambos sistemas. De este modo, Payhawk mantiene un registro completo para la gestión de tarjetas, mientras se conservan los flujos de trabajo existentes en el ERP.
Identificación y resolución de duplicados
Payhawk marca los duplicados cuando coinciden el proveedor, el número de factura y el importe. Para mantener tus registros en orden, especialmente en el caso de reembolsos a empleados o facturas duplicadas en PDF, debes gestionar correctamente estos duplicados.
Mover o fusionar en lugar de eliminar
Es fundamental que muevas el documento de la factura electrónica duplicada a la cuenta que quieras conservar usando la opción Mover a otro gasto, en lugar de borrar la factura.
Mover a otro gasto es una acción distinta a fusionar gastos, así que, si quieres reubicar un documento de factura electrónica, usa siempre Mover a otro gasto.
Al eliminar una factura electrónica recibida a través del Portail Public de Facturation (PPF) francés, se activa el estado 210 Refusée de su ciclo de vida. Esto indica a la red y a las autoridades fiscales que la factura se ha rechazado, lo cual es incorrecto en el caso de gastos válidos o ya pagados.
Para los estados del ciclo de vida de PPF, Payhawk hace el seguimiento del documento de la factura electrónica en sí, no del gasto. El rechazo 210 Refusée solo se envía si borras el gasto que todavía contiene el documento de la factura electrónica de PPF. Si primero usas Mover a otro gasto para pasar el documento a otro gasto, el gasto original (que ahora está vacío) se puede borrar sin problemas y sin que se envíe ningún rechazo. Ten en cuenta que borrar el gasto que tenga el documento en ese momento siempre provocará el rechazo.
Si una factura electrónica no se ha podido vincular con un pago con tarjeta y ha creado una factura nueva por separado, mueve el documento de esa factura nueva al gasto de tarjeta que ya existe. Como mover el documento no elimina ningún registro independiente, no se enviará ningún estado de rechazo.
Asegúrate siempre de conservar la factura electrónica del PPF como registro formal principal a efectos fiscales.
Gestión de facturas rechazadas por error
Si se envía por error un estado 210 Refusée, la situación se puede solucionar. Las autoridades fiscales consideran una factura rechazada como si nunca se hubiera emitido. Para corregir el registro, debes pedir al proveedor que vuelva a emitir el documento.
Recomendaciones estratégicas
Aunque algunas categorías, como hoteles y restaurantes, pueden no estar sujetas a la facturación electrónica obligatoria hasta septiembre de 2027, pueden seguir produciéndose duplicados. La fusión sigue siendo la forma habitual de gestionar estos casos.
Para evitar tener que fusionar documentos manualmente, haz que los empleados pasen de pagar los gastos de su propio bolsillo a utilizar tarjetas de Payhawk. Las transacciones con tarjeta permiten una conciliación fluida y totalmente automatizada cuando se recibe la factura electrónica.
No necesitas una dirección de recepción independiente para los gastos de los empleados. La reforma contempla una dirección específica para los gastos de los empleados (un SIREN con un sufijo), pero esto presupone el uso de sistemas distintos para las cuentas por pagar y los gastos de los empleados. Payhawk gestiona ambos en un mismo lugar, por lo que una segunda dirección funcionaría de la misma forma y no aportaría ningún valor.