Cuando conectas Payhawk a una red de facturación electrónica como Peppol o el sistema francés PPF, tu empresa se registra con un identificador de participante de la red. Los proveedores utilizan este identificador para enviarte directamente facturas electrónicas estructuradas.
Orígenes de los identificadores y sufijos
Tu identificador de facturación electrónica se obtiene a partir del número de IVA de tu empresa. En Francia, las autoridades utilizan el SIREN.
Un sufijo crea una dirección independiente asociada al mismo identificador base. Solo necesitas un sufijo si diriges determinadas facturas a otro sistema, normalmente cuando otro proveedor conserva el identificador sin sufijo.
Si todas tus facturas se reciben en Payhawk, utiliza el identificador sin sufijo. De este modo, los proveedores pueden localizar tu dirección automáticamente sin que tengas que proporcionársela. En Payhawk, el sufijo es opcional y, de forma predeterminada, es payhawk.
Migración de otro proveedor a Payhawk
Un ID de participante de la red Peppol solo puede estar registrado en un punto de acceso para la recepción de facturas. Si otro proveedor tiene registrado actualmente tu ID, debes pedirle que dé de baja la capacidad de recepción antes de poder registrarte en Payhawk.
Registrar un identificador alternativo, como un IBAN o un GLN en Peppol, o un sufijo en PPF, mientras otro proveedor mantiene registrado tu identificador predeterminado suele causar problemas. Los sistemas de los proveedores suelen enviar las facturas al ID predeterminado asociado al número de IVA, lo que puede hacer que las facturas se reciban a través de distintos canales, que algunas no lleguen y que tengas que contactar innecesariamente con los proveedores. La opción más fiable es darte de baja con el proveedor anterior para que Payhawk pueda registrar tu ID predeterminado.
KSeF en Polonia es una excepción. Varios sistemas pueden recibir el mismo flujo de datos y no existen ID de participante como los de Peppol.
Varios identificadores y cuentas multientidad
Cada entidad jurídica debe registrar su propio identificador. Payhawk no admite varios ID de Peppol para una misma entidad o cuenta. Solo se necesitan varios ID cuando las facturas deben dirigirse a distintos sistemas, algo que no ocurre cuando todas las facturas se reciben en Payhawk.
Si una empresa está registrada en un país y tiene una sucursal en otro, cada entidad utiliza su propio identificador. Solo las entidades francesas pueden registrarse en el sistema francés PPF. Una entidad no francesa no puede registrarse en el PPF, aunque tenga una sucursal en Francia con un SIREN y un número de IVA francés.
La recepción y el envío son independientes
Payhawk solo gestiona las cuentas por pagar (recepción) asociadas a tu identificador. Tu empresa puede seguir registrando el mismo identificador con otro proveedor para las cuentas por cobrar (envío). Estos ámbitos son independientes, por lo que registrarte en Payhawk no bloqueará tus servicios actuales de facturación ni de cuentas por cobrar.
Desconexión de la integración
Cuando desconectas la integración, tu ID de Peppol se elimina de inmediato. En Francia, los cambios en el Annuaire (directorio) suelen reflejarse en un plazo de 24 horas.
Esquemas de identificación de proveedores
Solo se puede localizar a tu empresa mediante los esquemas específicos en los que está registrada. Por ejemplo, el PPF francés usa el esquema SIREN (0225), mientras que muchos otros países de Peppol usan esquemas basados en el IVA. Si un proveedor usa un esquema distinto, la factura no te llegará.
Para comprobar qué esquema y punto de acceso están registrados para una empresa, utiliza el directorio de Peppol.