KSeF (Krajowy System) es el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia. La integración con Payhawk automatiza la obtención y el procesamiento de estas facturas electrónicas estructuradas, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduciendo la introducción manual de datos.
El número KSeF
La plataforma gubernamental asigna el número KSeF una vez validada la factura electrónica. Este número no está incluido en el propio XML de la factura electrónica FA_VAT. Payhawk guarda el número KSeF como referencia del gasto y lo muestra en la plataforma y en el PDF de visualización que se genera. El número KSeF también se transfiere al ERP como parte del nombre del documento.
Facturas electrónicas en formato XML y PDF de visualización
El archivo XML FA_VAT es la factura electrónica con validez legal. El PDF es una visualización generada para facilitar su revisión y no constituye la fuente de referencia a efectos contables. Payhawk conserva el XML original y genera la vista previa en PDF directamente a partir de esos datos.
Obtención de datos de facturación electrónica de KSeF
La entrega a través de KSeF es obligatoria para todas las facturas electrónicas asociadas a una entidad registrada. El flujo de datos no se puede filtrar por método de pago, proveedor ni estado del pago.
Si las cuentas por pagar se gestionan en un ERP y las tarjetas en Payhawk, la misma factura electrónica aparecerá en ambos sistemas. Migrar todas las cuentas por pagar a Payhawk evita esta duplicidad.
Asignación de facturas electrónicas de KSeF
Las facturas electrónicas recibidas a través de KSeF siguen el flujo de asignación estándar de facturación electrónica:
Coincidencia con el contacto del comprador: Payhawk analiza el XML en busca de la información de contacto del comprador. Si una dirección de correo electrónico o un nombre coincide con un usuario de Payhawk, se le asigna como propietario del gasto.
Coincidencia con una orden de compra: si la factura electrónica se vincula automáticamente con una orden de compra, el propietario de dicha orden se asigna como propietario de la factura.
Exportar el número KSeF a su ERP
Cuando Payhawk exporta una factura electrónica KSeF, establece el número KSeF como nombre del documento exportado. A partir de ahí, puede añadir un script en su ERP que copie el nombre del documento en un campo personalizado propio, como un campo que contenga el ID de la factura KSeF.
En MS Business Central y Oracle NetSuite, el nombre del archivo adjunto exportado es únicamente el ID KSeF, seguido de la extensión de archivo original. Esto se aplica automáticamente a las facturas electrónicas recibidas a través de KSeF, sin necesidad de configuración por su parte:
Solo los archivos recibidos a través de KSeF se nombran de esta forma. Los documentos con un identificador externo de otra fuente, como Peppol o el PPF francés, conservan el nombre de archivo descriptivo estándar.
Los archivos exportados antes de introducirse esta convención de nombres conservan los nombres que ya tenían. Payhawk no los renombra.
En Oracle NetSuite, cuando dos archivos de la misma exportación comparten un mismo ID KSeF, por ejemplo un documento y su vista previa generada, un archivo conserva el ID KSeF simple como nombre y cada uno de los demás archivos recibe un sufijo corto, de modo que cada archivo siga siendo identificable.
Para volver al nombre de archivo descriptivo completo, contacte con el soporte de Payhawk. La configuración se guarda por cada conexión de integración, por lo que se aplica a una sola conexión ERP a la vez.
Limitaciones actuales
Actualmente, las siguientes funciones no son compatibles con las facturas electrónicas de KSeF:
Gestión del pago dividido (mechanizm podzielonej płatności).
Aplicación del tipo de cambio del NBP.