Payhawk extrae los datos de las facturas leyendo el documento como una imagen. Por ello, la mayoría de los archivos se procesan automáticamente, incluidos los archivos PDF protegidos contra copia. Si faltan datos o son incorrectos, las causas más habituales son los archivos PDF protegidos con contraseña, las imágenes de baja calidad o una configuración incorrecta del proveedor, como un tipo de IVA predeterminado.
Archivos PDF protegidos con contraseña
Las herramientas de extracción de datos no pueden leer los archivos PDF que requieren una contraseña para abrirse. Para procesar este tipo de facturas, puedes:
Introducir manualmente los datos de la factura.
Solicitar al proveedor que te envíe una copia de la factura sin protección mediante contraseña.
Archivos PDF protegidos contra copia
Algunos archivos PDF se abren con normalidad, pero muestran caracteres aleatorios al copiar y pegar su texto. Payhawk procesa estos archivos como imágenes, por lo que, en la mayoría de los casos, los datos se extraen correctamente. Si falta algún dato o alguno es incorrecto, vuelve a subir el documento o introduce el valor manualmente.
Imágenes de baja calidad
Las fotos borrosas o las imágenes de baja calidad también pueden impedir que los datos se extraigan correctamente. Asegúrate de escanear o fotografiar los documentos con claridad, de modo que todo el texto sea legible y esté correctamente alineado.
Corregir los datos extraídos
Si observas que la herramienta de OCR ha extraído información incorrecta de alguno de los campos del gasto, introduce manualmente los datos correspondientes de la factura. También puedes volver a subir el documento para mejorar la precisión del OCR. Si el proveedor tiene configurado un tipo de IVA predeterminado, comprueba la configuración del proveedor y ajústala si es necesario.
Usar el Agente de Control Financiero
Si tu empresa utiliza el Agente de Control Financiero, este leerá el documento subido y completará los importes, el proveedor y las fechas del gasto. La protección contra copia no afecta al Agente; solo los archivos PDF protegidos con contraseña no pueden leerse.