Puedes crear flujos de aprobación complejos, sólidos y flexibles que cubran todos los casos de uso en tu empresa estableciendo condiciones específicas y definiendo funciones, ampliaciones de funciones o empleados concretos como parte del flujo de aprobación.
Aprobadores disponibles
En Payhawk, puedes incluir distintas funciones, ampliaciones de funciones o usuarios en el proceso de aprobación.
Si incluyes alguna de las siguientes funciones, la solicitud se envía a todos los empleados que tengan esa función en tu empresa. Estas funciones se aplican a toda la empresa, por lo que el equipo del gasto no cambia quién recibe la solicitud:
Cualquier contable de Payhawk
Cualquier administrador de Payhawk
Cualquier contable o administrador de Payhawk
Cualquier administrador de TI
Cualquier especialista en AP sénior
Cualquier auditor
Cualquier función personalizada que hayas creado en Payhawk
Si incluyes alguna de las siguientes ampliaciones de funciones, Payhawk determina el aprobador a partir del propio gasto. La solicitud solo llega al responsable del equipo, la categoría o el valor de campo personalizado asignado a ese gasto:
Todos los responsables de equipo
Cualquier responsable de equipo
Todos los responsables de segundo nivel
Cualquier responsable de segundo nivel
Todos los responsables de tercer nivel
Cualquier responsable de tercer nivel
Todos los responsables de campos personalizados que hayas creado en Payhawk
Todos los responsables de categorías
Cualquier responsable de categorías
Un empleado concreto (por ejemplo, el director financiero)
Un empleado concreto de un grupo de empleados definido
Varios aprobadores
Cada proceso de flujo de trabajo contiene uno o más pasos de aprobación. Cada paso de aprobación puede contener una o más aprobaciones, cada una con sus propias condiciones. Si se cumple la condición de aprobación, es necesaria una aprobación. Cuando la aprobación incluye varios autorizadores, cualquiera de ellos puede aprobar.
Por ejemplo, para importes superiores a 1.000 euros procedentes del equipo de Ingeniería, puede asignar como aprobadores a personas concretas y también a todos los administradores de Payhawk de su empresa. Como resultado, cada vez que un empleado de Ingeniería envíe una solicitud de más de 1.000 euros, cualquiera de los aprobadores definidos podrá aprobarla.
Si quieres que cada una de estas personas y funciones o ampliaciones de funciones de Payhawk aprueben, tienes que crear pasos de aprobación independientes.
Por ejemplo, para los importes superiores a 1.000 euros procedentes del equipo de Ventas en la categoría Viajes, deberá definir pasos de autorización independientes, cada uno de los cuales contendrá las mismas condiciones y el autorizador deseado.
Asignación de roles de Payhawk
En cada paso y para cada flujo de aprobación, podrás incluir a los empleados que tengan asignado un rol predeterminado de Payhawk (Contable, Administrador, Administrador de TI, Especialista en AP sénior o Auditor).
Cuando añades un rol a un flujo de aprobación, cualquier empleado que tenga asignado ese rol podrá aprobar en cuanto se active el flujo. Por ejemplo, si se incluye la función de administrador de TI en un flujo de aprobación, cualquier empleado que tenga asignada la función de administrador de TI en la empresa podrá aprobar la solicitud una vez enviada y/o revisada.
Asignación de extensiones de rol de Payhawk
Puedes incluir a los empleados que tengan asignada la extensión de rol de Responsable de equipo, Responsable de categorías o Responsable de campos personalizados en cada paso de cada flujo.
Asignación de gerentes de categorías
El gerente de categorías en Payhawk también es un rol personalizado porque puedes decidir asignar uno o más gerentes a cada valor de categoría de gastos que hayas creado. Si se asigna, puedes incluir gerentes de categorías en los flujos de aprobación de tu empresa, ya que el rol de gerente de categorías se incluirá automáticamente en las opciones una vez que se defina un gerente para la categoría de gastos.
Asignación de gerentes de campos personalizados
Por diseño, puedes asignar uno o varios gerentes a cada valor de campo personalizado que crees para tu organización. A continuación, puedes utilizar el rol de gerente de campo personalizado en los flujos de aprobación. En función del valor seleccionado de un gasto determinado, se requerirá la aprobación del gerente de campo personalizado correspondiente.
Por ejemplo, si has definido a Angela García como gerente del centro de costes cuando el centro de costes es Finanzas y a Iván Camino como gerente del centro de costes cuando el centro de costes es Hardware, entonces:
Cuando el centro de costes de un gasto concreto sea Finanzas, el aprobador será Angela García.
Cuando el centro de costes de un gasto concreto sea Hardware, el aprobador será Iván Camino.
Asignación de gerentes de segundo nivel
El gerente de segundo nivel en Payhawk es un rol personalizado porque puedes decidir no tener subequipos o desactivar la estructura de equipos para tu organización.
En términos de flujos de aprobación, el gerente de segundo nivel es el gerente asignado al equipo principal. Por ejemplo, puedes haber definido un equipo Marketing como principal con un subequipo que se llame Publicidad online. El gerente de segundo nivel de un empleado del equipo Publicidad online sería el gerente del equipo Marketing. Para más información, consulta los artículos sobre gestión de empleados y equipos.
Asignación de empleados específicos
Cada empleado de tu empresa estará disponible para que lo selecciones al definir los flujos de aprobación personalizados de tu empresa.
Reasignación de gastos tras la salida de un aprobador
La reasignación de la aprobación de gastos se produce automáticamente si el aprobador está vinculado a una función o ampliación de función (por ejemplo, responsable de equipo o de categoría), redirigiéndose las solicitudes a la nueva persona asignada a dicha función o ampliación de función. Sin embargo, si el aprobador es un empleado específico, las solicitudes de gasto se redirigirán por defecto a los administradores de Payhawk.