Payhawk prend en charge l'intégration directe à Oracle NetSuite, qui vous permet d'exporter et de synchroniser en toute flexibilité et sans effort vos dépenses entre les deux systèmes.
Pour plus d'informations, consultez l'article sur les données exportées entre Oracle NetSuite et Payhawk.
Avant de commencer
Pour connecter les deux systèmes, l'utilisateur configurant la connexion doit disposer des droits d'administrateur pour Oracle NetSuite et Payhawk, ou d'un rôle personnalisé dédié à l'intégration Payhawk.
Interaction initiale entre Payhawk et Oracle NetSuite
En vous connectant à votre filiale Oracle NetSuite, vous autorisez Payhawk à effectuer les opérations suivantes :
Synchronisez votre plan comptable, vos taux de TVA, vos classifications et vos services.
Créez un compte bancaire dans Oracle NetSuite pour chacune de vos devises actives.
Créez des comptes Payhawk Général et Frais.
Synchronisez vos soldes Payhawk et Oracle NetSuite à partir d’un moment précis.
Transférez automatiquement les dépenses et les paiements en temps réel.
Connexion à Oracle NetSuite
Pour commencer à connecter votre compte Payhawk à Oracle NetSuite, suivez les étapes suivantes :
Accédez à Tableau de bord > Paramètres > Intégrations.
Sous Intégrations disponibles, recherchez Oracle NetSuite et cliquez sur Connecter.
Sur l'écran suivant, cliquez sur Continuer.
Avant de pouvoir établir la connexion entre Payhawk et Oracle NetSuite, vous devez installer Payhawk SuiteApp et activer l'authentification par jeton dans votre environnement NetSuite.
Sur l’écran Installer l’application Payhawk SuiteApp pour NetSuite, notez les instructions et cliquez sur Continuer.
Après avoir accordé à Payhawk l'accès à Oracle NetSuite, sélectionnez la filiale à laquelle vous souhaitez vous connecter.
Dans la boîte de dialogue Configuration des comptes, configurez les paramètres Comptes fournisseurs, Catégorisation des dépenses, Configuration des taux d’imposition, Configuration des comptes bancaires de débit, Synchronisation des données de base et Comptes spécifiques à Payhawk. Cliquez sur Continuer.
Notez que Payhawk crée un compte Payhawk Général, qui est utilisé lorsque la mise en correspondance ne peut pas être effectuée.
Le système Payhawk récupérera automatiquement les données NetSuite. Une fois le traitement des données terminé, cliquez sur Terminé.
Mise en place de l'exportation du reporting de notes de frais
Pour commencer à utiliser la fonction d'exportation du reporting de notes de frais, un administrateur Payhawk doit configurer la fonction dans les paramètres d'intégration :
Sur le portail Web de Payhawk, accédez à Paramètres > Intégrations et sélectionnez l'intégration Oracle NetSuite.
Cliquez sur Modifier la configuration.
Sous les paramètres d'exportation du reporting de notes de frais, choisissez le format d'exportation souhaité (individuel ou agrégé) et le type d'enregistrement (facture fournisseur, écriture de journal ou reporting de notes de frais).
Sélectionnez un compte de grand livre (GL) de compensation.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Le compte de grand livre de compensation est nécessaire pour les exportations agrégées lorsqu'un reporting de notes de frais contient des dépenses et des paiements dans différentes devises. Dans une exportation agrégée, plusieurs dépenses et leurs paiements correspondants peuvent être libellés dans une devise différente. Oracle NetSuite ne permet pas de lier directement des transactions dans des devises différentes.
Le compte de compensation résout ce problème en agissant en tant qu'intermédiaire – Payhawk comptabilise les dépenses et les paiements sur le compte de compensation et génère des écritures de journal pour les réconcilier. Ainsi, chaque dépense correspond à son paiement par le biais du compte de compensation, même si les devises d'origine ne sont pas alignées.
Remarques sur la configuration
La configuration d'intégration de la dernière connexion de Payhawk et de votre système comptable sera automatiquement réappliquée la prochaine fois que vous vous connecterez.
Vous pouvez modifier la configuration d'intégration actuelle sans vous déconnecter de votre système comptable. Dans Payhawk, accédez à Paramètres > Intégrations, cliquez sur le menu à trois points du système ERP souhaité et sélectionnez Modifier la configuration.