Payhawk est intégré au PPF (Portail Public de Facturation), le système national français d'échange électronique de documents d'approvisionnement et de facturation, qui aide votre organisation à se conformer au mandat de facturation électronique B2B de la France à partir de septembre 2026.
Payhawk se connecte par l'intermédiaire de son partenaire Invopop, une plateforme agréée par le gouvernement français, qui reçoit vos factures et transmet les données réglementaires et les statuts requis à l'administration fiscale en votre nom.
Détails spécifiques
Avant la connexion à la plateforme PPF, il convient de finaliser la vérification KYC auprès de Payhawk. L'enregistrement PPF ne pourra être finalisé qu'une fois la procédure KYC terminée.
Si votre entreprise fait partie d'un groupe TVA, le numéro SIREN que Payhawk génère automatiquement à partir de votre numéro de TVA peut être incorrect. Si un numéro SIREN pré-rempli est erroné, veuillez contacter le support Payhawk en joignant un document officiel, tel qu'un extrait du registre du commerce confirmant le SIREN correct, afin que l'équipe puisse le mettre à jour pour vous. Une fois le SIREN modifié, il devient actif le lendemain en raison des délais de mise à jour de l'annuaire.
Connexion de Payhawk au PPF
Pour connecter votre compte Payhawk au PPF :
Connectez-vous au portail web Payhawk.
Accédez à l'onglet Paramètres > Intégrations > Facturation électronique.
Dans la boîte de dialogue PPF, cliquez sur Connecter.
Sur la page suivante, cliquez sur Continuer.
Sur la page Inscrivez-vous sur le Portail Public de Facturation (PPF) :
Payhawk vérifie si vous avez un numéro de TVA valide, associé à votre compte, et dérive le numéro SIREN de ce numéro de TVA.
Si votre numéro SIREN est actuellement enregistré auprès d'un autre fournisseur de facturation électronique, vous pouvez choisir l'une des options suivantes :
Initier une migration directement via l'interface utilisateur de Payhawk lors de la connexion. Si une clé de routage déjà utilisée est sélectionnée, Payhawk lance automatiquement le processus de migration, ce qui constitue une alternative au désenregistrement manuel auprès de votre ancien fournisseur. La connexion apparaîtra comme étant en attente pendant que la migration est finalisée en arrière-plan (ce qui peut prendre jusqu'à une semaine), et le fournisseur actuel continuera de recevoir les factures électroniques jusqu'à ce qu'un e-mail de notification confirme que le transfert est terminé.
Ajouter un suffixe après votre numéro SIREN afin d'utiliser simultanément Payhawk et votre fournisseur de facturation électronique actuel.
Si vous avez enregistré votre SIREN avec un suffixe mais que vous souhaitez que Payhawk reprenne votre SIREN simple (sans suffixe) qui est toujours enregistré auprès d'un autre prestataire, désenregistrez-le dans Payhawk puis enregistrez-le à nouveau en laissant le suffixe vide. L'enregistrement du SIREN simple sans suffixe déclenche la migration de portabilité qui le fait passer de l'autre prestataire à Payhawk.
Ajoutez votre numéro SIREN et acceptez le traitement conforme de la facture électronique, si votre numéro SIREN n'est pas utilisé par un autre fournisseur.
Cliquez sur Continuer.
Sur la page suivante, cliquez sur OK. Une fois l'intégration pleinement active, vous serez informé par e-mail de la réussite de la connexion.
L'activation est quasi instantanée. Le processus de connexion prend moins d'une minute, et votre adresse PPF devient opérationnelle dès que vous avez terminé.
Il n'y a aucune période de vérification obligatoire, vous pouvez donc commencer à recevoir des eFactures immédiatement. En réalité, certaines organisations reçoivent déjà des eFactures en direct, en amont de l'obligation de septembre 2026.
Réception de factures PPF dans plusieurs systèmes
Le PPF utilise Peppol comme réseau de transport. Un identifiant de réseau de participant ne peut être « détenu » que par un seul point d'accès, par exemple Payhawk.
Pour enregistrer deux plateformes auprès du PPF, par exemple Payhawk et Pennylane, vous devez vous assurer qu'au moins l'un de ces enregistrements utilise un suffixe. Cela indiquera au système de le traiter comme un identifiant de réseau de participant distinct (similaire à une adresse électronique différente pour les factures qu'il enverra).
Par conséquent, votre fournisseur peut choisir vers quel identifiant de réseau de participant (adresse) il enverra la facture. La facture proviendra du réseau soit vers Payhawk, soit vers Pennylane, mais pas vers les deux.
Cette infrastructure permet d'éviter les doublons de factures : si la facture est reçue dans Payhawk et que vous exportez ensuite vos dépenses vers Pennylane, aucun doublon ne sera créé car la facture a été envoyée uniquement à Payhawk.
Transmission des statuts du cycle de vie des factures au PPF
À mesure qu'une facture progresse dans son cycle de vie, son statut est transmis au PPF.
Le signalement de ces statuts de cycle de vie des factures fait partie de l'échange PPF et demeure distinct de l'eReporting. Bien que l'eReporting assure l'envoi des données de transaction et de paiement à l'administration fiscale, cette fonction relève de l'ERP et ne rentre pas dans le périmètre de Payhawk.
Les statuts suivants sont obligatoires et toujours transmis :
200 Déposée est transmis par la plateforme agréée (PA) du fournisseur lors du dépôt de la facture.
210 Refusée est transmis lorsque vous supprimez dans Payhawk une facture électronique reçue du PPF.
212 Encaissée est transmis par la PA du fournisseur lorsqu'elle reçoit le paiement.
213 Rejetée est transmis par la PA du fournisseur ou par Invopop lorsque les contrôles fonctionnels (validations) échouent de leur côté.
D'autres statuts, comme approuvée et reçue, sont facultatifs ; Payhawk ne les transmet donc pas.