Compétences et playbooks pris en charge par le Procurement AI Agent

Les fonctionnalités natives du Procurement AI Agent sont proposées sous forme de compétences et de playbooks, accessibles via le chat IA.

Une compétence est une tâche unique et autonome : elle exécute une action de bout en bout, comme rechercher une information, soumettre une demande d'achat ou rapprocher une facture d'une demande.

Un playbook fonctionne comme une recette. Il enchaîne plusieurs compétences en un flux de travail de bout en bout visant un objectif unique, comme traiter une demande d'entrée ou fusionner les fiches en double d'un fournisseur.

En plus des compétences et playbooks fournis par défaut, vous pouvez créer vos propres playbooks personnalisés, adaptés au fonctionnement de votre organisation.

Compétences

Le tableau suivant répertorie les compétences prises en charge par le Procurement AI Agent, regroupées par domaine.

Certaines compétences, comme la recherche d'une personne ou la consultation du fonctionnement de la plateforme, sont partagées entre tous les agents ; le Procurement AI Agent peut également les exécuter.

Compétence	Ce qu'il accomplit
Demandes et bons de commande
Soumettre une demande d'achat	Il transforme un besoin exprimé en langage naturel en une demande du bon type et la soumet après votre confirmation.
Où en est ma demande ?	Vos demandes d'achat, leur étape respective, les responsables de la validation restants et les derniers commentaires.
Préremplir une demande à partir d'un devis ou d'un lien	Il analyse un document importé ou une URL collée et en extrait les articles, les prix et le fournisseur.
Rappeler ma demande pour la modifier	Il rappelle une demande en attente afin que vous puissiez la modifier et la soumettre à nouveau.
Détails de la demande, notes de justificatif et factures	Une demande avec ses lignes comptables, les notes de réception des marchandises et les factures rapprochées.
Recherche filtrée de demandes	Demandes filtrées par statut dans le cycle de vie ou par fournisseur, avec les montants et l'état de facturation.
Joindre un document à ma demande	Il ajoute ou supprime un devis, un cahier des charges, une confirmation de commande ou une facture sur une demande.
Consulter les documents d'une demande	Les devis, cahiers des charges, confirmations et factures joints à une demande, affichés directement.
Commenter une demande	Il publie un commentaire sur une demande et relit l'ensemble du fil de discussion.
Finaliser la révision d'une demande	Il marque la révision comme terminée afin que la demande passe à l'étape de validation.
Modifier une demande en cours de révision	Il corrige les champs, la catégorisation et le fournisseur avant qu'une demande ne soit soumise pour validation.
Clôturer, rouvrir ou retourner une demande ouverte	Il clôture une demande réceptionnée et facturée, rouvre une demande clôturée ou la retourne pour révision.
Relancer les demandeurs sur leurs demandes	Il publie un commentaire en identifiant les demandeurs, sur jusqu'à 25 demandes simultanément.
Demandes avec documents manquants	Les demandes nécessitant des documents et ne comportant aucune pièce jointe constituent un obstacle majeur à la clôture.
Enregistrer une note de justificatif	Il confirme la réception des articles afin que la demande puisse passer à la facturation.
Associer une facture à une demande	Il associe une facture entrante à sa demande pour permettre le rapprochement.
Factures et dépenses liées à une demande ou à un fournisseur	Dépenses filtrées par demande ou par fournisseur, avec les dates d'échéance et le statut de paiement.
Choisir l'entité pour une demande	Pour les utilisateurs rattachés à plusieurs entités, il permet de sélectionner le compte sur lequel la demande est créée.
Supprimer un brouillon de demande	Il supprime un brouillon de demande après confirmation explicite.
Suivre une notification de demande	Il explique ce qui s'est passé lorsqu'une demande est retournée, rejetée, validée ou commentée, et propose l'étape suivante.
Fournisseurs et abonnements
Rechercher un fournisseur	Il recherche les fournisseurs actifs et archivés par nom, avec le numéro de TVA, le pays et les entités auxquelles ils sont rattachés.
Détails du fournisseur et paramètres de codification par défaut	Un fournisseur avec son historique, ses contacts et la catégorie, la taxe et les champs personnalisés de classification par défaut.
Créer, modifier ou archiver des fournisseurs	Il crée un fournisseur, le modifie, archive ou réactive jusqu'à cent fournisseurs à la fois, ou définit les paramètres de classification par défaut.
Confirmer et mettre à jour le registre des abonnements	Charges récurrentes avec cadence et taux d'exécution : il confirme celles détectées, écarte les faux positifs et consolide les doublons.
Approbations et alertes
Lister les demandes en attente de ma validation	Les demandes d'achat en attente de votre validation, pour toutes les entités que vous gérez.
Valider, rejeter ou retourner une demande	ll récapitule la demande, puis la valide, la rejette avec un motif ou la retourne pour modifications.
Budgets
Montants engagés par budget	Engagements sur bons de commande pour chaque budget, avec le prévisionnel et le montant utilisé.
Analyse des dépenses et reporting
Questions sur les dépenses par fournisseur et par demande	Totaux, tendances et ventilations par fournisseur ou par demande, avec une indication sur l'actualité des données.

Playbooks

Le tableau suivant répertorie les playbooks pris en charge par le Procurement AI Agent, regroupés par domaine.

Playbook	Ce qu'il réalise
Demandes et bons de commande
Créer et soumettre une demande	Il initie une demande d'un type configuré avec ce type présélectionné, puis effectue la collecte d'informations dans le chat.
Fournisseurs et abonnements
Profil des dépenses du fournisseur	Dépenses et tendances sur douze mois pour un fournisseur, ainsi que les engagements en cours, les factures impayées et les charges récurrentes.
Déduplication des fournisseurs	Il identifie les doublons dans les fiches fournisseurs, redirige les références lorsque possible, transfère les paramètres de classification par défaut et archive le reste.
Audit des abonnements et SaaS	Il identifie les charges récurrentes que personne n'a marquées comme abonnements et les fournisseurs ayant plusieurs fiches, puis les confirme, les rejette et les fusionne avec vous.