Le Procurement AI Agent est un outil conversationnel d'IA qui permet aux employés de créer et de gérer des demandes directement dans le portail web ou l'application mobile Payhawk, ou Slack (MS Teams bientôt disponible) si votre compte Payhawk a été connecté au canal de communication par un administrateur Payhawk de votre entreprise. L'agent IA intègre les principales fonctionnalités du système d'approvisionnement de Payhawk dans les workflows quotidiens de votre entreprise, de sorte que vous puissiez traiter les demandes sans changer d'outil.
Les employés peuvent soumettre des demandes en utilisant des types de demandes préconfigurés, et l'agent IA les guidera tout au long du processus pour s'assurer que tout est conforme aux workflows de votre entreprise. Une fois la demande soumise, les employés recevront des mises à jour en temps réel sur le statut de leur demande, y compris les approbations, les rejets, les commentaires ou toute autre action requise, ce qui leur permettra de vérifier le statut et l'historique de leurs demandes à tout moment.
Si vous ne savez pas exactement ce que le Procurement AI Agent peut faire pour vous, vous pouvez lui demander directement.
Défis courants en matière de gestion des achats
Les équipes chargées des achats sont souvent confrontées à des difficultés lors de l'acquisition des biens et services nécessaires aux activités de l'entreprise. Les défis les plus courants qui peuvent perturber les activités d'approvisionnement et avoir un impact sur les performances de l'entreprise sont les suivants :
Une saisie inexacte des données en raison de la saisie manuelle des données, ce qui entraîne des erreurs et un manque d'efficacité.
Des processus manuels inefficaces pour traiter les tâches liées aux achats, ce qui ralentit les opérations.
Un manque de contrôle et de visibilité, entraînant des achats non approuvés ou hors contrat.
Des limitations budgétaires et des dépassements de crédits, qui pèsent sur les finances et perturbent les activités liées aux achats.
Le Procurement AI Agent Payhawk relève ces défis en automatisant les processus d'approvisionnement clés tels que le suivi des demandes, la collecte des factures et les workflows d'approbation. Cela permet de réduire le travail manuel, d'améliorer la précision des données et de renforcer la visibilité et le contrôle sur l'ensemble du cycle d'approvisionnement, ce qui permet aux équipes de fonctionner plus efficacement et de prendre des décisions éclairées.
Fonctionnalités clés
Le Procurement AI Agent permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité dans différents cas.
Fonctionnalité | Capacité |
Demandes et assistance conversationnelles disponibles dans le portail Web et l'application mobile Payhawk, ainsi que dans Slack | Les employés peuvent créer et soumettre des demandes directement depuis le portail Web Payhawk, l'application mobile et Slack, via une interface guidée et conversationnelle. Le Procurement AI Agent collecte toutes les informations nécessaires, telles que la catégorie, les champs personnalisés ou les détails de l'article, par le biais d'un chat, de liens collés ou d'images et de documents téléchargés. Cela permet aux utilisateurs de rester dans leur workflow quotidien tout en s'assurant que toutes les données requises sont capturées avant la soumission. Le Procurement AI Agent peut également répondre aux questions courantes liées aux demandes, telles que Quel est le statut de ma commande d'ordinateur portable ? ou Qui doit approuver cette demande ? Il aide les employés à trouver rapidement des informations sans avoir à chercher dans les e-mails ou les portails. |
Saisie de données par l'IA | L'IA intégrée extrait des données à partir d'images, de fichiers, d'URL et de la conversation de chat elle-même, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données et garantissant l'exactitude en remplissant automatiquement les champs de demande. Cela permet de réduire les erreurs et de fournir une source de données centralisée et fiable pour les achats. |
Amélioration des processus | En dialoguant avec l'Agent, les auteurs de demandes peuvent soumettre celles-ci, tandis que les employés autorisés peuvent approuver, examiner, commenter ou retourner les demandes à leurs auteurs. Les auteurs de demandes peuvent également soumettre leurs demandes et les approbateurs peuvent approuver directement dans le portail Web et l'application mobile Payhawk via les boutons Soumettre et Approuver, facilement accessibles lors de la discussion avec l'Agent dans le produit. Le Procurement AI Agent envoie des relances automatiques et des notifications de statut aux approbateurs et auteurs de demandes, contribuant ainsi à éviter les retards et à garantir le respect des politiques d'approbation. Aussi bien dans le produit que dans Slack, l'Agent Achats résume également les modifications intervenues depuis la dernière étape d'approbation, par exemple, si une demande a été resoumise ou retournée à son auteur. |
Visibilité et suivi des dépenses en temps réel | En automatisant les workflows et en capturant les données avec précision, le Procurement AI Agent améliore la visibilité des dépenses de l'entreprise. Cela permet de détecter les demandes non autorisées, de soutenir le suivi budgétaire et de prendre de meilleures décisions grâce à des informations en temps réel. |
Contrôle du budget et optimisation des dépenses | Le Procurement AI Agent soutient le contrôle budgétaire en veillant à ce que toutes les demandes d'achat soient correctement classées, approuvées et alignées sur les priorités de l'entreprise. L'intégration avec les systèmes externes et ERP permet aux équipes de surveiller les schémas de dépenses, d'identifier les possibilités de réduction des coûts et d'ajuster les stratégies d'approvisionnement de manière proactive. |
Parité fonctionnelle automatisée entre les plateformes Payhawk | Le Procurement AI Agent vous donne accès à toutes les fonctionnalités d'approvisionnement présentes sur le portail web Payhawk et peut être utilisé dans l'application mobile Payhawk pour offrir une parité complète des fonctionnalités entre les plateformes. L'utilisation de l'agent IA offre une expérience améliorée : il vous guide étape par étape, vous permet de discuter et d'interagir de manière conversationnelle, et met automatiquement à jour tous les champs nécessaires pour vous, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle. Vous pouvez gérer les demandes, recevoir des mises à jour en temps réel et accéder aux détails de la demande de manière transparente, ce qui rend le processus beaucoup plus facile et plus intuitif. |
Assistance intelligente | Bien que le Procurement AI Agent ne puisse pas répondre directement aux questions pratiques et générales, il vous redirigera vers le Payments AI Agent. Le Payments AI Agent vous répondra ensuite directement en utilisant les informations du service d’aide Payhawk. Si vous demandez une action relevant d’un autre Payhawk AI Agent, le Procurement AI Agent vous indiquera quel agent peut vous assister. Cet agent vous enverra ensuite directement un message afin que vous puissiez finaliser la tâche. Par exemple, si vous demandez à le Procurement AI Agent de réserver un voyage à Vienne, il vous expliquera que le Travel AI Agent est chargé des réservations. Le Travel AI Agent vous enverra alors un message pour poursuivre la conversation et vous aider à organiser le voyage. |
Comment le Procurement AI Agent fonctionne-t-il pour les équipes chargées de l'approvisionnement ?
En activant le Procurement AI Agent, les équipes chargées de l'approvisionnement peuvent rationaliser les processus d'achat tout en améliorant l'efficacité globale :
Des mises à jour en temps réel pour les demandeurs et les responsables d’approbation, garantissant la transparence et une prise de décision plus rapide tout au long du cycle des achats.
Relances automatiques via plusieurs canaux, tels que l'e-mail, les commentaires, les notifications push et le chat, pour maintenir la progression des demandes et des approbations sans retard.
Amélioration de la supervision du workflow, réduction de la durée des cycles d'achats, minimisation des retards dans les approbations ou la communication avec les fournisseurs, et garantie de la conformité avec la politique d'achats.
Les employés peuvent soumettre des demandes sans avoir besoin d'être initiés ou d'avoir des connaissances préalables sur le processus d'achats. Ils accèdent à le Procurement AI Agent, indiquent ce dont ils ont besoin et l'agent IA les guide à chaque étape.
Comment le Procurement AI Agent fonctionne-t-il pour les employés ?
Que ce soit dans le produit Payhawk (portail Web et application mobile) ou dans Slack, les employés peuvent réagir de manière fluide aux rappels intelligents Payhawk et effectuer les actions suivantes :
Être invités à examiner ou approuver des demandes lorsqu'ils sont désignés comme examinateurs ou approbateurs.
Soumettre et approuver des demandes directement dans le produit ou dans Slack en dialoguant avec l'Agent.
Saisir tous les détails requis, tels que les catégories et les champs personnalisés, via une interface de discussion conversationnelle sans changer d'application.
L'Agent IA ne sera accessible dans Slack que si un Administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le canal de communication dans le portail Web Payhawk depuis Paramètres > AI Office.
Pour exploiter pleinement l'intégration Payhawk-Slack, les employés doivent d'abord s'authentifier, autorisant ainsi Slack à accéder à leurs données de dépenses. Pour plus d'informations, consultez le guide employé pour la configuration de la connexion Slack.
Activation du Procurement AI Agent
Le Procurement AI Agent est prêt à l'emploi et est inclus dans l'application mobile et le portail web de Payhawk.
L'accès des employés à l'Agent IA dans Slack dépend du fait qu’un administrateur Payhawk de votre entreprise ait activé le canal de communication dans le portail web Payhawk à partir de Paramètres > AI Office.
Traitement de vos données
Pour plus d'informations sur la façon dont Payhawk traite les données personnelles pour la fonctionnalité du Procurement AI Agent, consultez les ressources suivantes :
Politique de confidentialité globale – Couvre les données personnelles pour lesquelles Payhawk agit en tant que Responsable du traitement.
Annexe relative au traitement des données – Couvre les données à caractère personnel pour lesquelles Payhawk agit en tant que Sous-traitant.