Exportation des dépenses et des paiements vers Oracle NetSuite

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L'intégration de Payhawk avec Oracle NetSuite est conçue pour fonctionner sans effort et vous aider à garder vos données entre les deux systèmes synchronisées à tout moment.

Pour plus d'informations sur l'activation de l'exportation des reçus de Payhawk en tant qu'entrées de journal dans Oracle NetSuite, voir l'article Exportation des reçus en tant qu'entrées de journal dans Oracle NetSuite.

Remarques sur l'exportation vers Oracle NetSuite

  • Il est recommandé de synchroniser vos comptes Payhawk-Oracle NetSuite dès que vous apportez des modifications dans Oracle NetSuite.

  • Une dépense sera automatiquement exportée vers Oracle NetSuite une fois qu'elle aura été marquée comme examinée. Par conséquent, toutes vos données relatives aux dépenses et les images seront importés.

  • Les données de paiement d'une dépense ne seront exportées qu'après le règlement de la transaction.

  • Pour éviter une surcharge du système, les dépenses examinées de manière groupée sont programmées et exportées toutes les heures. Chaque vérification groupée peut inclure jusqu'à 1 000 dépenses – par exemple, 3 000 dépenses nécessitent 3 vérifications groupées. Autrement, il n'y a pas de limite pour les exportations vers Oracle NetSuite.

  • Après l'exportation vers Oracle NetSuite, Payhawk extraira la valeur pour la dépense ID d'Oracle NetSuite du Numéro de facture ou du Numéro d'entrée du journal de cette dépense. S'il existe également une exportation de paiement pour le paiement ID d'Oracle NetSuite, Payhawk affichera la valeur du Numéro de paiement de la facture de ce paiement.

Prérequis

Pour commencer à exporter les dépenses et les paiements, assurez-vous que vous avez connecté les systèmes Payhawk et Oracle NetSuite.

Exportation des données relatives aux dépenses et aux paiements de Payhawk vers Oracle NetSuite

Pour exporter vos dépenses Payhawk vers Oracle NetSuite :

  1. Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Dépenses > Toutes les dépenses > onglet Review.

  2. Sélectionnez une dépense en cliquant dessus.

  3. Vérifiez si toutes les données sont correctement stockées dans la dépense.

  4. Cliquez sur À vérifier.

    Liste Dépenses de Payhawk avec une dépense impayée de 360,00 £ ouverte dans un panneau latéral affichant le bouton À vérifier et ses champs de détails.

Si une erreur se produit lors de l’exportation de vos données de Payhawk vers Oracle NetSuite, Payhawk affichera un message d’erreur suggérant ce qui ne va pas avec les données.

Affichage des dépenses exportées dans l'ERP à partir de Payhawk

Pour afficher directement vos dépenses exportées de Payhawk vers Oracle NetSuite :

  1. Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Dépenses.

  2. Sélectionnez la dépense souhaitée.

  3. Cliquez sur le menu à trois points, puis sur Afficher dans NetSuite.

Panneau latéral d'une dépense dans Dépenses avec le menu à trois points ouvert et Afficher dans NetSuite parmi les options.

Affichage des données d'exportation et utilisation des filtres d'exportation pour les dépenses et les paiements dans Payhawk

L'événement d'exportation entre les deux systèmes peut être consulté dans la section Activité de la dépense, avec Export coché sous Afficher.

Section Activité d'une dépense avec seulement Export coché sous Afficher, qui liste les événements d'exportation vers NetSuite.

Les données d'exportation détaillées d'une dépense ou d'un paiement peuvent être consultées depuis Dépenses, dans la section Export de cette dépense.

Section Export d'une dépense exportée affichant le statut Exporté, la date de la dernière exportation et l'ID.

Vous pouvez également filtrer les dépenses et les paiements en fonction de divers filtres pertinents pour Oracle NetSuite tels que Statut d'exportation, Exporté par, Date d'exportation, ID externe, et autres.

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