Pour aider les entreprises à gérer la conformité des soumissions des dépenses, Payhawk propose des politiques de blocage automatique des cartes. Cet article explique le fonctionnement de cette option, les étapes à suivre pour éviter le blocage automatique, et prodigue des conseils pour résoudre ou configurer ces politiques.
Aperçu des politiques de blocage automatique
Une carte Payhawk peut être configurée pour se bloquer automatiquement si des dépenses par carte restent non soumises au-delà d'un seuil défini.
Une dépense est considérée comme en retard si son statut reste Soumise au-delà du délai autorisé, qui peut varier (par exemple, sept jours).
La carte peut être bloquée une fois qu'un certain nombre de ces dépenses tardives sont accumulées, par exemple, cinq dépenses tardives sur cinq jours.
Raisons du blocage automatique des cartes
Lorsque le seuil des dépenses non soumises est atteint, la carte est bloquée et tout paiement tenté pendant cette période sera refusé.
Les cartes peuvent être bloquées en raison d'alertes émises par le réseau de paiement, tel que Visa, signalant des données potentiellement compromises, comme le CVV ou le PAN.
Les cartes peuvent être bloquées en raison d'alertes réseau, telles qu'une fraude potentielle détectée par Visa. Ces blocages protègent les fonds contre les transactions non autorisées. Si un tel problème survient, veuillez contacter l'équipe d'assistance Payhawk.
Éviter le blocage automatique des cartes
Pour éviter que les cartes ne soient bloquées par le système :
Vérifiez régulièrement et complétez les soumissions de dépenses en attente.
Pour les autorisations d'hôtel en attente ou les cas similaires, joignez une image de remplacement et soumettez la dépense avec une note précisant qu'il s'agit d'une autorisation dont l'expiration est prévue.
Payhawk envoie des alertes invitant les utilisateurs à soumettre leurs dépenses et à éviter les blocages automatiques.
Réactivation d'une carte bloquée
Lorsqu'une carte est bloquée en raison de dépenses non soumises :
Les dépenses doivent être soumises. Dans certaines configurations, soumettre même une seule dépense en retard déclenche la réactivation automatique de la carte. Cependant, d'autres politiques exigent que toutes les dépenses en retard soient régularisées avant le déblocage.
Une fois la carte à nouveau active, il est possible de relancer les paiements qui avaient été refusés auparavant.
Configuration des politiques de blocage automatique
En tant qu'Administrateur Payhawk, vous pouvez configurer des politiques de blocage automatique de la manière suivante :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à Cartes > Paramètres > Contrôles avancés.
Cliquez sur Modifier.
Sous Blocage automatique des cartes, modifiez les paramètres selon vos besoins :
Définissez le délai à partir duquel les dépenses sont considérées comme en retard.
Définissez le nombre de dépenses en retard autorisées avant le déclenchement du blocage automatique.
Désactivez entièrement la règle de blocage automatique si elle n'est pas nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.