La définition des différents types de demandes vous permet d'avoir une meilleure visibilité sur les dépenses de votre entreprise et de vous assurer que chaque demande est vérifiée dans le contexte approprié.
Les types de demande vous permettent également de collecter des informations spécifiques et standardisées et de créer des workflows d'approbation personnalisés, ce qui rend le processus d'approvisionnement plus efficace et plus transparent. Par exemple, vous pouvez créer un type de demande Matériel qui exige du demandeur des détails spécifiques concernant ses besoins en matériel.
Chaque type de demande est défini par ses paramètres généraux, ses paramètres de champ et ses paramètres de workflow.
Si l'étape Vérifier n'est pas incluse dans le workflow d'approbation du type de demande, les demandeurs devront choisir la carte (Carte) ou le virement bancaire (Facture) comme méthode de paiement pour leur demande, ou l'option Aucun paiement nécessaire pour les biens qui sont, par exemple, en magasin et qu'il n'est pas nécessaire d'acheter.
Pour plus d’informations :
Paramètres généraux pour les types de demande
Les paramètres de chaque type de demande existant se trouvent dans l’onglet Paramètres et incluent les configurations essentielles suivantes :
Le bouton permettant d’activer ou de désactiver le type de demande.
Le nom du type de demande.
La description du type de demande.
Une indication pour les demandes de ce type ; si elle est renseignée, elle guidera les demandeurs sur les informations qu’ils doivent fournir pour les demandes de ce type.
Les paramètres de visibilité du type de demande.
Le bouton qui définit l’état par défaut de la section Montant pour les demandes de ce type – avec ou sans ventilation des articles.
Pour plus de détails, consultez l’article sur la création de types de demande.
Informations complémentaires et catégorisation
Les paramètres des champs se trouvent dans l'onglet Champs et comprennent :
Un ensemble de champs par défaut (par exemple, Résumé et Description).
Des champs personnalisés dont le but est de recueillir des informations plus spécifiques, en fonction de la nature de la demande (par exemple, Emplacement du bureau).
Les champs personnalisés, définis au niveau du système, qui peuvent être associés manuellement au type spécifique de demande et personnaliser davantage le formulaire afin de garantir que tous les détails nécessaires sont saisis (par exemple, Catégorie ou Projet).
Les champs de catégorisation sont appliqués au niveau de la ligne, ce qui permet à chaque élément d'une demande d'être catégorisé indépendamment.
Paramètres de workflow pour les types de demande
Les paramètres de workflow se trouvent sous l'onglet Workflow et vous permettent de créer ou de mettre à jour le workflow de ce type de demande.