L’intégration directe entre Payhawk et Microsoft Dynamics 365 Finance automatise l’importation des données de référence, simplifie l’exportation des dépenses et des paiements et permet le rapprochement bancaire. Ce qui vous permet d’avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à Microsoft Dynamics 365 Finance. En option, les administrateurs de Payhawk peuvent déclencher la synchronisation des données à la demande.
L’intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk.
Données de référence et champs personnalisés
Le diagramme suivant montre les données de référence ainsi que les champs personnalisés qui sont automatiquement synchronisés entre les systèmes.
Dépenses vérifiées et paiements réglés
Le diagramme suivant montre les données échangées relatives aux dépenses vérifiées et aux paiements réglés entre les systèmes Payhawk et Microsoft Dynamics 365 Finance.
Transfert des paiements vers Microsoft Dynamics 365 Finance
Les paiements ne seront exportés vers Microsoft Dynamics 365 Finance qu’une fois que la transaction dans le journal du grand livre est sélectionnée à l’étape de configuration.
Transfert des dépôts vers Microsoft Dynamics 365 Finance
Par défaut, une fois qu’un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme de transaction de compte bancaire dans Microsoft Dynamics 365 Finance.
Parfois, l’exportation automatique des dépôts n’est pas souhaité en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d’exportation automatique des dépôts.
Transfert des dépenses vers Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk prend en charge la comptabilisation sur 3 interfaces différentes dans Microsoft Dynamics 365 Finance.
Lorsque vous sélectionnez Payhawk comme mode de paiement dans Microsoft Dynamics 365 Finance, vous pouvez choisir entre le compte bancaire Payhawk et la carte Payhawk pour payer le type de dépense concerné.
Factures d’achats
Une fois une dépense vérifiée, Payhawk la transfère vers Microsoft Dynamics 365 Finance.
Si le montant de la dépense est positif, Payhawk crée une facture d’achat.
Si la dépense est un avoir, le montant sera négatif et Payhawk générera une note de crédit.
Pour les remboursements, l’employé est considéré comme un vendeur.
Payhawk ne synchronise pas les remises avec le système ERP et les valeurs du champ Remise ne sont pas automatiquement transmises.
Rapports de dépenses
Une fois qu'une dépense est vérifiée, Payhawk la pousse vers Microsoft Dynamics 365 Finance. Pour chaque dépense, Payhawk génère un rapport de note de frais pour l'employé concerné qui est à l'origine de la dépense, de la manière suivante :
Payhawk vérifie l'ID externe de l'employé, appelé Worker ID dans Microsoft Dynamics 365 Finance.
Si l'ID externe de l'employé n'est pas disponible, Payhawk vérifie l'adresse e-mail et recherche l'employé concerné.
Si aucune adresse e-mail n'est disponible, Payhawk recherche l'employé concerné par son nom et son prénom.
Vous pouvez configurer le mode de paiement des notes de frais dans Microsoft Dynamics 365 Finance pour qu'il soit sur Grand livre, ou sur Fournisseur (appelé employé dans le système Payhawk).
Journaux du grand livre
Une fois une dépense vérifiée, Payhawk la transfère vers Microsoft Dynamics 365 Finance. Chaque dépense crée un journal du grand livre pour l’employé concerné.
Les taux de change sont publiés dans les journaux du grand livre.
Pousser les reportings de notes de frais vers Microsoft Dynamics 365 Finance
Une fois qu'un reporting de notes de frais est examiné, Payhawk pousse les dépenses de ce reporting de notes de frais vers Microsoft Dynamics 365 Finance.
Vous pouvez exporter les dépenses d'un reporting de notes de frais de l'une des manières suivantes :
Les dépenses d'un reporting de notes de frais peuvent être exportées en tant que dépenses individuelles vers Microsoft Dynamics 365 Finance.
L'ensemble du reporting de notes de frais peut être exporté vers Microsoft Dynamics 365 Finance de manière agrégée. Dans ce cas, les dépenses du reporting de notes de frais seront exportées en tant que lignes distinctes du même enregistrement de transaction dans Microsoft Dynamics 365 Finance, par exemple, une facture fournisseur, une entrée de journal ou un reporting de notes de frais. Notez que si une dépense dans un reporting de notes de frais comprend plusieurs postes, chaque poste sera exporté vers Microsoft Dynamics 365 Finance en tant que ligne distincte.
Pour les exportations agrégées, la devise de l'en-tête de la transaction est déterminée par la devise de remboursement configurée pour l'employé (le propriétaire du reporting de notes de frais) dans Microsoft Dynamics 365 Finance. Si aucune devise de remboursement n'est configurée, Payhawk utilise par défaut la devise de base de l'entité juridique Microsoft Dynamics 365 Finance connectée. Toutes les dépenses en devises étrangères sont automatiquement converties dans cette devise d'en-tête.
Par exemple, si la devise de remboursement d'un employé dans Microsoft Dynamics 365 Finance est définie sur EUR et qu'il soumet un reporting de notes de frais contenant des dépenses en USD, GBP et EUR, l'enregistrement de transaction résultant portera EUR comme devise d'en-tête. Les lignes en USD et GBP seront converties en EUR en conséquence.
Association des factures aux paiements
Payhawk publiera les paiements dans différents journaux en fonction de l’interface que vous utilisez.
Pour les factures d’achat, lorsqu’un paiement est réglé, Payhawk crée une entrée dans le journal des paiements du fournisseur et l’associe à la facture correspondante.
Pour les rapports de dépenses et les journaux du grand livre, tous les paiements sont publiés dans le journal du grand livre.
Champs de données exportés vers Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk exporte les champs de données suivants vers le système Microsoft Dynamics 365 Finance :
Fournisseur - Si le fournisseur n’est pas dans le système Microsoft Dynamics 365 Finance, Payhawk informera l’utilisateur qu’il peut s’agir d’un nouveau fournisseur et affichera l’option de le créer à partir de Payhawk, ou le système en fera la demande à un administrateur de Payhawk si le rôle de l’utilisateur est Employé de Payhawk.
Catégorie - Correspond au plan comptable de Microsoft Dynamics 365 Finance.
Numéro du document
Date du document
Période de service - Une fois que l’administrateur de Payhawk aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, cela écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP.
Date d’échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d’échéance. Si aucune date d’échéance n’est saisie, la date de la dépense est utilisée à la place.
Note - Le champ Note dans Payhawk pour la dépense est affiché dans le champ Description de la dépense dans Microsoft Dynamics 365 Finance.
Image du document
Montant : le montant total moins le taux de taxation de la dépense.
Devise
Taux de TVA - Une combinaison du Groupe de taxe sur les ventes et du Groupe de taxe sur les éléments vendus.
Catégories de suivi - Payhawk importe des dimensions financières Microsoft Dynamics 365 Finance et permet de les utiliser comme champs de dépenses personnalisés.
Frais - lorsque la transaction est accompagnée d’un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.
Taux de change – Lors de l'exportation des dépenses, Payhawk utilise le taux de change de Microsoft Dynamics 365 Finance, alors que pour les paiements, il utilise le taux de change de Payhawk.