En tant qu'administrateur de Payhawk, vous pouvez facilement inviter les employés de votre entreprise à participer au système et mettre en place une structure d'équipe flexible qui correspond aux besoins de votre organisation.
Les équipes dans Payhawk ne doivent pas nécessairement correspondre à la structure interne formelle de votre entreprise. Elles peuvent plutôt refléter les relations entre les employés sur la base d'un centre de coûts ou d'un autre type de projet ou d'emplacement.
Rôles par défaut dans Payhawk
Lorsque vous invitez des employés à rejoindre votre entreprise et vos équipes dans Payhawk, vous devez définir leurs rôles. Le tableau suivant résume les rôles disponibles par défaut dans Payhawk.
Rôle | Droits |
Employé | Les employés de votre entreprise qui se sont vu attribuer le rôle d’employé Payhawk sont titulaires de vos cartes d’entreprise Payhawk. Ils peuvent soumettre et classer leurs dépenses, et consulter les détails de leurs cartes et abonnements. |
Comptable | Les employés de votre entreprise auxquels a été attribué le rôle de comptable Payhawk ont les mêmes droits que les employés Payhawk. En outre, ils peuvent gérer les dépenses, exporter les données relatives aux dépenses, consulter et modifier les données extraites. |
Administrateur | Les employés de votre entreprise qui ont reçu le rôle d'administrateur Payhawk ont les mêmes droits que les comptables Payhawk. De plus, ils peuvent émettre et fermer des cartes, mettre à jour les limites des cartes, ajouter des politiques de dépenses, autoriser les retraits d'espèces, inviter des employés et gérer la facturation Payhawk, entre autres. |
Autres rôles dans Payhawk
En plus des rôles par défaut que chaque employé acquiert dans Payhawk, vous pouvez attribuer des rôles supplémentaires aux employés qui correspondent à vos flux de travail et à vos exigences internes.
Les rôles personnalisés que vous pouvez créer pour votre organisation spécifique dans Payhawk sont les suivants :
Responsable d'équipe
Responsable de second niveau
Responsable de catégorie
Responsable du champ personnalisé
Employés spécifiques pour les workflows d'approbation personnalisés
Pour plus d'informations, voir l'article sur les approbateurs de workflow.
L'application Employés
Dans Payhawk, les actions liées aux employés et aux équipes sont effectuées dans l’application Employés - par exemple, inviter ou supprimer des employés, ou créer, modifier et supprimer des équipes.
L’application Employés contient les onglets suivants :
L'onglet Employés > Actifs contient tous les employés qui se sont inscrits avec succès à Payhawk.
L'onglet Employés > Invités contient tous les employés qui ont été invités à Payhawk mais qui ne se sont pas encore inscrits.
L'onglet Employés > Tous contient à la fois des utilisateurs actifs et des utilisateurs ayant des invitations en attente.
L’onglet Équipes contient les équipes créées par les administrateurs Payhawk dans Payhawk. À partir de là, vous pouvez également modifier les équipes, affecter des responsables d’équipe, ajouter des employés à des équipes ou supprimer une équipe si nécessaire.
La section Équipes > Pas dans une équipe répertorie tous les employés qui ne font pas encore partie d'une équipe, qu'ils se soient inscrits ou non ou qu'ils soient des utilisateurs actifs de Payhawk.
Définition des paramètres d’équipe globaux pour votre entreprise
Avant de commencer à créer des équipes dans Payhawk, vous devez définir leurs paramètres et, si nécessaire, activer la catégorisation de vos dépenses en fonction des équipes d'employés.
La définition des paramètres de l'équipe pour votre entreprise se fait à partir de Paramètres > Équipes.
Le tableau suivant présente les paramètres globaux de l'équipe et leur effet sur la structure de l'équipe de votre entreprise.
Paramètre | Informations |
Organisation et gestion de l'équipe | Cette option vous permet de créer des équipes et des sous-équipes et de définir votre structure d'entreprise personnalisée. Lorsque L'organisation et la gestion de l'équipe est activée, le champ de dépenses intégré de l'Équipe sera visible sous Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés. Par défaut, L'organisation et la gestion de l'équipe est activée. |
Utiliser un nom de structure d’organisation personnalisé | Cette option vous permet d’utiliser un terme différent pour l’organisation des employés de votre entreprise, par exemple, Centre de coûts, Projet ou Service. Une fois que vous aurez modifié le nom, il sera reflété dans l’application Dépenses, ainsi que dans votre exportation. Par défaut, l’option Utiliser le nom de la structure organisationnelle personnalisé est définie sur Équipe. |
Permettre aux employés d'être membres de plusieurs équipes | Cette option permet aux employés de votre entreprise de faire partie de deux ou plusieurs équipes. Remarques :
Par défaut, l'option Autoriser les employés à être membres de plusieurs équipes est activée. |
Contrôle des cartes de responsables d'équipe | Cette option permet aux responsables d’équipe d’afficher et de geler leurs cartes de membre d’équipe. Par défaut, le contrôle des cartes des responsables d'équipe est activé. |
Définition des rôles des employés
Lorsque vous invitez des employés à rejoindre votre entreprise et vos équipes dans Payhawk, vous devez définir leurs rôles dans le système, ce qui détermine leur accès et leur visibilité sur les données des dépenses de votre entreprise.
Définition de l'accès et de la visibilité des employés
Le système Payhawk est conçu pour gérer les dépenses, les achats et la visibilité des notes de frais en fonction des rôles d'utilisateur définis, des attributions d'équipe, des workflows d'approbation et des paramètres spécifiques du système.