En tant qu'Administrateur Payhawk, vous pouvez facilement inviter les employés de votre entreprise à participer au système et mettre en place une structure d'équipe flexible qui correspond aux besoins de votre organisation.
Les équipes dans Payhawk ne doivent pas nécessairement correspondre à la structure interne formelle de votre entreprise. Elles peuvent plutôt refléter les relations entre les employés sur la base d'un centre de coûts ou d'un autre type de projet ou d'emplacement.
L'application Employés
Dans Payhawk, les actions liées aux employés et aux équipes sont effectuées dans l’application Employés - par exemple, inviter ou supprimer des employés, ou créer, modifier et supprimer des équipes.
L’application Employés contient les onglets suivants :
L'onglet Actifs contient tous les employés qui se sont inscrits avec succès sur Payhawk.
L'onglet Invités contient tous les employés qui ont été invités sur Payhawk mais ne se sont pas encore inscrits.
L'onglet Non invité contient tous les employés qui n'ont pas été invités sur Payhawk.
L'onglet Tous contient à la fois les utilisateurs actifs et les utilisateurs ayant une invitation en attente.
La vue Employés > Équipes contient les équipes que les Administrateurs Payhawk créent dans Payhawk. Vous pouvez aussi y modifier des équipes, affecter des responsables d'équipe, ajouter des employés à des équipes ou supprimer une équipe si nécessaire.
Définition des paramètres d’équipe globaux pour votre entreprise
Avant de commencer à créer des équipes dans Payhawk, vous devez définir leurs paramètres et, si nécessaire, activer la catégorisation de vos dépenses en fonction des équipes d'employés.
La définition des paramètres de l'équipe pour votre entreprise se fait à partir de Paramètres > Équipes.
Le tableau suivant présente les paramètres globaux de l'équipe et leur effet sur la structure de l'équipe de votre entreprise.
Paramètre | Informations |
Organisation et gestion des équipes | Cette option vous permet de créer des équipes et des sous-équipes et de définir votre structure d'entreprise personnalisée. Lorsque Organisation et gestion des équipes est activée, le champ de dépenses intégré de l'Équipe sera visible sous Paramètres > Bibliothèque de champs. Par défaut, Organisation et gestion des équipes est activée. |
Utiliser un nom d'équipe | Cette option vous permet d’utiliser un terme différent pour l’organisation des employés de votre entreprise, par exemple, Centre de coûts, Projet ou Service. Une fois que vous aurez modifié le nom, il sera reflété dans Dépenses, ainsi que dans votre exportation. Par défaut, l’option Utiliser un nom d'équipe est définie sur Équipe. |
Permettre aux employés d'être membres de plusieurs équipes | Cette option permet aux employés de votre entreprise de faire partie de deux ou plusieurs équipes. Remarques :
Par défaut, l'option Permettre aux employés d'être membres de plusieurs équipes est activée. |
Contrôle des cartes des responsables d'équipe | Cette option permet aux responsables d’équipe d’afficher et de geler leurs cartes de membre d’équipe. Par défaut, le Contrôle des cartes des responsables d'équipe est activé. |
Définition des rôles des employés
Lorsque vous invitez des employés à rejoindre votre entreprise et vos équipes dans Payhawk, vous devez définir leurs rôles dans le système, ce qui détermine leur accès et leur visibilité sur les données des dépenses de votre entreprise.
Définition de l'accès et de la visibilité des employés
Le système Payhawk est conçu pour gérer les dépenses, les achats et la visibilité des notes de frais en fonction des rôles d'utilisateur définis, des attributions d'équipe, des workflows d'approbation et des paramètres spécifiques du système.
Ressources utiles