Dans Payhawk, les champs fournissent des informations supplémentaires sur une note de frais afin qu'elle puisse être catégorisée – par exemple, Date du document ou Période du service.
La plupart des champs vous permettent de définir leur visibilité lors de l'ouverture d'une note de frais ou d'une demande, si la personne qui soumet la note de frais ou la demande devra soumettre une valeur dans ce champ (obligatoire pour la soumission) et si la personne chargée de vérifier la note de frais ou la demande devra soumettre une valeur dans ce champ (obligatoire pour la vérification).
Champs Payhawk
Les champs Payhawk sont fournis comme des champs de notes de frais ou de demandes par défaut par le système dans la section Paramètres > Bibliothèque de champs. Des exemples de tels champs dans Payhawk sont la catégorie de notes de frais, la date du document, le numéro du document, etc.
Les informations et les paramètres que vous pouvez appliquer à ces champs varient en fonction du champ. Par exemple, les catégories de notes de frais nécessitent que vous définissiez des valeurs pour pouvoir définir leurs noms (par exemple, Publicité et marketing), leurs codes de compte (4501) et leurs taux d'imposition(12 %) et les taux d'imposition nécessitent que vous définissiez des valeurs pour pouvoir définir leurs noms (par exemple, BG Standard), les codes de taxe (133) et les taux (20 %).
Types et paramètres pour les champs
Cette section répertorie les champs Payhawk disponibles et offre un aperçu de leurs paramètres. Pour en savoir plus, consultez les articles consacrés aux intégrations.
Catégorie
Les catégories de notes de frais aident les entreprises à mieux structurer leurs dépenses et à simplifier leur processus de gestion des notes de frais. Selon les biens ou les services achetés, chaque note de frais ou demande est attribuée à une catégorie spécifique – par exemple, opérationnelle ou hors exploitation. En fonction des exigences et des besoins de votre organisation, les catégories peuvent être divisées en sous-catégories pour correspondre à vos processus internes.
Dans Payhawk, les catégories de notes de frais vous permettent de définir des valeurs pour les noms, les codes de compte et les taux d'imposition. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez également définir si elles seront requises pour la soumission et la révision, et activer et configurer le remplissage automatique des données des catégories.
Note
Le champ Remarque permet aux employés d'indiquer le motif ou l'objet d'une note de frais ou d'une demande. Vous pouvez définir si ce champ est obligatoire pour la soumission et la révision.
Par défaut, le champ Note est un champ de saisie de texte libre. Vous pouvez également créer un modèle pour définir les données qu’il affiche, ou le configurer pour qu’il génère automatiquement du contenu à partir des données historiques. Pour en savoir plus, consultez l’article sur l'utilisation des suggestions et des modèles de notes intelligentes.
Document
Le champ Document nécessite le téléchargement d'une pièce jointe (document de note de frais) et reste toujours visible par tous les employés. Vous pouvez décider si un document téléchargé sera requis pour la soumission et l'examen des notes de frais ou des demandes.
Date du document
Le champ Date du document affiche la date d'émission du document de dépense et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si une date de document sera requise pour la soumission et la vérification des notes de frais ou demandes.
Date d'échéance
Le champ Date d'échéance indique la date limite à laquelle vous devez régler la facture pour éviter des frais de retard ou des pénalités. La Date d'échéance ne s'applique qu'aux paiements de factures et n'est donc visible que pour ceux-ci. En fonction des paramètres de visibilité que vous définissez, vous pouvez décider si une date d'échéance doit être renseignée par les responsables des notes de frais pour les soumettre, et par les responsables de la révision.
Type de document
Le champ Type du document contient les options prédéfinies pour la facture et le reçu. Les données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un type de document sera requis pour la soumission et la révision des dépenses et des demandes.
Numéro du document
Le champ Numéro du document affiche le numéro du document et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un numéro de document sera requis pour la soumission et la révision des notes de frais ou demandes.
Période de service
Le champ Période de service indique la période comptable du document et ses données sont renseignées manuellement par l'équipe financière.
Fournisseur
Le champ Fournisseur reste toujours obligatoire pour réviser les paiements de factures et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si le fournisseur sera requis pour la révision des notes de frais.
Taux d'imposition
Le champ Taux d'imposition affiche les taux d'imposition imposés par l'État sur les types de biens ou de services achetés, comme la TVA par exemple. Dans Payhawk, les taux d'imposition vous permettent de définir des valeurs pour déterminer leurs noms, leurs codes de taxe et leurs taux. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un taux d'imposition sera requis pour la révision des notes de frais ou demandes.
Remise
Le champ Remise affiche l'allégement fiscal accordé par l'État pour des biens ou des services spécifiques achetés par l'organisation et ses données sont renseignées manuellement par l'équipe financière.
Équipe
Le champ Équipe sera visible sous forme de champ intégré si l'option Paramètres > Équipes > Organisation et gestion d'équipe a été activée. Par conséquent, chaque fois qu'un employé faisant partie d'une équipe crée une note de frais, le nom de son équipe sera reflété sur cette note de frais dans l'application Dépenses.
Par ailleurs, le nom de l'équipe et l'identifiant externe seront visibles pour chaque note de frais lors de l'exportation initiée depuis l'application Exporter. Les gestionnaires d'équipe et les comptables Payhawk pourront toujours sélectionner l'équipe à laquelle se rapporte cette note de frais pour les notes de frais soumises par des employés qui ne font pas partie d'une équipe.
Amortissement
Un champ composite destiné aux notes de frais étalées sur une certaine période — par exemple, un abonnement de 12 mois à un service.
Par défaut, sa visibilité est définie sur Personne et, par conséquent, le champ n'est pas disponible dans les dépenses. Si les paramètres de visibilité ont été mis à jour, les notes de frais et les bons de commande afficheront les champs suivants relatifs à l'amortissement :
Calendrier d’amortissement
Début de l'amortissement (date)
Fin de l'amortissement (date)
Champs comptables
Les champs comptables nécessitent des informations supplémentaires pour une note de frais ou une demande spécifique aux besoins de votre entreprise — par exemple, le Centre de coûts. Vous pouvez les créer et les configurer manuellement depuis Paramètres > Bibliothèque de champs.
Les champs de liste prédéfinis et dynamiques vous permettent de configurer leurs options (valeurs) afin de définir leurs libellés, leurs identifiants externes et leurs gestionnaires.
Les champs de saisie libre et de date vous permettent de définir une description qui s'affichera sous forme d'astuce à l'intention des employés.
En fonction de la visibilité définie, vous pouvez également décider si ces éléments seront obligatoires pour la soumission et la révision des notes de frais ou des demandes.
À l'exception du type de champ « date » (car le remplissage automatique ne s'applique pas aux données obligatoires), vous pouvez activer et configurer la stratégie de suggestion pour les données de ce champ.
Payhawk utilise également des champs comptables pour cartographier les classes et les catégories de suivi à partir des systèmes d'ERP et des intégrations de logiciels de comptabilité.
Types de champs comptables
En fonction du type de domaine comptable que vous définissez, les employés disposeront de différentes options pour saisir les données requises :
Listes prédéfinies - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « liste prédéfinie », les employés ne pourront choisir que parmi un ensemble d'options prédéfinies.
Listes dynamiques - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « liste dynamique », les employés peuvent choisir une option parmi la liste prédéfinie ou saisir leur propre valeur lors de la déclaration de leurs dépenses.
Saisie de texte libre - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « saisie de texte libre », les employés peuvent ajouter du texte dans ce champ au moment de valider leurs dépenses.
Date - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « date », les employés peuvent sélectionner les dates souhaitées à l'aide d'un sélecteur de date.
Application des mises à jour aux champs existants
À des fins d'audit, Payhawk ne met généralement pas à jour les champs suivants :
Catégories
Champs comptables
Taux d'imposition
Équipes
Fournisseurs
Pour illustrer la manière dont le système traite les valeurs mises à jour des champs comptables, supposons que vous disposiez d’un champ Projet dont la valeur est MonProjet. Lorsque vous utilisez la valeur MonProjet dans 10 notes de frais, la valeur MonProjet sera enregistrée sur la note de frais ou la demande. Toutefois, si, depuis Paramètres > Bibliothèque de champs, vous modifiez la valeur du champ Projet en remplaçant MonProjet par MonNOUVEAUProjet, la nouvelle valeur s’appliquera aux futures notes de frais ou demandes associées au champ Projet, mais ne sera pas appliquée rétroactivement aux notes de frais ou demandes ayant déjà utilisé la valeur MonProjet.