Création, modification et suppression des catégories de notes de frais

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Grâce aux fonctionnalités de catégories de notes de frais, Payhawk fournit un outil puissant pour automatiser les processus comptables de votre entreprise et pour maintenir un contrôle financier plus rapide et plus facile.

Aperçu des catégories de notes de frais Payhawk

Dans Payhawk, les catégories de notes de frais sont des noms conviviaux que vous pouvez attribuer aux notes de frais. Chaque catégorie de notes de frais est liée à un code de compte facultatif de votre plan comptable ou d'autres systèmes d'enregistrement.

Les codes de compte ne seront visibles que dans votre rapport mensuel.

Lors du téléchargement des notes de frais dans Payhawk, les employés définissent la catégorie de la note de frais. Si vous associez chaque catégorie de notes de frais à votre numéro de compte comptable, votre équipe de contrôle verra ces données dans le fichier Excel exporté et pourra immédiatement commencer à analyser et à découper les chiffres.

Création de catégories de notes de frais

Pour créer une catégorie de notes de frais dans Payhawk :

  1. Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Bibliothèque de champs > Catégorie.

  2. Cliquez sur + Ajouter une catégorie.

  3. Dans le panneau qui s'ouvre :

    1. Saisissez le nom de la nouvelle catégorie, son code comptable et le taux d'imposition qui sera appliqué aux notes de frais.

      Notez que pour pouvoir ajouter un taux de TVA par défaut à partir du menu déroulant, vous devez d'abord créer un champ de notes de frais de taux d'imposition avec la valeur souhaitée.

    2. Dans la section Visibilité, définissez les entités, les équipes ou les utilisateurs spécifiques qui utiliseront cette valeur, ainsi que les rôles autorisés à consulter et à modifier la valeur de ce champ.

    3. Dans Affichage conditionnel, cliquez sur +Ajouter une condition pour définir les conditions dans lesquelles cette valeur sera visible.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

    Page Catégorie de la Bibliothèque de champs avec le panneau Nouvelle catégorie ouvert, affichant le nom Equipment, le code comptable 6600, le taux d'imposition 20% - Standard rate, les paramètres de visibilité et d'affichage conditionnel, et le bouton Enregistrer.

Modification des catégories de notes de frais

Pour créer une catégorie de notes de frais :

  1. Cliquez sur la catégorie souhaitée.

  2. Dans le panneau qui s'ouvre, modifiez les données.

  3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

    Panneau de la catégorie Travel avec son nom, sa catégorie parente, son code comptable, son taux d'imposition, ses paramètres de visibilité et d'affichage conditionnel, et le bouton Enregistrer.

Suppression des catégories de notes de frais

Pour supprimer une catégorie de dépenses :

  1. Cochez la case à côté de la catégorie souhaitée.

  2. Dans le panneau qui s'ouvre, sous Opérations, cliquez sur Supprimer.

  3. Cochez la case Je comprends que cette action ne peut pas être annulée et cliquez sur Confirmer.

    Page Catégorie avec la catégorie Travel sélectionnée et Supprimer sous Opérations, et le panneau de suppression avertissant que la catégorie et toutes ses sous-catégories seront supprimées, avec la case de confirmation cochée.

Ajout de sous-catégories

Pour ajouter une sous-catégorie à une catégorie de notes de frais existante :

  1. Dans la Bibliothèque de champs, sélectionnez la catégorie de notes de frais souhaitée en cliquant dessus, par exemple Catégorie.

  2. Cliquez sur + Ajouter une catégorie.

  3. Dans le panneau qui s'ouvre :

    1. Saisissez le nom de la nouvelle catégorie, son code comptable et le taux d'imposition qui s'appliquera à ses notes de frais.

      Notez que pour pouvoir ajouter un taux de TVA par défaut à partir du menu déroulant, vous devez d'abord créer un champ de notes de frais de taux d'imposition avec la valeur souhaitée.

    2. Dans la section Catégorie parente, sélectionnez dans le menu déroulant la catégorie parente dont la nouvelle catégorie sera une sous-catégorie.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

    Page Catégorie avec le panneau Nouvelle catégorie ouvert, affichant le nom Hotels, Travel sélectionnée comme catégorie parente et le code comptable 6120.

Modification des sous-catégories

Pour créer une sous-catégorie de notes de frais :

  1. Cliquez sur la sous-catégorie souhaitée.

  2. Dans le panneau qui s'ouvre, modifiez les données.

  3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

    Panneau de la sous-catégorie Flights avec Travel comme catégorie parente, le code comptable 6110, les paramètres de visibilité et d'affichage conditionnel, et le bouton Enregistrer.

Suppression de sous-catégories

Pour supprimer une sous-catégorie de dépenses :

  1. Cochez la case à côté de la sous-catégorie souhaitée.

  2. Dans le panneau qui s'ouvre, sous Opérations, cliquez sur Supprimer.

  3. Cochez la case Je comprends que cette action ne peut pas être annulée et cliquez sur Confirmer.

    Page Catégorie avec la sous-catégorie Flights sélectionnée et Supprimer sous Opérations, et le panneau de suppression avec la case de confirmation cochée.

Ressources utiles