Vous pouvez créer des workflows complexes, robustes et flexibles qui couvrent tous les cas d'utilisation dans votre entreprise en définissant des conditions spécifiques et en définissant des rôles, des extensions de rôle ou des employés spécifiques dans le cadre du workflow d'approbation.
Responsables d'approbation disponibles
Dans Payhawk, vous pouvez inclure différents rôles, extensions de rôle ou utilisateurs dans le processus d'approbation.
Si vous incluez l'un des rôles suivants, la demande est envoyée à tous les employés qui ont ce rôle dans votre entreprise. Ces rôles s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise, donc l'équipe indiquée sur la dépense ne change pas le destinataire de la demande :
Tout Comptable Payhawk
Tout Administrateur Payhawk
Tout Comptable Payhawk ou Administrateur Payhawk
Tout administrateur informatique
Tout spécialiste AP principal
Tout auditeur
Tout rôle personnalisé que vous avez créé dans Payhawk
Si vous incluez l'une des extensions de rôle suivantes, Payhawk détermine le responsable d'approbation à partir de la dépense elle-même. La demande n'est envoyée qu'au responsable de l'équipe, de la catégorie ou de la valeur de champ personnalisé définie sur cette dépense :
Tous les responsables d'équipe
Tout responsable d'équipe
Tous les responsables de deuxième niveau
Tout responsable de deuxième niveau
Tous les responsables de troisième niveau
Tout responsable de troisième niveau
Tous les responsables de champs personnalisés que vous avez créés dans Payhawk
Tous les responsables de catégorie
Tout responsable de catégorie
Un employé spécifique (par exemple, le directeur financier)
Un employé spécifique d'un groupe d'employés défini
Attribution de plusieurs approbateurs à une étape
Chaque workflow contient une ou plusieurs étapes d'approbation. Chaque étape d'approbation peut contenir une ou plusieurs approbations, chacune avec ses propres conditions. Si la condition d'approbation est remplie, une approbation est nécessaire. Lorsque l'approbation comprend plusieurs approbateurs, chacun d'entre eux peut approuver.
Par exemple, pour les montants supérieurs à 1 000 euros provenant de l'équipe d'ingénierie, vous pouvez désigner des personnes spécifiques ainsi que tous les Administrateurs Payhawk de votre entreprise comme approbateurs. Ainsi, lorsqu'un employé de l'équipe d'ingénierie soumet une demande d'un montant supérieur à 1 000 euros, n'importe lequel des approbateurs définis peut l'approuver.
Si vous voulez que chacune de ces personnes spécifiques et que chacun de ces rôles Payhawk ou extensions de rôle puisse approuver des demandes, vous devez créer des étapes d'approbation distinctes.
Par exemple, pour les montants supérieurs à 1 000 euros provenant de l'équipe commerciale dans la catégorie Voyages, vous devez définir des étapes d'approbation distinctes, chacune contenant les mêmes conditions et l'approbateur souhaité.
Attribution des rôles de Payhawk
À chaque étape et pour chaque workflow, vous pourrez inclure les employés qui se sont vu attribuer un rôle Payhawk par défaut (Comptable Payhawk, Administrateur Payhawk, Administrateur informatique, Spécialiste AP senior ou Auditeur).
Une fois que vous aurez inclus un rôle dans un workflow d'approbation, tous les employés auxquels ce rôle a été attribué seront en mesure d'approuver une fois que le workflow est déclenché. Par exemple, l'inclusion du rôle d'administrateur informatique dans un workflow permettra à tout employé à qui le rôle d'administrateur informatique a été attribué dans votre entreprise d'approuver la demande une fois qu'elle aura été soumise et/ou vérifiée.
Attribution des extensions de rôle Payhawk
Vous pouvez inclure les employés auxquels ont été attribués les rôles de Responsable d'équipe, de Responsable de catégorie et de Responsable de champ personnalisé à chaque étape pour chaque workflow.
Attribution des responsables de catégories
Dans le cadre des workflows, vous pouvez inclure des Responsables de catégorie dans les workflows d'approbation de votre entreprise, car le rôle Responsable de catégorie est automatiquement ajouté aux options dès qu'un responsable est défini pour la catégorie de dépenses.
Attribution des responsables de champs personnalisés
Dans le cadre des workflows, le rôle de Responsable de champ personnalisé peut servir à déclencher des approbations en fonction d'attributs précis de la dépense. Lorsqu'une valeur donnée est sélectionnée pour un champ personnalisé d'une dépense, l'approbation du Responsable de champ personnalisé correspondant est requise.
Par exemple, si vous avez défini Angela Rossi comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Finance » et Ivan Ivanov comme Responsable de centre de coûts pour un centre de coûts intitulé « Matériel », alors :
Si le centre de coûts d'une dépense particulière est « Finance », la responsable d'approbation sera Angela Rossi.
Si le centre de coûts d'une dépense particulière est « Matériel », le responsable d'approbation sera Ivan Ivanov.
Attribution des responsables de second niveau
En termes de workflows, le responsable de second niveau est le responsable attribué à l'équipe parent. Par exemple, si vous avez défini une équipe Marketing en tant que parent et une équipe Publicité en tant que sous-équipe, alors le responsable de second niveau d'un employé de l'équipe Publicité serait le responsable d'équipe de l'équipe Marketing. Pour plus d'informations, consultez les articles relatifs à la gestion des employés et des équipes.
Attribution des employés spécifiques
Chaque employé de votre entreprise pourra être sélectionné lors de la détermination des workflows personnalisés de votre entreprise.
Réaffectation des dépenses après le départ d'un approbateur
La réaffectation de l'approbation des dépenses se fait automatiquement si le responsable d'approbation est lié à un rôle ou à une extension de rôle (par exemple, Équipe ou Responsable de catégorie), les demandes étant redirigées vers la nouvelle personne affectée à ce rôle ou à cette extension de rôle. Cependant, si le responsable d'approbation est un employé spécifique, les demandes de dépenses seront redirigées par défaut vers les Administrateurs Payhawk.
Ressources utiles