Vous pouvez organiser vos équipes et vos workflows plus efficacement dans Payhawk en utilisant des rôles intégrés et des extensions de rôles. Chaque rôle est assorti d'autorisations spécifiques qui s'alignent sur la structure, les responsabilités et les politiques internes de votre entreprise, ce qui permet une solide séparation des tâches et des contrôles d'accès granulaires pour une sécurité et une surveillance accrues.
Lorsque vous invitez des employés à accéder à votre compte Payhawk, vous devez attribuer un rôle Payhawk spécifique à chacun d'entre eux.
Autorisations
Les autorisations font référence aux droits disponibles pour un rôle Payhawk ou une extension de rôle. Par exemple, un employé ayant le rôle intégré d'employé Payhawk a le droit de voir les dépenses qu'il a soumises, mais il ne pourra pas voir toutes les dépenses de l'entreprise.
Rôles pour les comptes de groupe
Les rôles et leurs autorisations associées peuvent être visualisées au niveau du groupe.
L'attribution des rôles aux employés se fait via l'appli Employé (au niveau du groupe et au niveau individuel).
L'ajout d'un rôle dans un workflow s'effectue au niveau de l'entité individuelle, à condition que les paramètres spécifiques à l'entité soient activés au niveau du groupe.
Rôles pour les comptes à entité unique
Les comptes Payhawk à entité unique (ne faisant pas partie d'un groupe) ne peuvent pas voir les autorisations des rôles Payhawk, mais peuvent toujours attribuer l'un d'entre eux aux employés et les inclure dans les workflows d'approbation au niveau du compte.
Rôles intégrés de Payhawk
Les rôles Payhawk intégrés (par défaut) :
Disposent d'un ensemble prédéfini d'autorisations qui établissent les niveaux d'accès et les responsabilités de base pour ces rôles globaux.
Ne permettent pas la modification de leur ensemble d'autorisations.
Par défaut, les comptables et les administrateurs Payhawk peuvent vérifier les dépenses. Tous les autres rôles doivent être explicitement ajoutés à l'étape de vérification dans les workflows de votre entreprise.
Rôle Payhawk intégré | Autorisations |
Employé | Les détenteurs de cartes Payhawk émises par l'entreprise. Ils peuvent soumettre et classer leurs dépenses et consulter les détails relatifs à leurs cartes et à leurs abonnements. |
Comptable | Comprend toutes les autorisations des employés de Payhawk, ainsi que la possibilité de gérer et de vérifier les dépenses, de modifier les données extraites et d'exporter les informations relatives aux dépenses à des fins de reporting ou de comptabilité. |
Administrateur | Comprend toutes les autorisations du comptable Payhawk, ainsi qu'un accès complet pour émettre et désactiver des cartes, ajuster les limites, configurer les politiques de dépenses, gérer les retraits d'argent, inviter des employés, et gérer la facturation et les paramètres administratifs. |
Administrateur informatique | Comprend un ensemble limité d'autorisations pour l'administrateur Payhawk, axées sur la configuration du système. Le rôle d'administrateur informatique permet de gérer la configuration initiale, les paramètres de sécurité et les intégrations (par exemple, la visualisation, la connexion ou la déconnexion des systèmes ERP) sans avoir accès aux zones sensibles telles que les paramètres des comptes, les dépenses ou les données financières. Ce rôle est idéal pour séparer les tâches de configuration du système des contrôles financiers. |
Spécialiste AP senior | Comprend un ensemble limité d'autorisations de comptable Payhawk, telles que des paramètres administratifs sélectionnés. Le rôle de spécialiste AP senior sépare l'accès aux données de paiement et les droits de confirmation, offrant un compromis entre les rôles complets d'administrateur Payhawk et de comptable Payhawk. Ce rôle est idéal pour les employés qui ont besoin de gérer les paramètres comptables. |
Auditeur | Comprend toutes les autorisations de l'administrateur Payhawk, mais avec un accès en lecture seule. Ce rôle permet aux employés de voir tous les paramètres et toutes les données, mais pas de les modifier. Ce rôle est idéal pour les auditeurs, les consultants ou les membres de l'équipe qui doivent surveiller les configurations du système sans pouvoir les modifier. |
Visualisation des rôles et des autorisations de Payhawk
Vous pouvez consulter les rôles intégrés de Payhawk dans le Tableau de bord du groupe > Paramètres > Rôles et autorisations.
La liste complète des autorisations activées pour un rôle peut être consultée en sélectionnant le rôle ou l'extension de rôle souhaité(e) dans le Tableau de bord du groupe > Paramètres > Rôles et autorisations.
Affichage de l'historique des rôles Payhawk
Vous pouvez visualiser toutes les activités liées aux rôles Payhawk, telles que les changements et les attributions de rôles, les mises à jour des autorisations et les invitations.
Accédez au Tableau de bord du groupe et accédez à Paramètres > Rôles et autorisations.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Afficher le journal de l'historique.
Sur l'écran suivant, sélectionnez l'une des options suivantes :
Modification du rôle pour visualiser les mises à jour des autorisations et des paramètres du rôle.
Rôles de l'utilisateur pour visualiser les mises à jour de l'attribution des rôles à un utilisateur spécifique.
Toutes pour afficher les deux types de mises à jour.