Le tableau de bord du groupe et les fonctionnalités de gestion multi-entités de Payhawk vous permettent, en tant qu'Administrateur Payhawk du groupe, de gérer vos workflows au niveau du groupe. Vous évitez ainsi d'avoir à définir manuellement des paramètres de workflows identiques pour chaque entité.
Configuration des workflows par défaut pour le groupe
Pour appliquer les paramètres par défaut du workflow à votre groupe d'entités :
Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Workflows.
En fonction du type de workflow souhaité, suivez les mêmes étapes que celles utilisées pour définir un workflow pour une seule entité :
Définition des workflows pour d'autres types de notes de frais
Configuration des workflows pour les demandes et les commandes
Par exemple, pour définir le workflow par défaut pour le paiement des factures au niveau d'un groupe, passez en mode édition du workflow et définissez les conditions (approbateurs, montants, champs personnalisés, gestionnaires, équipes).
Cliquez sur Publier le workflow pour l'activer.
Si vous avez des modifications non enregistrées, le système vous le signalera lorsque vous quitterez l'écran.
Application des paramètres de workflows individuels à des entités spécifiques au sein du groupe
Vous pouvez désactiver les paramètres par défaut du workflow et appliquer des paramètres de workflows individuels à certaines entités du groupe.
Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Entités.
Les cercles gris indiquent que l'entité utilise les paramètres par défaut du groupe.
Les cercles jaunes indiquent que l'entité utilise des paramètres individuels.
Dans la colonne WORKFLOWS DE DÉPENSES, cliquez sur le cercle correspondant à l'entité souhaitée.
Sur l'écran suivant, cochez le bouton d'option SPÉCIFIQUE À L'ENTITÉ.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre choix.
De la même manière, vous pouvez appliquer les paramètres de groupe par défaut à une entité pour laquelle des workflows individuels ont été définis.
Extraction des paramètres de workflows d'une entité
Vous pouvez copier les workflows d'approbation d'une entité et les appliquer au groupe en extrayant les paramètres correspondants.
Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Workflows.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Extraire les workflows de type de dépense depuis l'entité.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'entité souhaitée dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer.
Cliquez sur Remplacer pour confirmer votre choix.
Remarques sur la gestion des workflows
Si une entité hérite de ses workflows à partir des paramètres de workflow du groupe, seuls les Administrateurs Payhawk du groupe pourront les modifier. Les Administrateurs Payhawk locaux pourront consulter ces workflows en mode lecture seule.
La condition « Fournisseur » n'est pas disponible pour les workflows au niveau du groupe. Chaque entité gérant sa propre liste de fournisseurs, la condition « Fournisseur » ne peut être utilisée que dans les workflows au niveau de l'entité.
Chaque entité possède ses propres équipes, même lorsque des équipes de différentes entités portent le même nom. Une condition « Équipe » dans un workflow de groupe ne correspond qu'aux équipes que vous sélectionnez. Ainsi, si vous sélectionnez l'équipe d'une entité, les dépenses d'une équipe portant le même nom dans une autre entité ne remplissent pas la condition et ignorent cette étape. Sélectionnez l'équipe de chaque entité à laquelle l'étape doit s'appliquer. Si toutes les étapes sont ignorées, la dépense est approuvée.
Ressources utiles