Le tableau de bord du groupe et les fonctionnalités de gestion multi-entités de Payhawk vous permettent, en tant qu'administrateur de groupe, de gérer vos workflows au niveau du groupe. Vous évitez ainsi d'avoir à définir manuellement des paramètres de workflows identiques pour chaque entité.
Configuration des workflows par défaut pour le groupe
Pour appliquer les paramètres par défaut du workflow à votre groupe d'entités :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Tableau de bord du groupe > Paramètres > Workflows.
En fonction du type de workflow souhaité, suivez les mêmes étapes que celles utilisées pour définir un workflow pour une seule entité :
Définition des workflows pour d'autres types de notes de frais
Configuration des workflows pour les demandes et les commandes
Configuration des workflows pour les demandes de carte
Par exemple, pour définir le workflow par défaut pour le paiement des factures au niveau d'un groupe, passez en mode édition du workflow et définissez les conditions (approbateurs, montants, champs personnalisés, gestionnaires, équipes).
Cliquez sur Publier le workflow pour l'activer.
Si vous avez des modifications non enregistrées, le système vous le signalera lorsque vous quitterez l'écran.
Si une entité hérite de ses workflows à partir des paramètres de workflow du groupe, seuls les administrateurs du groupe pourront les modifier. Les administrateurs Payhawk locaux pourront consulter ces workflows en mode lecture seule.
La condition « Fournisseur » n'est pas disponible pour les workflows au niveau du groupe. Chaque entité gérant sa propre liste de fournisseurs, la condition « Fournisseur » ne peut être utilisée que dans les workflows au niveau de l'entité.
Application des paramètres de workflows individuels à des entités spécifiques au sein du groupe
Vous pouvez désactiver les paramètres par défaut du workflow et appliquer des paramètres de workflows individuels à certaines entités du groupe.
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Tableau de bord du groupe > Paramètres> Aperçu > Entités.
Les cercles gris indiquent que l'entité utilise les paramètres par défaut du groupe.
Les cercles jaunes indiquent que l'entité utilise des paramètres individuels.
Dans la colonne WORKFLOWS DE NOTES DE FRAIS, cliquez sur le cercle correspondant à l'entité souhaitée.
Sur l'écran suivant, cochez le bouton radio SPÉCIFIQUE À L'ENTITÉ .
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre choix.
De la même manière, vous pouvez appliquer les paramètres de groupe par défaut à une entité pour laquelle des workflows individuels ont été définis.
Extraction des paramètres de workflows d'une entité
Vous pouvez copier les workflows d'approbation d'une entité et les appliquer au groupe en extrayant les paramètres correspondants.
Dans le portail web Payhawk, accédez à Tableau de bord du groupe > Paramètres > Workflows.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Extraire les workflows de type de notes de frais à partir de l'entité.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'entité souhaitée dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer
Cliquez sur Remplacer pour confirmer votre choix.
