Sous les Règles de l'UE en matière de guichet unique, la TVA doit être facturée sur les services SaaS fournis aux clients de l'UE qui ne sont pas enregistrés à la TVA. Cela permet d'assurer la conformité avec les réglementations fiscales de l'UE.
Si un enregistrement de TVA valide n'est pas dans le dossier ou ne peut être vérifié via le Système VIES (VAT Information Exchange System) de l'UE, la TVA est appliquée en fonction du pays de résidence du client. EU VIES est un outil en ligne utilisé pour valider les numéros d'immatriculation à la TVA des entreprises enregistrées dans l'Union européenne.
Raisons de la perception de la TVA
Absence d'enregistrement à la TVA valide – Si votre entreprise n'a pas fourni un numéro de TVA/CIF valide pouvant être vérifié via le système EU VIES, la TVA sera appliquée à vos factures.
Enregistrement TVA inactif – Si votre numéro de TVA n'est pas actif dans le système EU VIES, le fournisseur est tenu de facturer la TVA locale.
Cas particuliers – Pour les entreprises situées dans des régions comme les îles Canaries, qui ne font pas partie du territoire de l'UE soumis à la TVA, la TVA peut toujours être facturée si aucun enregistrement vérifiable de la TVA n'est fourni. Un numéro d'identification fiscale national (NIF) ne suffit pas à prouver l'exonération de la TVA.
Garantir l'exonération de la TVA
Pour éviter les frais de TVA sur les factures futures, faites l'une des choses suivantes :.
Fournissez un enregistrement de TVA valide – Soumettre un certificat d'enregistrement de TVA qui peut être validé via le système EU VIES. Cela garantit que votre statut fiscal est reconnu et que la TVA n'est pas appliquée.
Pour les entreprises des îles Canaries, fournissez une documentation fiscale officielle attestant de la non-application de la TVA en vertu des règles d'exportation/extraterritoriales.
Vérifiez votre statut TVA : assurez-vous que votre numéro de TVA est actif et correctement enregistré dans le système EU VIES. Si votre numéro de TVA est inactif, contactez votre administration fiscale locale pour résoudre le problème.
Mettez à jour les paramètres fiscaux de votre compte – Contactez l'assistance Payhawk par chat ou à l'adresse suivante : support@payhawk.com pour mettre à jour votre compte avec les informations de TVA correctes. Cela empêchera l'application de la TVA sur les factures futures.
Corriger les erreurs d'imputation de la TVA
Si la TVA a été facturée à tort sur une facture, vous pouvez demander une correction de la manière suivante :.
Fournissez une preuve d'inscription à la TVA – Soumettez une documentation officielle, telle qu'un certificat d'inscription à la TVA ou une preuve équivalente, pour valider votre statut en matière de TVA.
Demandez un avoir – Contactez l'équipe de facturation de Payhawk pour obtenir un avoir (annulation de facture) et une facture corrigée sans TVA.
Demandez un remboursement – Une fois votre statut de TVA validé, demandez le remboursement de toute TVA indûment appliquée.
Considérations particulières pour les îles Canaries
Les îles Canaries sont situées hors du territoire de l'UE en matière de TVA et les entreprises qui y sont établies sont généralement exonérées de TVA. Toutefois, pour garantir l'exonération de TVA :
Veuillez fournir un numéro de TVA intracommunautaire valide et vérifiable via le système EU VIES. Un NIF standard n'est pas suffisant.
Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, veuillez soumettre les documents fiscaux officiels justifiant la non-applicabilité de la TVA en vertu des règles d'exportation/extraterritoriales.
Vérification du numéro de TVA pour les entreprises de l'UE dans Payhawk
Dans le cadre du processus d'enregistrement d'une entreprise dans Payhawk, les entreprises de l'UE doivent fournir un numéro de TVA valide. Ce numéro est utilisé pour la facturation, la déclaration fiscale et l'activation des mécanismes de récupération ou d'autoliquidation de la TVA, le cas échéant.
Un numéro de TVA valide est un numéro qui peut être vérifié avec succès par le biais du système VIES de la Commission européenne. Le numéro de TVA de votre entreprise doit être vérifié avec succès dans le système VIES de la Commission européenne pour apparaître sur les factures de Payhawk.
Dans certains pays de l'UE, comme l'Espagne, le numéro de TVA peut avoir le même format que le numéro d'identification fiscale (NIF) local. Toutefois, pour Payhawk, il n'est valable que s'il est enregistré et vérifié dans le VIES.