Payhawk extrait les données des factures en lisant le document sous forme d'image. Ainsi, la plupart des fichiers sont traités automatiquement, y compris les fichiers PDF protégés contre la copie. En cas données manquantes ou incorrectes, cela est généralement dû à des fichiers PDF protégés par mot de passe, à des images de mauvaise qualité ou à des paramètres fournisseur incorrects, tels qu'un taux de TVA par défaut.
Fichiers PDF protégés par mot de passe
Les fichiers PDF dont l'ouverture nécessite un mot de passe ne peuvent pas être lus par les outils d'extraction de données. Pour traiter ces factures :
Saisissez manuellement les données requises pour la facture.
Demandez au fournisseur de vous envoyer une copie de la facture non protégée par un mot de passe.
Fichiers PDF protégés contre la copie
Certains fichiers PDF s'ouvrent normalement, mais affichent des symboles aléatoires lorsque vous copiez-collez leur texte. Payhawk traite ces fichiers comme des images ; les données sont donc extraites correctement dans la plupart des cas. En cas de valeur manquante ou incorrecte, téléchargez à nouveau le document ou saisissez la valeur manuellement.
Images de mauvaise qualité
Des photos floues ou des images de mauvaise qualité peuvent également empêcher une extraction précise des données. Veillez à ce que les documents soient numérisés ou photographiés de manière nette, avec un texte lisible et correctement aligné.
Correction des données extraites
Si vous constatez que l'outil OCR a extrait des informations erronées pour l'un des champs de dépense, saisissez manuellement les données requises à partir de la facture. Vous pouvez également essayer d'importer à nouveau le document afin d'améliorer la précision de l'OCR. Si un taux de TVA par défaut est enregistré pour le fournisseur, vérifiez et modifiez les paramètres du fournisseur si nécessaire.
Utilisation du Financial Controller AI Agent
Si votre entreprise utilise le Financial Controller AI Agent, celui-ci lit le document importé et renseigne les montants, le nom du fournisseur et les dates figurant sur la dépense. La protection contre la copie n'affecte pas l'agent ; seuls les fichiers PDF protégés par mot de passe ne peuvent pas être lus.