Afhankelijk van de gedefinieerde goedkeuringsworkflows in jouw bedrijf ben je mogelijk aangewezen als goedkeurder voor aanvraagtypen en moet je aanvragen goedkeuren die zijn ingediend door je teamgenoten.
Als goedkeurder ontvang je automatisch een melding in je postvak-IN van Payhawk als een aanvraag is beoordeeld of ingediend en de beoordelingsstap niet is ingesteld als vereist. Alle documenten die al zijn geüpload, zoals conceptcontracten, offertes of e-mails van leveranciers, worden ook in de aanvraag weergegeven.
Als je aanvragen hebt die je nog moet goedkeuren, stuurt het systeem je elke dag automatisch een herinneringsmail met het aantal aanvragen dat in behandeling is.
Bijzonderheden
Je kunt aanvragen alleen verwijderen en terugsturen naar de indiener als die nog niet zijn goedgekeurd.
Je kunt een aanvraag alleen ter beoordeling terugsturen als de beoordelingsstap is opgenomen in de goedkeuringsflows voor aanvragen binnen je bedrijf.
Als je een uitgave terugstuurt of verwijdert, krijgt de indiener een pushmelding en een e-mail.
Ze kunnen in de melding zien waarom deze stap is genomen.
De reden voor je actie wordt geregistreerd als een opmerking onder activiteit > opmerkingen en vastgelegd onder activiteit > workflow.
Toegang tot aanvragen en inkooporders voor goedkeuring
Je kunt een aanvraag in je postvak-IN openen door de link te klikken die je hebt ontvangen in de e-mailmelding.
Je kunt een aanvraag ook openen via je postvak-IN > aanvragen > in behandeling.
Je kunt aanvragen ook direct goedkeuren, terugsturen en verwijderen vanuit de app aanvragen in het Payhawk-webportaal.
Aanvragen goedkeuren die aan budgetten zijn gekoppeld
Als je een budgeteigenaar bent, kun je de budgetdetails in de aanvraag bekijken en van daaruit naar zowel het budget als de aanvraag navigeren voor meer informatie.
Als je het risico loopt het budget te overschrijden of dit al hebt gedaan, geeft het systeem een waarschuwing weer.
Gebudgetteerde bedragen bekijken vanuit aanvragen
Als een aanvraag aan een budget is gekoppeld, kunnen budgeteigenaren en geautoriseerde gebruikers een budgetoverzicht bekijken voor meer details, via het tabblad budget van de aanvraag.
Aanvragen goedkeuren
Zo keur je een aanvraag goed van uit je postvak-IN in de mobiele app van Payhawk:
Ga naar postvak IN > aanvragen > in behandeling.
Selecteer de gewenste inkoopaanvraag.
Tik op goedkeuren.
Zo keur je een aanvraag goed vanuit je postvak-IN in het Payhawk-webportaal:
Ga naar postvak IN > aanvragen > in behandeling.
Selecteer het gewenste onkosten-item.
Klik op goedkeuren.
Aanvragen terugsturen naar de medewerker
Zo stuur je een aanvraag terug naar de aanvrager vanuit je postvak-IN in de mobiele app van Payhawk:
Ga naar postvak IN > aanvragen > in behandeling.
Selecteer de gewenste inkoopaanvraag en tik op afwijzen.
Op het scherm dat verschijnt:
Selecteer terugsturen naar medewerker.
Als de stap beoordelen niet is opgenomen in de workflows van je bedrijf, is alleen de optie terugsturen naar de medewerker beschikbaar, waarmee je de aanvraag terug kunt sturen naar de aanvrager.
Onder opmerking voer je de reden voor je actie in en vermeld je eventuele details die je van de medewerker verwacht, voordat je de aanvraag opnieuw indient.
Tik op terugsturen.
Zo stuur je een aanvraag terug naar de aanvrager vanuit je Postvak IN van Payhawk in het webportaal:
Ga naar postvak IN > aanvragen > in behandeling.
Selecteer de gewenste aanvraag en tik op afwijzen.
Op het scherm dat verschijnt:
Selecteer terugsturen naar medewerker.
Als de stap beoordelen niet is opgenomen in de workflows van je bedrijf, is alleen de optie terugsturen naar de medewerker beschikbaar, waarmee je de aanvraag terug kunt sturen naar de aanvrager.
Onder opmerking voer je de reden voor je actie in en vermeld je eventuele details die je van de medewerker verwacht, voordat je de aankoop opnieuw indient.
Klik op terugsturen.
Aanvragen afwijzen
Met de optie afwijzen en verwijderen wijs je de aanvraag af en verwijder je de aanvraag als deze nog niet is goedgekeurd.
Zo wijs je een aanvraag af en verwijder je deze van uit je postvak-IN in de mobiele app van Payhawk:
Ga naar postvak-IN > aanvragen > in behandeling.
Selecteer de gewenste aanvraag en tik op afwijzen.
In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:
Tik je op afwijzen en verwijderen.
Voer in opmerkingen de reden van je afwijzing in.
Tik op afwijzen.
Zo wijs je een aanvraag af en verwijder je deze van uit je postvak-IN in de web-app van Payhawk:
Ga naar postvak IN > aanvragen > in behandeling.
Selecteer de gewenste aanvraag en tik op afwijzen.
In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:
Tik op afwijzen en verwijderen.
Voer onder opmerkingen de reden voor je actie in.
Klik op afwijzen en verwijderen.
Aanvragen terugsturen ter beoordeling
Zo stuur je een aanvraag ter beoordeling terug via het Payhawk-webportaal:
Ga naar aanvragen en selecteer de gewenste aanvraag.
Klik op het menu, de drie stippen, en selecteer Terugsturen ter beoordeling.