Aanvragen goedkeuren en afwijzen

Afhankelijk van de gedefinieerde goedkeuringsworkflows in jouw bedrijf ben je mogelijk aangewezen als goedkeurder voor aanvraagtypen en moet je aanvragen goedkeuren die zijn ingediend door je teamgenoten.

Als goedkeurder ontvang je automatisch een melding in je Payhawk-Postvak-IN wanneer een aanvraag is beoordeeld, of is ingediend als de beoordelingsstap niet verplicht is ingesteld. Documenten die al zijn geüpload, zoals conceptcontracten, offertes of e-mails van leveranciers, zijn ook in de aanvraag zichtbaar.

Als je aanvragen hebt die je nog moet goedkeuren, stuurt het systeem je elke dag automatisch een herinneringsmail met het aantal aanvragen dat in behandeling is.

Bijzonderheden

• Je kunt aanvragen alleen verwijderen en terugsturen naar de indiener als die nog niet zijn goedgekeurd.

• Je kunt een aanvraag alleen ter beoordeling terugsturen als de beoordelingsstap is opgenomen in de goedkeuringsflows voor aanvragen binnen je bedrijf.

• Als je een uitgave terugstuurt of verwijdert, krijgt de indiener een pushmelding en een e-mail.

  • Ze kunnen in de melding zien waarom deze stap is genomen.

  • De reden voor je actie wordt vastgelegd in het gedeelte Activiteit van de aanvraag. Hij wordt weergegeven als opmerking wanneer Opmerkingen is geselecteerd in het filter Tonen, en als workflowregel wanneer Workflow is geselecteerd.

    

Toegang tot aanvragen en inkooporders voor goedkeuring

• Je kunt een aanvraag in je Postvak-IN openen door de link te klikken die je hebt ontvangen in de e-mailmelding.

• Je kunt een aanvraag ook openen via Postvak-IN > Verzoeken > In behandeling.

• Je kunt aanvragen ook direct goedkeuren, terugsturen en verwijderen vanuit de app Aanvragen in het Payhawk-webportaal.

• Meldingen van Payhawk per e-mail komen van no-reply@payhawk.com. Controleer het volledige e-mailadres van de afzender, en niet alleen de naam van de afzender, voordat je op een link in een e-mail klikt.

• Zie je de aanvraag uit de e-mail niet onder Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling? Klik dan niet op links in de e-mail en beantwoord de e-mail niet. Neem contact op met Payhawk Support via de chat.

Aanvragen goedkeuren die aan budgetten zijn gekoppeld

Als je een budgeteigenaar bent, kun je de budgetdetails in de aanvraag bekijken en van daaruit naar zowel het budget als de aanvraag navigeren voor meer informatie.

Als je het risico loopt het budget te overschrijden of dit al hebt gedaan, geeft het systeem een waarschuwing weer.

Gebudgetteerde bedragen bekijken vanuit aanvragen

Als een aanvraag aan een budget is gekoppeld, kunnen budgeteigenaren en geautoriseerde gebruikers een budgetoverzicht bekijken voor meer details, via het tabblad Budget van de aanvraag.

Aanvragen goedkeuren

Zo keur je een aanvraag goed van uit je Postvak-IN in de mobiele app van Payhawk:

1. Ga naar Postvak-IN > Verzoeken > In behandeling.

2. Selecteer de gewenste inkoopaanvraag.

3. Tik op Goedkeuren

   

Zo keur je een aanvraag goed vanuit je Postvak-IN in het Payhawk-webportaal:

1. Ga naar Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling.

2. Selecteer het gewenste onkosten-item.

3. Klik op Goedkeuren.

   

Aanvragen terugsturen naar de medewerker

Zo stuur je een aanvraag terug naar de aanvrager vanuit je postvak-IN in de mobiele app van Payhawk:

1. Ga naar Postvak-IN > Verzoeken > In behandeling.

2. Selecteer de gewenste aanvraag en tik op Afwijzen.

3. Op het scherm dat verschijnt:

   1. Selecteer Terugkeren naar werknemer.

      Als de stap Beoordelen niet is opgenomen in de workflows van je bedrijf, is alleen de optie Terugkeren naar werknemer beschikbaar, waarmee je de aanvraag terug kunt sturen naar de aanvrager.

   2. Onder Opmerking voer je de reden voor je actie in en vermeld je eventuele details die je van de medewerker verwacht, voordat je de aanvraag opnieuw indient.

   3. Tik op Terugsturen.

      

Zo stuur je een aanvraag terug naar de aanvrager vanuit je Postvak IN van Payhawk in het webportaal:

1. Ga naar Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling.

2. Selecteer de gewenste aanvraag en tik op Afwijzen.

3. Op het scherm dat verschijnt:

   1. Selecteer Terugkeren naar werknemer.

      Als de stap Beoordelen niet is opgenomen in de workflows van je bedrijf, is alleen de optie Terugkeren naar werknemer beschikbaar, waarmee je de aanvraag terug kunt sturen naar de aanvrager.

   2. Onder Opmerking voer je de reden voor je actie in en vermeld je eventuele details die je van de medewerker verwacht, voordat je de aankoop opnieuw indient.

   3. Klik op Terugsturen.

      

Aanvragen afwijzen

Met de optie Weigeren wordt de aanvraag geweigerd en verwijderd als die nog niet is goedgekeurd.

Zo wijs je een aanvraag af en verwijder je deze van uit je Postvak-IN in de mobiele app van Payhawk:

1. Ga naar Postvak-IN > Verzoeken > In behandeling.

2. Selecteer de gewenste aanvraag en tik op Afwijzen.

3. In het dialoogvenster dat wordt geopend:

   1. Tik op Weigeren.

   2. Voer in Opmerking de reden van je afwijzing in.

   3. Vink het selectievakje aan om te bevestigen dat je begrijpt dat de aanvraag wordt verwijderd en dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt.

   4. Tik op Weigeren.

      

Zo wijs je een aanvraag af en verwijder je deze van uit je Postvak-IN in de web-app van Payhawk:

1. Ga naar Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling.

2. Selecteer de gewenste aanvraag en klik op Afwijzen.

3. In het dialoogvenster dat wordt geopend:

   1. Klik op Weigeren.

   2. Voer onder Opmerking de reden voor je actie in.

   3. Vink het selectievakje aan om te bevestigen dat je begrijpt dat de aanvraag wordt verwijderd en dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt.

   4. Klik op Weigeren.

      

Aanvragen terugsturen ter beoordeling

Zo stuur je een aanvraag ter beoordeling terug via het Payhawk-webportaal:

1. Ga naar Aanvragen en selecteer de gewenste aanvraag.

2. Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Terugsturen voor beoordeling.

   

Nuttige bronnen

• Levenscyclus van aanvragen