Als goedkeurder in de workflows van je bedrijf kun je onkostendeclaraties in het Payhawk-webportaal goedkeuren en terugsturen naar de eigenaars.
Onkostendeclaraties goedkeuren vanuit Uitgaven
Medewerkers die als goedkeurder zijn toegewezen in de workflows van je bedrijf, kunnen onkostendeclaraties goedkeuren.
Als je een onkostendeclaratie goedkeurt, keur je ook alle afzonderlijke onkosten erin goed. Deze onkosten worden daarna ingediend volgens de ingestelde workflow.
Je kunt de onkosten in de declaratie nog steeds afzonderlijk goedkeuren. De hele declaratie wordt automatisch goedgekeurd zodra de laatste onkostenpost erin is goedgekeurd.
Zo keur je een onkostendeclaratie goed:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven > Goedkeuren.
Selecteer de gewenste declaratie.
Klik op Rapport goedkeuren.
Onkostendeclaraties goedkeuren vanuit het Payhawk-Postvak-IN
Zo keur je een onkostendeclaratie goed vanuit je Payhawk-Postvak-IN in het Payhawk-webportaal:
Ga naar Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling.
Selecteer de gewenste onkostendeclaratie.
Klik op Goedkeuren.
Een declaratie goedkeuren met onkosten die aan verschillende goedkeurders zijn toegewezen
Als een onkostendeclaratie onkosten bevat die naar verschillende goedkeurders gaan (bijvoorbeeld op basis van een aanpasbaar veld zoals Kostenplaats), ziet elke goedkeurder de hele declaratie en niet alleen de onkosten die aan hem of haar zijn toegewezen.
Onkosten die door andere goedkeurders worden behandeld, blijven zichtbaar en staan apart gegroepeerd onder Onkosten-items goedgekeurd door anderen, zodat goedkeurders altijd de volledige context van de declaratie hebben.
Het totaalbedrag van de declaratie blijft zichtbaar voor elke goedkeurder, niet alleen het deel dat aan elk van hen is toegewezen. In hun Payhawk-Postvak-IN zien goedkeurders ook welk deel van de declaratie zij moeten goedkeuren.
In Uitgaven zien goedkeurders alle onkosten waartoe ze toegang hebben, op basis van hun rechten als Teammanager of beheerder van aanpasbare velden.
Onkostendeclaraties terugsturen naar medewerkers vanuit Uitgaven
Als je een onkostendeclaratie terugstuurt naar de eigenaar, worden ook alle onkosten erin teruggestuurd.
De onkosten in de declaratie kunnen nog steeds afzonderlijk naar de medewerker worden teruggestuurd.
De medewerker ontvangt een pushmelding en een e-mail wanneer een onkostendeclaratie wordt teruggestuurd.
De reden voor het terugsturen wordt vastgelegd in het gedeelte Activiteit. Hij wordt weergegeven als opmerking wanneer Opmerkingen is geselecteerd in het filter Tonen, en als workflowregel wanneer Workflow is geselecteerd.
Een onkostenpost na beoordeling terugsturen naar de eigenaar is beperkt tot gebruikers die aan de stap Beoordelen in je workflow zijn toegewezen.
Bijvoorbeeld:
Als alleen Payhawk-boekhouders aan de stap Beoordelen zijn toegewezen, kunnen alleen zij beoordeelde onkosten terugsturen.
Wil je Payhawk-beheerders of andere rollen beoordeelde onkosten laten terugsturen, voeg ze dan in je workflow toe aan de stap Beoordelen.
Goedgekeurde onkostendeclaraties terugsturen naar medewerkers
Als je bent toegewezen als goedkeurder van onkosten, kun je een onkostendeclaratie als volgt terugsturen naar de eigenaar:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven > Beoordelen.
Selecteer de gewenste declaratie.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Terugkeren naar werknemer.
In het dialoogvenster dat wordt geopend:
Voer onder Opmerking de reden voor je actie in.
Klik op Terugsturen.
Beoordeelde onkostendeclaraties terugsturen naar medewerkers
Als je bent toegewezen als beoordelaar van onkosten, kun je een onkostendeclaratie als volgt terugsturen naar de eigenaar:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven > Alle.
Selecteer de gewenste declaratie.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Terugkeren naar werknemer.
In het dialoogvenster dat wordt geopend:
Voer de reden voor je actie in.
Klik op Terugsturen.
Onkostendeclaraties terugsturen naar medewerkers vanuit het Payhawk-Postvak-IN
Als je bent toegewezen als goedkeurder van onkosten, kun je een onkostendeclaratie vanuit je Payhawk-Postvak-IN terugsturen naar een medewerker als de declaratie op goedkeuring wacht.
Zo stuur je een onkostendeclaratie terug naar de eigenaar vanuit je Payhawk-Postvak-IN in het Payhawk-webportaal:
Ga naar Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling.
Selecteer de gewenste onkostendeclaratie.
Klik op Terugsturen.
Op het scherm dat wordt geopend:
Voer onder Opmerking de reden voor je actie in en de gegevens die je van de medewerker verwacht voordat de onkosten opnieuw worden ingediend.
Klik op Terugsturen.
Onkostendeclaraties terugsturen voor beoordeling
Als Payhawk-beheerder kun je zowel onbetaalde als betaalde onkostendeclaraties terugsturen voor beoordeling.
Zodra een onkostendeclaratie is beoordeeld (maar nog niet betaald), kun je deze als volgt terugsturen voor beoordeling:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven > Betalen > Bevestig details.
Selecteer de gewenste declaratie.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Terugsturen voor beoordeling.
Als de betaalgegevens van de declaratie zijn bevestigd:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven > Betalen > Autoriseren.
Selecteer de gewenste declaratie.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Terugsturen voor beoordeling.
Zo stuur je een onkostendeclaratie terug voor beoordeling nadat deze is betaald:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven > Alle.
Selecteer de gewenste declaratie.
Klik op Terugsturen voor beoordeling.
Onkosten uit een onkostendeclaratie terugsturen
Als goedkeurder in de workflow van je bedrijf kun je afzonderlijke onkosten uit een onkostendeclaratie terugsturen nadat de declaratie is goedgekeurd of beoordeeld, of nadat de details ervan zijn bevestigd.
Zodra een onkostenpost is beoordeeld en verwerkt door de Payhawk-beheerder van je bedrijf, wordt deze vergrendeld en kunnen gewone gebruikers hem niet meer bewerken of terugsturen. Wijzigingen, zoals het toevoegen van een factuur, moeten worden uitgevoerd door je Payhawk-beheerder of iemand met beoordelingsrechten.
Zodra een onkostendeclaratie is goedgekeurd, kun je een onkostenpost uit die declaratie als volgt terugsturen voor goedkeuring:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad Uitgaven > Beoordelen.
Klik op de gewenste onkostendeclaratie om deze te selecteren.
Klik op de gewenste onkostenpost om deze te selecteren.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer de optie Terugkeren naar werknemer. De onkostendeclaratie gaat daardoor naar het tabblad Indienen en de status van de betreffende onkostenpost verandert in Goed te keuren, terwijl de status van de andere onkosten in de declaratie niet verandert.
Zodra een onkostendeclaratie is beoordeeld, kun je een onkostenpost uit die declaratie als volgt terugsturen voor beoordeling:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad Uitgaven > Betalen > Bevestig details.
Klik op de gewenste onkostendeclaratie om deze te selecteren.
Klik op de gewenste onkostenpost om deze te selecteren.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer de optie Terugsturen voor beoordeling. De onkostendeclaratie gaat daardoor naar het tabblad Beoordelen en de status van de betreffende onkostenpost verandert in Te beoordelen, terwijl de status van de andere onkosten in de declaratie niet verandert.
Zodra de details van een onkostendeclaratie zijn bevestigd, kun je een onkostenpost uit die declaratie als volgt terugsturen voor bevestiging van de details:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad Uitgaven > Betalen > Autoriseren.
Klik op de gewenste onkostendeclaratie om deze te selecteren.
Klik op de gewenste onkostenpost om deze te selecteren.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer de optie Terugsturen voor bevestiging van details. De onkostendeclaratie gaat daardoor naar het tabblad Betalen > Bevestig details en de status van de betreffende onkostenpost verandert in Te bevestigen, terwijl de status van de andere onkosten in de declaratie niet verandert.
Handige bronnen