Onkosten goedkeuren en afwijzen vanuit Uitgaven

Prev Next

Op basis van de goedkeuringsworkflows die in je bedrijf zijn ingesteld, kun je worden aangewezen als goedkeurder voor onkosten die je collega's indienen.

Telkens wanneer een onkostenpost wordt ingediend die jouw goedkeuring nodig heeft, ontvang je een onkostenverzoek in je Payhawk-Postvak-IN en een melding per e-mail.

Vanuit Uitgaven in het Payhawk-webportaal kun je:

  • Onkosten afzonderlijk goedkeuren

  • Onkosten in bulk goedkeuren

  • Onbetaalde onkosten verwijderen

  • Onbetaalde onkosten terugsturen naar de betreffende medewerkers om ze bij te werken

  • Betaalde onkosten terugsturen voor beoordeling

Bijzonderheden

Zie voor meer informatie het artikel over onkostenverzoeken goedkeuren en afwijzen vanuit het Payhawk-Postvak-IN.

Onkosten openen om goed te keuren

Je kunt onkosten goedkeuren, terugsturen en verwijderen via het tabblad Uitgaven > Goedkeuren in het Payhawk-webportaal.

Uitgaven in het Payhawk-webportaal met het tabblad Goedkeuren geopend, met de onkosten die op goedkeuring wachten. Onkosten die bij een onkostendeclaratie horen, tonen het declaratiepictogram naast het bedrag.

Onkosten goedkeuren die aan budgetten zijn gekoppeld

Als je Budgethouder bent, kun je de budgetgegevens bekijken in het gedeelte Budget van de onkostenpost en van daaruit naar het budget gaan voor meer informatie.

De gedeelten Bedrag en Budget van een onkostenpost die op goedkeuring wacht, met het gebruik van het budget en een waarschuwing dat goedkeuring het budget boven de limiet brengt.

Onkosten afzonderlijk goedkeuren

Zo keur je onkosten één voor één goed vanuit Uitgaven in het Payhawk-webportaal:

  1. Ga naar Uitgaven.

  2. Selecteer de gewenste onkostenpost.

  3. Klik op Goedkeuren.

    Een onkostenpost geopend vanuit het tabblad Goedkeuren in Uitgaven, met de knop Goedkeuren boven de details

Onkosten in bulk goedkeuren

Zo keur je meerdere onkosten tegelijk goed vanuit Uitgaven in het Payhawk-webportaal:

  1. Ga naar Uitgaven.

  2. Vink het selectievakje UITGAVEN aan om meerdere onkosten te selecteren voor goedkeuring in bulk. Met het selectievakje UITGAVEN selecteer je alleen de onkosten die op het scherm zichtbaar zijn. Scrol omlaag om meer onkosten te selecteren. Je kunt ook de muisaanwijzer op een onkostenpost plaatsen en het selectievakje ervan aanvinken.

    In beide gevallen verschijnt een uitklapvenster met een overzicht van alle geselecteerde onkosten.

  3. Klik op Goedkeuren.

    Twee geselecteerde onkosten op het tabblad Goedkeuren in Uitgaven, met het uitklapvenster met het overzicht van de selectie en de knop Goedkeuren

Je kunt meerdere onkosten tegelijk selecteren op de tabbladen waar je er actie op kunt ondernemen, bijvoorbeeld Indienen, Goedkeuren en Beoordelen. Op het tabblad Alle kun je niet alle onkosten tegelijk selecteren.

Onbetaalde onkosten terugsturen naar medewerkers

Zo stuur je een onkostenpost terug naar de medewerker vanuit Uitgaven in het Payhawk-webportaal:

  1. Ga naar Uitgaven.

  2. Selecteer de gewenste onkostenpost.

  3. Klik op het menu met de drie puntjes:

    1. Als je goedkeurder bent, selecteer je Afwijzen en daarna Terugkeren naar werknemer.

    2. Als je een bevoegde persoon bent, selecteer je Terugkeren naar werknemer.

  4. Voer onder Opmerking de reden voor de afwijzing in, met de aanvullende gegevens die de medewerker moet aanleveren.

  5. Klik op Terugsturen.

    Het menu met de drie puntjes van de onkostenpost met Afwijzen gemarkeerd, naast het dialoogvenster om af te wijzen met Terugkeren naar werknemer geselecteerd en een ingevulde opmerking

Je kunt niet meerdere onkosten tegelijk terugsturen, omdat elke terugzending een eigen reden nodig heeft. Stuur de onkosten een voor een terug.

Onbetaalde onkosten verwijderen

Als je Weigeren selecteert, wordt de onkostenpost verwijderd, met de volgende bijzonderheden:

  • Bij kaartuitgaven wordt de onkostenpost niet verwijderd, maar ziet de Payhawk-boekhouder de reden voor je actie.

  • Bij andere soorten onkosten wordt de onkostenpost verwijderd, tenzij die al zonder goedkeuring is betaald.

Zo verwijder je een onbetaalde onkostenpost vanuit Uitgaven in het Payhawk-webportaal:

  1. Ga naar Uitgaven en selecteer de gewenste onkostenpost.

  2. Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Afwijzen.

  3. In het dialoogvenster dat wordt geopend:

    1. Klik op Weigeren.

    2. Voer onder Opmerking de reden voor je actie in.

    3. Vink het selectievakje aan om je keuze te bevestigen.

    4. Klik op Weigeren.

      Het menu met de drie puntjes van de onkostenpost met Afwijzen gemarkeerd, naast het dialoogvenster om af te wijzen met Weigeren geselecteerd, een ingevulde opmerking en het aangevinkte bevestigingsvakje

Betaalde onkosten terugsturen voor beoordeling

Betaalde onkosten kunnen in Payhawk niet worden verwijderd, maar wel worden teruggestuurd voor beoordeling. Zo kan het financiële team, ook al is de betaling verwerkt, de nodige stappen zetten, zoals het bedrag inhouden op het salaris van de medewerker of een terugbetaling via bankoverschrijving naar de bedrijfsrekening regelen.

Zo stuur je een betaalde onkostenpost terug voor beoordeling in het Payhawk-webportaal:

  1. Ga naar Uitgaven en selecteer de gewenste onkostenpost.

  2. Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Afwijzen.

  3. In het dialoogvenster dat wordt geopend:

    1. Selecteer Weigeren.

    2. Voer onder Opmerking de reden voor je actie in.

    3. Klik op Weigeren.

      Een betaalde onkostenpost op het tabblad Alle in Uitgaven, met het menu met de drie puntjes geopend bij Afwijzen en het dialoogvenster om af te wijzen met Weigeren geselecteerd, een opmerking en de knop Weigeren

Handige bronnen