In het Payhawk-webportaal kunnen Payhawk Beheerders nu onder instellingen > gegevensbank Velden instellen welke velden en waarden zichtbaar zijn voor zowel uitgaventypen als aanvraagtypen.
Payhawk Beheerders kunnen alleen specifieke velden en hun waarden toevoegen aan afzonderlijke uitgaven- of aanvraagtypen, met individuele instellingen voor 'Verplicht bij indienen' en/of 'Verplicht bij beoordelen’. Bovendien kunnen velden nu zo worden ingesteld dat ze in een uitgave verschijnen op basis van de waarde die in een ander veld is ingevoerd.
Voorheen moesten Payhawk Beheerders de uitgavenvelden voor alle uitgaventypen en aanvragen configureren via Instellingen > Uitgavenvelden, zonder dat ze per uitgaventype afzonderlijk konden instellen welke waarden zichtbaar waren en zonder dat ze konden bepalen of het veld verplicht was bij het indienen of beoordelen van de onkosten, afhankelijk van het uitgaventype.
Veldinstellingen die worden gebruikt om een veld weer te geven op basis van de geselecteerde categorie, zijn nu uitgebreid naar een bredere selectie van velden, zoals aangepaste velden.
Wat gaat er veranderen?
Payhawk behoudt het concept van velden en bouwt voort op de reeds beschikbare functies door voorwaardelijke instellingen toe te voegen. Dankzij deze uitbreiding hebben Payhawk Beheerders een centrale plek om velden en de zichtbaarheid van waarden te beheren en in te stellen.
De nieuwe opties zijn beschikbaar in de centrale gegevensbank Velden, voorheen Uitgavenvelden genoemd.
Payhawk introduceert nieuwe functies voor het instellen van de zichtbaarheid, waaronder instellingen op basis van het team en de rol van de gebruiker, of op basis van het uitgaven- of aanvraagtype dat gebruikers indienen.
Payhawk brengt ook wijzigingen aan in bestaande functies van het systeem met betrekking tot hoe en waar de instellingen van velden en waarden worden beheerd.
Zo worden velden, inclusief hun workflows en instellingen, nu per uitgaven- en aanvraagtype geconfigureerd, in plaats van dat dat centraal gebeurt.
Kort gezegd zorgt Payhawk voor een herindeling van het veldbeheer en de manier waarop dit in het systeem wordt weergegeven, en worden er meer weergave-instellingen van de stamgegevens aangeboden.
Aangepaste weergave van velden
Velden kunnen voor het ene uitgaven- of aanvraagtype worden weergegeven en voor het andere type worden verborgen. Zo kan het veld Zakelijke reden bijvoorbeeld worden weergegeven bij het uitgavetype Vergoeding, maar niet bij het uitgavetype Rekening.
Velden kunnen ook verschillende instellingen hebben voor verschillende uitgavencategorieën. Als er bijvoorbeeld onkosten zijn gemaakt in een bepaalde stad, kun je het veld Locatie zichtbaar maken voor de categorieën Rekening en Kaartbetalingen, maar niet voor Dagvergoeding, Kilometervergoeding en Vergoeding.
Bovendien kunnen de instellingen voor het veld Locatie verschillen tussen de twee uitgaventypen Rekening en Kaartbetaling. Zo kan het veld bijvoorbeeld verplicht zijn bij het indienen en controleren van facturen, maar niet bij kaartbetalingen.