Deze functie wordt momenteel geleidelijk uitgerold en is beschikbaar voor alle klanten uit de EU die nog niet zijn begonnen met de onboarding van hun entiteit.
Via het Compliance-centrum komen alle verificatietaken voor je organisatie bij elkaar in het Payhawk-webportaal. In het Compliance-centrum kun je zien wat je Payhawk nog moet aanleveren, welke gegevens je al hebt verstrekt en hoe ver je aanvraag is gevorderd.
Je vindt het Compliance-centrum in het Payhawk-webportaal, onder Instellingen in het gedeelte Toegang.
Beschikbare taken
Het Compliance-centrum verdeelt je taken in vier gedeelten:
In het gedeelte Bestuurders en eigenaren worden alle personen vermeld die eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over je organisatie, met inbegrip van eigenaren die via aandeelhouders die zelf een bedrijf zijn, zijn achterhaald.
Het gedeelte Bedrijfsdocumenten bevat de officiële registraties en aangiften die aantonen dat je organisatie legitiem is en die de eigendomsstructuur ervan weergeven.
Het gedeelte Bedrijfsprofiel bevat informatie over je bedrijf en je activiteiten, en geeft aan hoe je van plan bent Payhawk te gebruiken.
In het gedeelte Ondertekening verklaart een bestuurder dat de door jou verstrekte informatie juist is.
Je kunt de taken in willekeurige volgorde afwerken. Bij elk gedeelte staat aangegeven hoeveel items het betreffende gedeelte bevat, en je kunt een gedeelte dat je op dat moment niet aan het bewerken bent, inklappen. In elk gedeelte staan de items waarvoor je actie moet ondernemen bovenaan. Voltooide items zijn gegroepeerd in één ingeklapte rij, waarop je kunt klikken om ze te tonen. Bij elk item staat ook wat er nog ontbreekt, bijvoorbeeld Ontbreekt: Geboortedatum.
Sommige taken verschijnen pas als Payhawk weet dat ze nodig zijn. Zo kan er bijvoorbeeld een nieuwe persoon verschijnen onder Bestuurders en eigenaren zodra de eigendomsketen blijkt uit je bedrijfsdocumenten.
Informatie die Payhawk voor je verzamelt
Payhawk verzamelt een deel van de informatie voor je aanvraag automatisch, zodat je minder zelf hoeft op te zoeken en aan te leveren:
Het officiële handelsregister – Wanneer je het Compliance-centrum opent, zoekt Payhawk je bedrijf op in het officiële handelsregister. De personen, bedrijven en documenten die Payhawk daar vindt, worden aan je aanvraag toegevoegd.
Documenten die je uploadt – Wanneer je een document uploadt, leest Payhawk het en vult het de bijbehorende gegevens voor je in. Een document kan ook personen en bedrijven toevoegen aan Bestuurders en eigenaren.
Terwijl Payhawk je bedrijfsgegevens verzamelt, toont de kaart We verzamelen je bedrijfsgegevens boven aan de pagina wat Payhawk tot nu toe heeft gevonden. Dit duurt meestal 5 tot 10 minuten. Tot dit klaar is, zijn de taken grijs weergegeven en kun je ze niet openen. Wanneer Payhawk klaar is, toont de pagina wat er nog van je nodig is.
Terwijl Payhawk een document leest dat je hebt geüpload, zijn de taken ook grijs weergegeven en is de knop Ter beoordeling indienen niet beschikbaar. De pagina wordt automatisch ontgrendeld zodra de verwerking klaar is. Als de verwerking langer dan 5 minuten duurt, wordt de pagina ontgrendeld zodat je verder kunt werken.
Velden die Payhawk op basis van je documenten heeft ingevuld, zijn gemarkeerd met een glinsterpictogram. Controleer deze waarden en corrigeer ze indien nodig. Wanneer je een waarde wijzigt en opslaat, verdwijnt het pictogram.
Beschikbare statussen
Elk item in het Compliance-centrum heeft een status:
Er moet actie worden ondernomen – Het Compliance-team van Payhawk heeft informatie of een document van je nodig.
Wordt verwerkt – Payhawk leest een document dat je hebt geüpload.
In afwachting van verificatie – Je hebt alle benodigde gegevens voor het item verstrekt en het Compliance-team van Payhawk gaat het nu controleren.
Voltooid – Het item bevat alles wat nodig is, of het Compliance-team van Payhawk heeft het gecontroleerd en goedgekeurd. Je hoeft niets meer te doen.