Deze functie wordt momenteel geleidelijk uitgerold en is beschikbaar voor alle klanten uit de EU die nog niet zijn begonnen met de onboarding van hun entiteit.
In het gedeelte Bestuurders en eigenaren van het Compliance-centrum staan alle personen en bedrijven vermeld die eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over je onderneming. Payhawk heeft dit overzicht nodig om te controleren wie er achter het bedrijf zit, voordat je aanvraag kan worden goedgekeurd.
In het overzicht staat iedereen die eigenaar is van of zeggenschap uitoefent over de onderneming, met inbegrip van eigenaren die Payhawk herkent op basis van de aandeelhoudersstructuur.
Payhawk vult dit overzicht voor je in op basis van het officiële handelsregister. Daarna staat er boven het overzicht een melding met hoeveel personen en bedrijven Payhawk heeft gevonden en voor hoeveel daarvan nog informatie van jou nodig is.
Als je eigendomsstructuur andere bedrijven omvat, zoals een moedermaatschappij of holding, is het overzicht per bedrijf gegroepeerd. Je onderneming staat bovenaan, gevolgd door de andere bedrijven in de structuur. Iemand die in meer dan één bedrijf een rol heeft, staat onder elk van die bedrijven.
Bij elke persoon of elk bedrijf in het overzicht staat wat er nog ontbreekt, bijvoorbeeld Ontbreekt: Geboortedatum, Status politiek prominente persoon.
Het Compliance-team van Payhawk kan na beoordeling van je aanvraag meer personen toevoegen. Wanneer uit een bedrijfsdocument blijkt dat er nog een eigenaar in de keten zit, verschijnt die persoon in de lijst met de status Er moet actie worden ondernomen.
Een persoon of een bedrijf aan de aanvraag toevoegen
Sommige gegevens zijn mogelijk al ingevuld op basis van het officiële handelsregister of van documenten die je hebt geüpload. Waarden die Payhawk uit je documenten heeft gehaald, zijn gemarkeerd met een glinsterpictogram. Controleer ze en corrigeer ze indien nodig.
Zo voeg je een persoon of een bedrijf toe:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Compliance-centrum.
Klik onder Bestuurders en eigenaren op de knop + Persoon of bedrijf toevoegen en selecteer:
Een persoon, dat wil zeggen een natuurlijke persoon die optreedt als eigenaar, bestuurder of gevolmachtigde. Je kunt kiezen uit de volgende drie rollen:
Een Directeur is een persoon die is aangesteld om de organisatie te leiden.
Een Aandeelhouder is een persoon of bedrijf dat een belang in de onderneming heeft. In het overzicht staat het eigendomspercentage naast de rol vermeld.
Een Gevolmachtigde is een persoon die bevoegd is om namens de entiteit op te treden, bijvoorbeeld om de aanvraag te ondertekenen.
Een Bedrijf, dat wil zeggen een rechtspersoon die optreedt als eigenaar of bestuurder, zoals een holdingmaatschappij. Je kunt kiezen uit de volgende twee rollen:
Een Rechtspersoon-bestuurder is een organisatie die is aangesteld om de entiteit te leiden, in plaats van een natuurlijke persoon. Payhawk controleert de personen die leiding geven aan die onderneming.
Een Zakelijke aandeelhouder is een onderneming die een belang in de entiteit heeft, zoals een moedermaatschappij of een holding. Payhawk traceert het eigendom via deze onderneming tot aan de personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over de groep.
Klik op Toevoegen.
Vereiste gegevens voor bestuurders en aandeelhouders
Voor elke bestuurder of aandeelhouder moet je in het gedeelte Bestuurders en eigenaren de volgende gegevens verstrekken:
Voornaam.
Achternaam.
Geboortedatum.
Nationaliteit(en) (als iemand meer dan één nationaliteit heeft, vermeld ze dan allemaal).
Land van verblijf.
Politieke blootstelling: of de persoon in de afgelopen 12 maanden een politiek prominente persoon (PEP), een familielid van een PEP of een naaste geassocieerde van een PEP is geweest. Je kiest een van de drie opties: Deze persoon is een politiek prominente persoon (PEP), Deze persoon is een familielid of naaste geassocieerde van een PEP of Geen van beide. Een politiek prominente persoon bekleedt een vooraanstaande publieke functie, bijvoorbeeld een hooggeplaatste overheidsfunctionaris, een politicus of het hoofd van een overheidsorganisatie.
Vereiste gegevens voor gevolmachtigden
Voor elke gevolmachtigde in het gedeelte Bestuurders en eigenaren moet je de volgende gegevens verstrekken:
Voornaam.
Achternaam.
E-mailadres.
Land van verblijf.
Als je een gevolmachtigde kiest om de aanvraag te ondertekenen, vraagt het gedeelte Ondertekening om de overige gegevens van die persoon, waaronder de volmacht. Zie je aanvraag ondertekenen en indienen voor meer informatie.
Vereiste gegevens voor rechtspersoon-bestuurders en zakelijke aandeelhouders
Voor elke rechtspersoon-bestuurder of zakelijke aandeelhouder moet je in het gedeelte Bestuurders en eigenaren de volgende gegevens verstrekken:
Bedrijfsnaam.
Type rechtspersoon, bijvoorbeeld een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.
Registratienummer.
Registratieadres van het bedrijf, inclusief land, straatnaam, plaats en postcode.
Officieel uittreksel uit het handelsregister.
Een persoon uit de aanvraag verwijderen
Zo verwijder je iemand uit de aanvraag:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Compliance-centrum.
Ga naar Bestuurders en eigenaren en open de gewenste persoon door op zijn of haar naam te klikken.
Klik in het venster dat verschijnt op Deze persoon verwijderen.
Als je iemand verwijdert, worden ook diens gegevens en alle door hem of haar aangeleverde documenten gewist. Controleer daarom de lijst voordat je je keuze bevestigt. Je kunt de persoon later opnieuw toevoegen, maar de gegevens komen niet terug.
Klik op Verwijderen om te bevestigen.
Je kunt geen persoon of bedrijf verwijderen dat Payhawk in het officiële handelsregister heeft gevonden, en ook geen rol die het Compliance-team van Payhawk al heeft geaccepteerd. In plaats van de optie om te verwijderen, zie je daar de link Ik kan dit niet aanleveren. Klik erop om te zien hoe je contact opneemt met het Compliance-team van Payhawk via compliance@payhawk.com.