Deze functie wordt momenteel geleidelijk uitgerold en is beschikbaar voor alle klanten uit de EU die nog niet zijn begonnen met de onboarding van hun entiteit.
In het gedeelte Bedrijfsdocumenten van het Compliance-centrum staan alle documenten vermeld die je voor je entiteit moet aanleveren. Payhawk heeft deze documenten nodig als bewijs dat de entiteit legitiem is. Uit de documenten blijkt ook de eigendomsstructuur van de entiteit.
Payhawk haalt een deel van deze documenten voor je op uit het officiële handelsregister. Daarna zie je boven het gedeelte een melding met hoeveel documenten Payhawk uit het register heeft opgehaald en hoeveel je nog moet uploaden. Je hoeft alleen de documenten te uploaden die zijn gemarkeerd met Er moet actie worden ondernomen.
Afhankelijk van je bedrijf kan het gedeelte ook andere documenten bevatten die Payhawk uit het register heeft opgehaald, bijvoorbeeld een bestuurdersverklaring. Sommige documenten kunnen worden weergegeven onder de naam die het lokale register gebruikt, bijvoorbeeld UBO-opgave voor de verklaring van uiteindelijk belanghebbende van een Nederlands bedrijf.
Als je eigendomsstructuur andere bedrijven omvat, worden de documenten per bedrijf gegroepeerd.
Officieel uittreksel uit het handelsregister
Het officiële uittreksel uit het handelsregister mag niet ouder zijn dan zes maanden. Hierin moet het volgende worden vermeld:
De officiële naam en rechtsvorm van je bedrijf.
Het adres van de statutaire zetel.
Het adres waar de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten plaatsvinden, indien dit afwijkt van dat van de statutaire zetel.
Het registratienummer, indien toegekend.
Als dergelijke uittreksels niet worden afgegeven in het land waar je bedrijf geregistreerd staat, dien je in plaats daarvan een gelijkwaardig document te verstrekken, bijvoorbeeld een verklaring van goede reputatie.
Verklaring van uiteindelijk belanghebbende
De verklaring van uiteindelijk belanghebbende mag niet ouder zijn dan zes maanden en moet zijn afgegeven door een overheidsinstantie. Hierin worden de personen vermeld die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over je bedrijf. Zij worden aangeduid als de uiteindelijk belanghebbenden of personen met zeggenschap.
In het document staan doorgaans de volgende gegevens vermeld:
Hun volledige namen.
Hun nationaliteit.
Het percentage dat zij bezitten of beheren.
Eigendomsstructuur van de onderneming
De eigendomsstructuur van de onderneming geeft een beeld van de eigendomsverhoudingen binnen je bedrijf, inclusief alle moeder- en dochterondernemingen die daarmee verbonden zijn.
Om vertragingen te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat de volgende gegevens in het overzicht staan:
Elk bedrijf in de eigendomsketen, vanaf jouw bedrijf tot aan de personen die er uiteindelijk eigenaar van zijn of er zeggenschap over hebben.
Het registratienummer of het land van registratie van elk bedrijf.
De volledige namen van de uiteindelijk belanghebbenden.
Het eigendomspercentage op elk niveau. Aandeelhouders met een belang van minder dan 5% mag je onder één noemer brengen.
De datum waarop het overzicht is opgesteld.
Laat het overzicht, indien mogelijk, ondertekenen door een bestuurder of een gevolmachtigde. Je mag het ook laten waarmerken door een registeraccountant of een juridisch adviseur.
Je geüploade documenten controleren
Wanneer je een document uploadt, controleert Payhawk of het om het gevraagde document gaat en leest het de gegevens erin uit. Bij elk geüpload bestand staat de status:
Wordt geüpload - Het bestand wordt nog geüpload.
Document wordt gecontroleerd - Payhawk controleert of het bestand het gevraagde document is.
Geverifieerd - Payhawk heeft het bestand herkend als het gevraagde document.
Document komt niet overeen - Het bestand lijkt een ander document te zijn. Lees de uitleg onder het bestand, verwijder het bestand en upload het gevraagde document.
Document niet herkend - Payhawk kon het bestand niet herkennen als het gevraagde document. Upload een duidelijke, volledige kopie van het gevraagde document.
Geüpload - Het bestand is geüpload en wordt niet automatisch gecontroleerd.
De gegevens die Payhawk uit je documenten uitleest, worden ingevuld in de bijbehorende velden in het Compliance-centrum en zijn gemarkeerd met een glinsterpictogram. Controleer deze waarden en corrigeer ze indien nodig.
