Deze functie wordt momenteel geleidelijk uitgerold en is beschikbaar voor alle klanten uit de EU die nog niet zijn begonnen met de onboarding van hun entiteit.
Voordat het Compliance-team van Payhawk je aanvraag definitief kan goedkeuren, moet een directeur verklaren dat de informatie die je hebt verstrekt, juist is. Deze verklaring is onderdeel van het due diligence-audittraject en is vereist voor de wettelijk verplichte administratie.
Een ondertekenaar toevoegen
Zo voeg je een ondertekenaar aan de aanvraag toe:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Compliance-centrum.
Selecteer in het gedeelte Ondertekening het volgende:
De optie Directeur ondertekent rechtstreeks: als je wilt dat een directeur zijn of haar identiteit verifieert en zelf ondertekent, selecteer dan een directeur uit de lijst. Als je entiteit wordt bestuurd door een ander bedrijf, toont de lijst ook de personen die dat bedrijf besturen. Als je een van hen kiest, voegt Payhawk deze persoon ook toe als directeur van je entiteit onder Bestuurders en eigenaren.
De optie Directeur machtigt een vertegenwoordiger: als je wilt dat een directeur iemand anders machtigt om namens hem of haar te tekenen, kies dan een vertegenwoordiger. Voor een vertegenwoordiger moet je ook een volmacht uploaden die is ondertekend door een directeur of een wettelijk vertegenwoordiger van het bedrijf. Klik op Een sjabloon downloaden om het sjabloon van Payhawk te gebruiken.
Vul in het venster Contactgegevens dat verschijnt de contactgegevens van de ondertekenaar in:
Voornaam en achternaam.
Geboortedatum.
Nationaliteit(en).
Land van verblijf.
E-mailadres en telefoonnummer.
Of deze een politiek prominente persoon is (alleen als je een nieuwe directeur toevoegt).
Als je een directeur kiest die al onder Bestuurders en eigenaren staat, zijn de meeste van deze gegevens al ingevuld en hoef je alleen het e-mailadres en telefoonnummer toe te voegen. Voor een vertegenwoordiger geef je ook de geboortedatum, nationaliteit en het telefoonnummer op, samen met de volmacht.
Klik op Gegevens ondertekenaar opslaan. De naam van de ondertekenaar verschijnt vervolgens onder de entiteit in het gedeelte Ondertekening.
Voor bedrijven die in het Verenigd Koninkrijk zijn geregistreerd, upload je het officiële identiteitsbewijs en het adresbewijs van de ondertekenaar rechtstreeks in het gedeelte Ondertekening. Payhawk controleert elk bestand zodra je het uploadt.
Als je de gegevens van de ondertekenaar opslaat, wordt er niets naar de ondertekenaar gestuurd. Payhawk neemt pas contact op met de ondertekenaar nadat het Compliance-team van Payhawk de rest van je aanvraag heeft geverifieerd. De ondertekenaar verifieert dan zijn of haar identiteit en ondertekent de verklaring.
Een ondertekenaar wijzigen
Zo wijzig je een ondertekenaar voor de aanvraag:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Compliance-centrum.
Open het gedeelte Ondertekening.
Klik op Een andere ondertekenaar kiezen. Vervolgens kun je opnieuw een van de twee opties selecteren en de gegevens van de nieuwe ondertekenaar invoeren.
Je aanvraag ter beoordeling indienen
Zodra je alle taken in alle vier de gedeeltes hebt voltooid, wordt de knop Ter beoordeling indienen bovenaan de pagina beschikbaar. Klik hierop om je aanvraag naar het Compliance-team van Payhawk te sturen. De knop blijft niet beschikbaar zolang Payhawk je bedrijfsgegevens verzamelt of documenten leest die je hebt geüpload.
Terwijl het Compliance-team je aanvraag controleert, hebben de ingediende items de status In afwachting van verificatie. Het team markeert vervolgens elk geaccepteerd item als Voltooid. Geaccepteerde items worden alleen-lezen, en een document dat is geaccepteerd, kan niet worden vervangen.
Het Compliance-team kan na beoordeling van je aanvraag ook nog vereisten toevoegen. Als er meer informatie nodig is, verschijnen er nieuwe punten in het Compliance-centrum. Controleer de pagina op punten die zijn gemarkeerd met de status Er moet actie worden ondernomen.
Voor het bewerken van taken die met naleving te maken hebben is een specifieke machtiging vereist. Als de gedeeltes als alleen-lezen worden geopend, vraag dan een Payhawk Beheerder binnen je organisatie om je toegang te verlenen tot de taken of om je de rol Gevolmachtigde toe te wijzen.