De integratie tussen de systemen van Payhawk en Microsoft Dynamics 365 Finance wordt tot stand gebracht via de Payhawk-extensie.
De twee systemen koppelen
Om verbinding te maken met Microsoft Dynamics 365 Finance:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > integraties.
Onder beschikbare integraties, zoek Microsoft Dynamics 365 Finance en klik op verbinden.
Klik in het volgende scherm op doorgaan.
Kies de juiste omgeving waarmee je wilt koppelen.
Je moet nu de juridische entiteit in Microsoft Dynamics 365 Finance selecteren die aan het Payhawk-account wordt gekoppeld, zodat de gegevens tussen beide systemen gesynchroniseerd kunnen worden.
Elk Payhawk-account is gekoppeld aan een specifieke entiteit in Microsoft Dynamics 365 Finance. Deze entiteit bepaalt welke gegevens tussen de twee systemen worden gesynchroniseerd.
Bankrekeningen koppelen
Tijdens het koppelen van Payhawk aan Microsoft Dynamics 365 Finance vraagt Payhawk je om de hoofdinstellingen te configureren en de volgende informatie op te geven:
In het veld koppeling bankrekening, geef je aan welke bankrekening aan elk Payhawk-account wordt gekoppeld.
In het veld reconciliatie van bankrekeningen, geef je aan of je voorkeur uitgaat naar dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse reconciliatie.
In het veld betalingsconfiguratie kies je de grootboekrekening waarop je POS- en FX-kosten wilt boeken.
Kies in het veld Payhawk-specifieke rekeningen een rekening voor ‘suspense cash in transit’.
Klik op doorgaan om het synchroniseren van de informatie te starten.
Voor meer informatie, zie het artikel over het configureren van de Payhawk-extensie voor Microsoft Dynamics 365 Finance en hoe deze je gegevens doorstuurt.
Exports van onkostendeclaraties instellen
Om de exportfunctie voor onkostendeclaraties te kunnen gebruiken, moet een Payhawk-beheerder de functie configureren in de integratie-instellingen:
Ga in de Payhawk Web Portal naar Instellingen > Integraties en selecteer de Microsoft Dynamics 365 Finance-integratie.
Klik op Configuratie bewerken.
Kies onder de instellingen voor het exporteren van onkostendeclaraties het gewenste exportformaat (individueel of samengevoegd) en het recordtype (leveranciersfactuur, journaalpost of onkostendeclaratie).
Selecteer een vereffeningsgrootboekrekening.
Klik op Wijzigingen opslaan.
De vereffeningsgrootboekrekening is vereist voor geaggregeerde export waarbij een onkostendeclaratie onkosten en betalingen in verschillende valuta bevat. In een geaggregeerde export kunnen meerdere onkosten en de bijbehorende betalingen elk in een andere valuta zijn. Microsoft Dynamics 365 Finance staat niet toe dat transacties in verschillende valuta's rechtstreeks aan elkaar worden gekoppeld.
De vereffeningsrekening lost dit op door als tussenpersoon te fungeren - Payhawk boekt zowel de onkosten als de betalingen tegen de vereffeningsrekening en genereert journaalposten om ze met elkaar in overeenstemming te brengen. Op deze manier wordt elke uitgave gekoppeld aan de betaling via de vereffeningsrekening, zelfs als de oorspronkelijke valuta's niet overeenkomen.
Opmerkingen bij de configuratie
De integratie-instellingen van de vorige keer dat Payhawk en je boekhoudsysteem verbonden waren, worden de eerstvolgende keer dat je verbinding maakt automatisch opnieuw toegepast.
Je kunt de huidige integratie-instellingen bewerken zonder de verbinding met je boekhoudsysteem te verbreken. Ga in Payhawk naar instellingen > integraties, klik op het optiemenu (drie stippen) van het gewenste ERP-systeem en selecteer configuratie bewerken.