Payhawk is geïntegreerd met PPF (Portail Public de Facturation), het Franse nationale systeem voor e-facturatie waarop inkoop- en facturatiedocumenten elektronisch worden uitgewisseld. Hierdoor voldoet je organisatie aan het Franse binnenlandse B2B e-facturatiemandaat vanaf september 2026.
Payhawk maakt verbinding via zijn partner Invopop, een door de Franse overheid goedgekeurd platform (Plateforme Agréée), dat je facturen ontvangt en namens jou de vereiste wettelijke gegevens en statussen rapporteert aan de belastingdienst.
Details
Rond de KYC-verificatie bij Payhawk af voordat er verbinding wordt gemaakt met PPF. De PPF-registratie kan pas worden voltooid zodra de KYC is afgerond.
Als het bedrijf deel uitmaakt van een btw-groep, kan het SIREN-nummer dat Payhawk automatisch afleidt van het btw-nummer onjuist zijn. Als een vooraf ingevuld SIREN-nummer niet klopt, neem dan contact op met Payhawk Support. Stuur een officieel document mee, zoals een uittreksel van het handelsregister, waarin het juiste SIREN-nummer wordt bevestigd, zodat het team dit kan aanpassen. Nadat een SIREN is gewijzigd, wordt deze de volgende dag actief vanwege vertragingen bij updates in het register (annuaire).
De twee systemen koppelen
Zo koppel je je Payhawk-account aan PPF:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar het tabblad instellingen > integraties > e-facturatie .
Klik op de kaart PPF op koppelen.
Klik op de volgende pagina op doorgaan.
Op de pagina Registreren op de Portail Public de Facturation (PPF):
Controleert Payhawk of je een geldig btw-nummer hebt, of dat gekoppeld is aan je account, en of het SIREN-nummer is afgeleid van dat btw-nummer.
Als het SIREN-nummer momenteel geregistreerd is bij een andere provider voor e-facturatie, kan er gekozen worden uit de volgende opties:
Start een migratie rechtstreeks via de Payhawk-interface tijdens het verbinden. Als er een reeds gebruikte routing key wordt geselecteerd, start Payhawk automatisch het migratieproces. Dit is een alternatief voor het handmatig afmelden bij de vorige provider. De verbinding wordt als 'in behandeling' weergegeven terwijl de migratie achter de schermen wordt voltooid (dit kan tot een week duren). De bestaande provider blijft e-facturen ontvangen totdat een bevestigingsmail aangeeft dat de overstap is afgerond. Invopop, de partner van Payhawk, stuurt het migratieverzoek naar je huidige provider en regelt de communicatie met hen voor je.
Tijdens de migratie heeft je huidige provider ongeveer 5 dagen om bezwaar te maken of een migratiecode te verstrekken. Sommige providers hebben meer tijd nodig of reageren niet. Als jouw provider niet heeft gereageerd, kun je het proces versnellen door rechtstreeks contact met hen op te nemen. Zodra de migratie is voltooid, wordt de registratie automatisch afgerond en ontvangt de gebruiker die de migratie heeft gestart een e-mail.
Verbreek de verbinding met je huidige provider niet en meld je daar niet af zolang de migratie loopt. Je huidige provider blijft je e-facturen ontvangen totdat de overstap is afgerond, zodat je er geen mist. Als je de verbinding al hebt verbroken, neem dan contact op met Payhawk Support zodat het team je registratie kan afronden.
Voeg een achtervoegsel toe aan het SIREN-nummer om zowel Payhawk als de bestaande e-facturatieprovider naast elkaar te gebruiken.
Als je je SIREN met een achtervoegsel hebt geregistreerd, maar wilt dat Payhawk je gewone SIREN (zonder achtervoegsel) overneemt die nog bij een andere aanbieder is geregistreerd, verwijder dan de registratie in Payhawk en registreer daarna opnieuw, waarbij je het achtervoegsel leeg laat. Het registreren van de gewone SIREN zonder achtervoegsel activeert de portabiliteitsmigratie (portabilité) die deze van de andere aanbieder naar Payhawk overzet.
Voeg je SIREN-nummer toe en ga akkoord met de verwerking van de e-factuur als je SIREN-nummer niet in gebruik is bij een andere provider.
Klik op doorgaan.
Klik op de volgende pagina op OK. Zodra de integratie volledig actief is, krijg je via e-mail bericht over de succesvolle koppeling.
Het verbindingsproces duurt minder dan een minuut. Wijzigingen in het Franse register (annuaire) worden de volgende kalenderdag van kracht, dus je PPF-adres wordt actief op de dag nadat je de verbinding hebt gemaakt.
Er is geen verplichte verificatieperiode, dus je kunt eFacturen ontvangen zodra je adres actief is. Sommige organisaties ontvangen zelfs al live eFacturen, vooruitlopend op de verplichting van september 2026.
PPF-facturen ontvangen in meer dan één systeem
Het PPF maakt gebruik van Peppol als transportnetwerk. Een identificatiecode voor het deelnemersnetwerk kan slechts door één toegangspunt worden "beheerd", bijvoorbeeld door Payhawk.
Om twee platformen bij het PPF te registreren, bijvoorbeeld Payhawk en Pennylane, moet je ervoor zorgen dat ten minste één van die registraties een achtervoegsel (suffix) gebruikt. Dit geeft het systeem de opdracht om het als een andere identificatiecode voor het deelnemersnetwerk te behandelen (vergelijkbaar met een ander elektronisch adres voor de facturen die het verzendt).
Hierdoor kan je leverancier kiezen naar welke identificatiecode voor het deelnemersnetwerk (adres) hij de factuur verzendt. De factuur komt vanuit het netwerk ofwel bij Payhawk ofwel bij Pennylane terecht, maar niet bij beide.
Deze infrastructuur helpt dubbele facturen te voorkomen: als de factuur in Payhawk wordt ontvangen en je vervolgens je uitgaven naar Pennylane exporteert, wordt er geen duplicaat aangemaakt omdat de factuur alleen naar Payhawk is verzonden.
Statussen in de factuurlevenscyclus rapporteren aan PPF
Terwijl een factuur haar levenscyclus doorloopt, wordt de status ervan gerapporteerd aan PPF.
Het rapporteren van deze statussen in de levenscyclus van facturen maakt deel uit van de PPF-uitwisseling en staat los van eReporting. Hoewel eReporting verantwoordelijk is voor het verzenden van transactie- en betalingsgegevens naar de belastingdienst, is dit een functie van het ERP-systeem en valt dit buiten het bereik van Payhawk.
De volgende statussen zijn verplicht en worden altijd gerapporteerd:
200 Déposée wordt gerapporteerd door de Plateforme Agréée (PA) van de leverancier wanneer de factuur wordt ingediend.
210 Refusée wordt gerapporteerd wanneer je in Payhawk een van PPF ontvangen e-factuur verwijdert.
212 Encaissée wordt gerapporteerd door de PA van de leverancier wanneer deze de betaling ontvangt.
213 Rejetée wordt gerapporteerd door de PA van de leverancier of door Invopop wanneer functionele controles (validaties) aan hun kant mislukken.
Andere statussen, zoals goedgekeurd en ontvangen, zijn optioneel; Payhawk rapporteert deze daarom niet.