Payhawk is geïntegreerd met PPF (Portail Public de Facturation), het Franse nationale systeem voor e-facturatie waarop inkoop- en facturatiedocumenten elektronisch worden uitgewisseld. Hierdoor voldoet je organisatie aan het Franse binnenlandse B2B e-facturatiemandaat vanaf september 2026.
Payhawk maakt verbinding via zijn partner Invopop, een door de Franse overheid goedgekeurd platform (Plateforme Agréée), dat je facturen ontvangt en namens jou de vereiste wettelijke gegevens en statussen rapporteert aan de belastingdienst.
Details
Rond de KYC-verificatie bij Payhawk af voordat er verbinding wordt gemaakt met PPF. De PPF-registratie kan pas worden voltooid zodra de KYC is afgerond.
Als het bedrijf deel uitmaakt von een btw-groep, kan het SIREN-nummer dat Payhawk automatisch afleidt van het btw-nummer onjuist zijn. Als een vooraf ingevuld SIREN-nummer niet klopt, neem dan contact op met Payhawk Support. Stuur een officieel document mee, zoals een uittreksel van het handelsregister, waarin het juiste SIREN-nummer wordt bevestigd, zodat het team dit kan aanpassen. Nadat een SIREN is gewijzigd, wordt deze de volgende dag actief vanwege vertragingen bij updates in het register (annuaire).
Payhawk koppelen aan PPF
Zo koppel je je Payhawk-account aan PPF:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar het tabblad instellingen > integraties > e-facturatie .
Klik in het dialoogvenster PFF op koppelen.
Klik op de volgende pagina op doorgaan.
Op de pagina Registreren op de Portail Public de Facturation (PPF):
Controleert Payhawk of je een geldig btw-nummer hebt, of dat gekoppeld is aan je account, en of het SIREN-nummer is afgeleid van dat btw-nummer.
Als het SIREN-nummer momenteel geregistreerd is bij een andere provider voor e-facturatie, kan er gekozen worden uit de volgende opties:
Start een migratie rechtstreeks via de Payhawk-interface tijdens het verbinden. Als er een reeds gebruikte routing key wordt geselecteerd, start Payhawk automatisch het migratieproces. Dit is een alternatief voor het handmatig afmelden bij de vorige provider. De verbinding wordt als 'in behandeling' weergegeven terwijl de migratie achter de schermen wordt voltooid (dit kan tot een week duren). De bestaande provider blijft e-facturen ontvangen totdat een bevestigingsmail aangeeft dat de overstap is afgerond.
Voeg een achtervoegsel toe aan het SIREN-nummer om zowel Payhawk als de bestaande e-facturatieprovider naast elkaar te gebruiken.
Als u uw SIREN met een achtervoegsel hebt geregistreerd, maar wilt dat Payhawk uw gewone SIREN (zonder achtervoegsel) overneemt die nog bij een andere aanbieder is geregistreerd, verwijder dan de registratie in Payhawk en registreer daarna opnieuw, waarbij u het achtervoegsel leeg laat. Het registreren van de gewone SIREN zonder achtervoegsel activeert de portabiliteitsmigratie (portabilité) die deze van de andere aanbieder naar Payhawk overzet.
Voeg je SIREN-nummer toe en ga akkoord met de verwerking van de e-factuur als je SIREN-nummer niet in gebruik is bij een andere provider.
Klik op doorgaan.
Klik op de volgende pagina op OK. Zodra de integratie volledig actief is, krijg je via e-mail bericht over de succesvolle koppeling.
De activering is vrijwel direct. Het verbindingsproces duurt minder dan een minuut, en je PPF-adres is operationeel zodra je klaar bent.
Er is geen verplichte verificatieperiode, dus je kunt meteen eFacturen ontvangen. Sommige organisaties ontvangen zelfs al live eFacturen, vooruitlopend op de verplichting van september 2026.
PPF-facturen ontvangen in meer dan één systeem
Het PPF maakt gebruik van Peppol als transportnetwerk. Een identificatiecode voor het deelnemersnetwerk kan slechts door één toegangspunt worden "beheerd", bijvoorbeeld door Payhawk.
Om twee platformen bij het PPF te registreren, bijvoorbeeld Payhawk en Pennylane, moet u ervoor zorgen dat ten minste één van die registraties een achtervoegsel (suffix) gebruikt. Dit geeft het systeem de opdracht om het als een andere identificatiecode voor het deelnemersnetwerk te behandelen (vergelijkbaar met een ander elektronisch adres voor de facturen die het verzendt).
Hierdoor kan uw leverancier kiezen naar welke identificatiecode voor het deelnemersnetwerk (adres) hij de factuur verzendt. De factuur komt vanuit het netwerk ofwel bij Payhawk ofwel bij Pennylane terecht, maar niet bij beide.
Deze infrastructuur helpt dubbele facturen te voorkomen: als de factuur in Payhawk wordt ontvangen en u vervolgens uw uitgaven naar Pennylane exporteert, wordt er geen duplicaat aangemaakt omdat de factuur alleen naar Payhawk is verzonden.
Statussen in de factuurlevenscyclus rapporteren aan PPF
Terwijl een factuur haar levenscyclus doorloopt, wordt de status ervan gerapporteerd aan PPF.
Het rapporteren van deze statussen in de levenscyclus van facturen maakt deel uit van de PPF-uitwisseling en staat los van eReporting. Hoewel eReporting verantwoordelijk is voor het verzenden van transactie- en betalingsgegevens naar de belastingdienst, is dit een functie van het ERP-systeem en valt dit buiten het bereik van Payhawk.
De volgende statussen zijn verplicht en worden altijd gerapporteerd:
200 Déposée wordt gerapporteerd door de Plateforme Agréée (PA) van de leverancier wanneer de factuur wordt ingediend.
210 Refusée wordt gerapporteerd wanneer je in Payhawk een van PPF ontvangen e-factuur verwijdert.
212 Encaissée wordt gerapporteerd door de PA van de leverancier wanneer deze de betaling ontvangt.
213 Rejetée wordt gerapporteerd door de PA van de leverancier of door Invopop wanneer functionele controles (validaties) aan hun kant mislukken.
Andere statussen, zoals goedgekeurd en ontvangen, zijn optioneel; Payhawk rapporteert deze daarom niet.