Als een Payhawk Beheerder bij je bedrijf Payhawk heeft geactiveerd in Slack, zie je de Payhawk-app in het Slack-kanaal van je bedrijf.
De Payhawk-app, Financial Controller Agent genaamd, is te vinden in het gedeelte apps en wordt weergegeven zoals je op de onderstaande afbeelding ziet.
Dankzij deze integratie kan Payhawk je slimme herinneringen sturen voor ontbrekende onkostendocumenten, onkosten direct indienen in Slack en onkosten goedkeuren of afwijzen als je deel uitmaakt van een goedkeuringsworkflow.
Om optimaal te profiteren van de integratie tussen Payhawk en Slack, moet je een verificatieproces doorlopen, waardoor Slack toegang krijgt tot je Payhawk-gegevens.
Ook als je niet achter je laptop zit, kun je de Payhawk-app gebruiken vanuit Slack op je telefoon of direct werken in de mobiele app van Payhawk.
Authenticeren in Slack
Voordat je Slack kunt gebruiken om documenten en onkosten in te dienen, moet je een verificatieproces doorlopen, waardoor Slack toegang krijgt tot je onkosten.
Als je e-mailadressen voor Slack en Payhawk overeenkomen, maar je hebt je niet geverifieerd, zie je de Payhawk-app wel in Slack en ontvang je slimme herinneringen, maar kun je geen acties ondernemen als het uploaden van onkostendocumenten of het indienen van onkosten.
Als je e-mailadressen voor Slack en Payhawk niet overeenkomen of als je meerdere Slack-accounts hebt, zie je de Payhawk-app wel in Slack, maar ontvang je geen slimme herinneringen en kun je geen acties ondernemen, totdat je het verificatieproces doorlopen hebt.
Als medewerker kun je je op de volgende manier verifiëren bij Slack:
Ga naar Slack en selecteerFinancial Controller Agent. Als de Payhawk-app niet verschijnt in de lijst, klik dan op apps toevoegen en zoek naar Financial Controller Agent.
Om het verificatieproces te starten, voer je in Slack het commando
/payhawk-loginin. Je krijgt vervolgens dit antwoord:
Klik in het volgende scherm op toestaan.
Op het moment waarop je je eerste actie wilt uitvoeren, vraagt de Financial Controller AI Agent je om je te verifiëren.
Documenten en onkosten indienen via Slack
Zodra je als medewerker een onkosten-item hebt aangemaakt, ontvang je een herinnering in Slack om er een onkostendocument bij te uploaden. De AI Agent leidt je door de verplichte velden voor indiening en stelt automatisch relevante informatie voor op basis van het document en de transactiegegevens.
Het voelt alsof je chat met ChatGPT. Onkosten indienen met Payhawk is een fluitje van een cent:
Ga naar Slack en selecteer de Payhawk-app.
Open de herinnering die je hebt ontvangen in het tabblad chat of geschiedenis.
Klik op de knop onkosten indienen of sleep het document naar de chat.
Upload het onkostendocument (indien vereist voor indiening).
Selecteer alle vereiste gegevens die betrekking hebben op de onkosten of voeg deze toe, zoals de onkostencategorie.
Zodra alle vereiste velden zijn verzameld en je er waarden voor hebt opgegeven, zal de AI Agent de status van de onkosten samenvatten
Bevestig de indiening bij de AI Agent op een van de volgende manieren:
Klik op bevestigen, inzenden of OK.
Reageer met een emoji.
Geef toelichting als je wilt.
Aanvragen goedkeuren in Slack
Als goedkeurder die binnen je bedrijf deel uitmaakt van de goedkeuringsworkflow, ontvang je in Slack by Payhawk een slimme herinnering over onkosten die je nog moet goedkeuren. Je kunt onkosten-items, inkooporders, kaarten en fondsen goedkeuren, afhankelijk van de workflow waar je deel van uitmaakt.
Zo keur je de aanvraag goed, wijs je hem af of voorzie je hem van een reactie:
Ga naar Slack en selecteer de Payhawk-app.
Klik op de betreffende actie - in dit geval goedkeuren.
De taalvoorkeuren voor slimme herinneringen in Slack bijwerken
De wijziging geldt alleen voor nieuwe berichten; eerder verzonden slimme herinneringen worden niet alsnog vertaald.