Payhawk kan je kaarttransacties naar Oracle NetSuite exporteren als creditcardboekingen. In een creditcardboeking zijn kaartuitgaven geregistreerd die al zijn betaald. Payhawk boekt daardoor de uitgave en de betaling in één record, in plaats van dat eerst een leveranciersrekening wordt gemaakt en de rekening daarna wordt betaald.
Voor meer informatie ga je naar het artikel over Geëxporteerde gegevens tussen Oracle NetSuite en Payhawk.
Voordat je begint
Controleer voordat je kaarttransacties als creditcardboekingen exporteert het volgende:
Of je Oracle NetSuite-account minstens één grootboekrekening van het type Creditcard heeft. Voor dit type rekening heb je niets aan een Overige kortlopende verplichtingen-rekening.
Je rol in Oracle NetSuite heeft de Creditcard-machtiging op het niveau Volledig. De crediteurenmachtigingen die je voor leveranciersrekeningen gebruikt, dekken dit recordtype niet.
Export van creditcardboekingen instellen
Wanneer je Payhawk aan Oracle NetSuite koppelt, kies je het recordtype voor kaartuitgaven, of pas je dit later aan in de integratie-instellingen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Integraties.
Klik in de integratie Oracle NetSuite op het menu, de drie stippen, en selecteer Configuratie bewerken.
Selecteer onder de instellingen voor het exporteren van kaartuitgaven Uitgaven met creditcards als recordtype.
Selecteer de grootboekrekening voor de creditcard die je wilt belasten.
Klik op Wijzigingen opslaan.
Betalingen met creditcard boeken in Oracle NetSuite
Payhawk exporteert een kaarttransactie als een creditcardboeking nadat de transactie is verwerkt en de uitgave is beoordeeld. Payhawk maakt geen aparte boekingsregel aan, omdat de boeking betrekking heeft op zowel de uitgave als de betaling.
De boeking wordt geregistreerd zodra Oracle NetSuite deze opslaat, en vervolgens voert Oracle NetSuite de volgende stappen uit:
Verrekent het uitgaven- of artikelbedrag met het nettobedrag.
Verrekent de btw of GST met het belastingbedrag.
Verrekent de creditcardrekening met het brutobedrag.
Het saldo van de creditcardrekening sluit vanaf dat moment aan op je kaartafschrift. Je werkt het saldo later bij met de afschriftverwerking zelf, niet met de betaling van een rekening.
Een creditcardboeking heeft een veld Leverancier, waardoor je kaartuitgaven zichtbaar blijven in leveranciers- en inkooprapporten. De boeking maakt geen crediteurenboeking aan, dus deze verschijnt niet in crediteurenspecificaties, betaalruns of cashflowprognoses op basis van crediteuren.
Geëxporteerde gegevens
Payhawk exporteert de volgende gegevens naar een creditcardboeking:
Leverancier
Categorie, gekoppeld aan het rekeningschema van Oracle NetSuite
Documentdatum
Serviceperiode, weergegeven als de boekingsperiode in Oracle NetSuite
Notitie, weergegeven in het veld Memo
Documentafbeelding
Bedrag, exclusief btw
Valuta en wisselkoers
Btw-tarief
Classificaties, waaronder afdelingen, klassen, locaties en aangepaste segmenten
Creditcardboekingen hebben geen Uiterste datum, Begindatum afschrijving, Einddatum afschrijving en geen koppelingen naar inkooporders. Daarom slaat Payhawk deze over.
Opmerkingen over het exporteren van creditcardboekingen
Als je kaartuitgaven in Payhawk wijzigt van een bankrekeningkoppeling naar een grootboekrekening voor creditcards, doe dat dan aan het einde van een maand. Zo blijft het saldo van de creditcardrekening aansluiten op je kaartafschrift en voorkom je gemengde boekingen binnen één boekhoudperiode.
Een creditcardboeking boekt de uitgave rechtstreeks tegen de grootboekrekening voor creditcards, waardoor er geen openstaande schuld ontstaat waaraan een betaling kan worden gekoppeld.