Dit artikel beantwoordt enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over het openen van nieuwe zakelijke rekeningen bij Payhawk in de VS.
Waarom moeten kaarthouders van Amerikaanse bedrijven hun SSN (Amerikaans burgerservicenummer) invoeren?
De USA Patriot Act 2001 (Amerikaanse terrorismebestrijdingswet) stelt een klantidentificatiebeleid voor alle financiƫle instellingen verplicht. Bij Payhawk vragen we kaarthouders van een Amerikaanse entiteit alleen om de volgende informatie in te voeren in hun gebruikersprofiel:
Naam
Geboortedatum
Nationaliteit
SSN
Ja of Nee op de vraag "Ik ben een politiek prominent persoon"
Deze gegevens kunnen door de medewerker zelf of door de Payhawk-beheerder van de organisatie worden ingevoerd. Alle gegevens die binnen Payhawk worden opgeslagen, voldoen aan SOC 2 Type 2. Je kunt het beveiligingsbeleid van Payhawk online bekijken.
Wanneer is een burgerservicenummer (SSN) vereist voor medewerkers die Payhawk gebruiken?
Volgens de USA PATRIOT Act moeten medewerkers die een Payhawk-kaart (fysiek of virtueel) willen ontvangen, hun burgerservicenummer (SSN) in hun profiel opgeven.
Medewerkers die Payhawk alleen gebruiken voor terugbetalingen en geen kaart hebben, worden echter niet geblokkeerd bij het inloggen of gebruiken van het platform als ze hun SSN niet hebben opgegeven.
Wat gebeurt er als een medewerker geen SSN opgeeft?
Medewerkers kunnen geen kaart (fysiek of virtueel) krijgen zonder geregistreerd SSN.
De Payhawk mobiele app zal gebruikers herinneren om hun SSN in te voeren, maar dit is geen blokkerende vereiste. Medewerkers kunnen het Payhawk-platform nog steeds gebruiken voor terugbetalingsgerelateerde activiteiten.
Payhawk-beheerders moeten kaarthouders aanmoedigen hun SSN-gegevens in te vullen om compliant te blijven en kaartuitgifte mogelijk te maken.
Wordt SSN-invoer afgedwongen in het Payhawk-platform?
Nee. Er is geen systeemblokkade die medewerkers ervan weerhoudt in te loggen of Payhawk te gebruiken als ze hun SSN niet hebben opgegeven. Kaartuitgifte is echter niet mogelijk zonder SSN.
Hoe werkt het als je een kaart uitgeeft aan iemand die niet in de VS woont en geen Amerikaans burgerservicenummer heeft?
Voor deze gevallen is er de optie "Geen SSN?" waarbij ze in hun gebruikersprofiel de volgende informatie moeten opgeven:
Naam
geboortedatum;
burgerschap;
officieel legitimatiebewijs- of paspoortnummer;
vervaldatum;
Ja of Nee op de vraag "Ik ben een politiek prominent persoon"
Payhawk vraagt geen kopieƫn van individuele identiteitsdocumenten voor de uitgifte van kaarten en vergelijkt geen gegevens met een database.
Waarom mislukt de verificatie van de kaarthouder met een foutmelding dat het fiscaal identificatienummer ongeldig of gedupliceerd is?
Deze fout treedt op wanneer het persoonlijke fiscale identificatienummer (bijvoorbeeld burgerservicenummer of individueel belastingidentificatienummer) dat tijdens de verificatie van de kaarthouder wordt ingevoerd:
Al in het systeem bestaat - het is geregistreerd voor een andere persoon, zoals een bedrijfseigenaar, functionaris of een andere kaarthouder op het account.
Ongeldig is - het formaat of de waarde komt niet overeen met de verwachte vereisten.
Het fiscale identificatienummer dat tijdens de verificatie van de kaarthouder wordt gevraagd, is de persoonlijke identificatie van het individu, niet het werkgeversidentificatienummer (EIN) van het bedrijf.
Om het fiscale identificatienummer en andere persoonlijke gegevens te wijzigen, moeten werknemers:
Naar het Payhawk-webportaal navigeren.
Over de profielfoto gaan, Profiel beheren selecteren en vervolgens Persoonlijke informatie.
Kan ik een kaart uitgeven aan een gedeeld of team-e-mailaccount in plaats van aan een specifiek individu?
Nee. Voor in de VS uitgegeven kaarten (en bepaalde andere jurisdicties) is verificatie van de kaarthouder een wettelijke vereiste. Elke kaarthouder moet een echte persoon zijn met een eigen uniek persoonlijk fiscaal identificatienummer (bijvoorbeeld SSN of ITIN).
Een gedeelde of team-e-mail kan wel worden gebruikt als gebruiker van het Payhawk-platform voor:
Het beheren van uitgaven
Het goedkeuren van transacties
Het bekijken van rapporten
Het kan echter niet worden geverifieerd als kaarthouder omdat het geen enkele persoon met een persoonlijk fiscaal identificatienummer vertegenwoordigt.
Om een kaart uit te geven, wijst u de kaart toe aan een echte persoon. Die persoon moet het volgende verstrekken:
Wettelijke naam
Geboortedatum
Persoonlijk fiscaal identificatienummer (SSN of ITIN)
Andere vereiste verificatiegegevens
Deze vereisten zijn specifiek voor Amerikaanse kaartprogramma's vanwege regelgeving inzake klantenonderzoek (KYC) en anti-witwassen (AML). Andere regio's of kaartverstrekkers kunnen andere vereisten hebben.