In dit artikel vind je de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen (FAQ) over het openen van nieuwe zakelijke Payhawk-rekeningen in de VS.
Welke gegevens moeten kaarthouders van Amerikaanse bedrijven in hun gebruikersprofiel invullen?
Om te voldoen aan de Amerikaanse Patriot Act van 2001 moeten alle financiële instellingen beschikken over een beleid inzake klantidentificatie. Bij Payhawk vragen we elke kaarthouder van een aangemelde Amerikaanse entiteit om de volgende gegevens in zijn of haar gebruikersprofiel in te vullen:
Naam
Geboortedatum
Nationaliteit
Ja of Nee op de stelling "Ik ben een politiek prominent persoon"
Alle gegevens die binnen Payhawk worden opgeslagen, voldoen aan SOC 2 Type 2. Je kunt het beveiligingsbeleid van Payhawk online bekijken.
Wat gebeurt er als een medewerker zijn of haar gegevens niet in het gebruikersprofiel invult?
Dan kan er geen kaart (fysiek of virtueel) aan deze medewerker worden verstrekt.
De Payhawk-app herinnert gebruikers eraan hun gegevens in te voeren, maar doen ze dat niet, dan leidt dit niet tot een blokkering. Medewerkers kunnen nog steeds toegang krijgen tot het Payhawk-platform en dit gebruiken voor activiteiten in verband met onkostenvergoedingen.
Payhawk Beheerders moeten kaarthouders verzoeken om hun gegevens aan te vullen, zodat aan de voorschriften wordt voldaan en kaarten kunnen worden uitgegeven.
Worden de gegevens van medewerkers in Payhawk geverifieerd?
Nee. Er is geen systeembeperking die medewerkers ervan weerhoudt om in te loggen of Payhawk te gebruiken als ze hun gegevens nog niet in hun gebruikersprofiel hebben ingevuld.
Kan ik een kaart toewijzen aan een gedeeld e-mailadres of een teamadres in plaats van aan een specifieke persoon?
Nee. Voor kaarten die in de VS (en in bepaalde andere rechtsgebieden) zijn uitgegeven is verificatie van de kaarthouder een wettelijke vereiste. Elke kaarthouder moet een echt persoon zijn met een eigen naam, geboortedatum, adres, enz.
Een gedeeld of team-e-mailadres kan als gebruiker van Payhawk nog steeds worden gebruikt voor:
Uitgavenbeheer
De goedkeuring van transacties
Rapporten bekijken
Het kan echter niet als kaarthouder worden geverifieerd, omdat het geen enkele persoon vertegenwoordigt met de juiste ingevoerde gegevens.
Om een kaart uit te geven, moet je deze toewijzen aan een echte persoon. Diegene moet het volgende verstrekken:
Officiële naam
Geboortedatum
Adres
Deze vereisten gelden specifiek voor Amerikaanse kaartprogramma’s vanwege de Know Your Customer (KYC)- en antiwitwasvoorschriften (AML) en de US PATRIOT Act. In andere landen of bij andere kaartaanbieders kunnen andere vereisten gelden.