In dit artikel beantwoorden we enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over de betalingsrun-bestanden die Payhawk genereert en die worden gebruikt voor betalingen buiten het systeem.
Ondersteunt Payhawk betalingsrun-bestanden voor andere valuta dan EUR?
Nog niet. Payhawk ondersteunt momenteel alleen SEPA XML-betalingsrun-bestanden voor EUR. Neem contact op met het Payhawk Support-team als je geïnteresseerd bent in betalingsrun-bestanden voor andere valuta.
Kan ik een betalingsrun-bestand inplannen voor een toekomstige datum?
Ja, zodra de betalingsgegevens van de uitgave zijn bevestigd, kun je uitgaven die je buiten Payhawk wilt betalen inplannen voor een toekomstige datum:
Navigeer naar uitgaven > betalen > details bevestigen en selecteer de gewenste uitgaven door hun selectievakjes aan te vinken.
Bevestig de details van de uitgave door op de knop details bevestigen te klikken.
Klik in het dialoogvenster op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie markeer als betaald.
Selecteer in het drop-down menu de gewenste externe bankrekening.
Klik op de knop markeer als betaald.
Vul de gegevens in en klik op markeer als betaald. Het SEPA XML-betalingsbestand wordt dan aangemaakt en is klaar om te bekijken.Het SEPA XML-betalingsrun-bestand wordt aangemaakt en is klaar om te bekijken.
Kan ik een betalingsrun-bestand inplannen voor meerdere leveranciers?
Ja, je kunt uitgaven die je buiten Payhawk om wilt betalen voor meerdere leveranciers inplannen en het betalingsrun-bestand voor de betreffende toekomstige datum genereren.
Kan ik een betalingsrun-bestand inplannen voor voor verschillende uitgavetypen?
Ja, je kunt verschillende soorten uitgaven inplannen voor betaling buiten Payhawk om en het betalingsrun-bestand genereren voor de opgegeven vervaldatum. Als je echter twee of meer terugbetalingen aan dezelfde medewerker hebt, worden deze samengevoegd en wordt de betaling als één betaling weergegeven in het gegenereerde betalingsrun-bestand.
Kan ik uitgaven volgen die extern zijn betaald?
Ja, je kunt de beschikbare uitgavenfilters gebruiken om deze uitgaven te sorteren. Als je filters op bronrekening, worden alleen uitgaven weergegeven die zijn gemarkeerd als betaald vanaf de gespecificeerde externe bankrekening.
Hoe wordt de betaling weergegeven in Payhawk nadat ik het SEPA XML-bestand naar mijn bank heb geüpload?
Om het SEPA XML-bestand te genereren, moet je eerst de onkosten als betaald markeren in Payhawk. Hierdoor beschouwt het systeem deze betalingen reeds als voltooid en worden ze niet meer weergegeven in Payhawk nadat het SEPA XML-bestand is geüpload naar je bank.
Kan ik het documentnummer en de naam van de leverancier toevoegen als referentie als ik SEPA XML-bestanden gebruik?
Ja, SEPA XML betalingsbestanden bevatten alle benodigde informatie voor een overboeking, inclusief gedetailleerde kenmerken alsof de overboeking rechtstreeks vanuit Payhawk wordt gedaan. Dat doe je zo:
De naam van de leverancier en diens betalingsgegevens worden automatisch overgenomen uit je Payhawk-account.
Het veld voor referenties wordt ingevuld op basis van gegevens in het Payhawk-portaal. Als referentie kun je het documentnummer, het documentnummer en de documentdatum, of andere tekst invoeren.
Geldt er een limiet voor het aantal betalingen dat in één batch kan worden opgenomen, zelfs als deze zowel vergoedingen voor meerdere werknemers als factuurbetalingen voor meerdere leveranciers bevat?
Nee, je kunt zo veel betalingen in één batch opnemen als je wilt. Houd daarbij wel rekening met de volgende bijzonderheden:
Binnenlandse betalingen kunnen in bulk worden verwerkt, bijvoorbeeld tussen twee rekeningen in euro's of Britse ponden.
Internationale SWIFT-betalingen kunnen ook in bulk worden verwerkt, bijvoorbeeld tussen euro-rekeningen buiten en binnen Singapore of twee rekeningen in Britse ponden buiten en binnen Australië, of in Amerikaanse dollars buiten en binnen Hongkong.
Internationale betalingen tussen rekeningen in verschillende valuta's, bijvoorbeeld van euro's naar Canadese of Amerikaanse dollars, worden afzonderlijk verwerkt zodat je de wisselkoers voor elke transactie kunt bekijken voordat je de betaling autoriseert.