KSeF (Krajowy System e-Faktur) is het nationale e-facturatiesysteem in Polen. De integratie automatiseert het ophalen en verwerken van deze gestructureerde e-facturen, zorgt voor fiscale naleving en beperkt handmatige data-invoer.
Het KSeF-nummer
Het KSeF-nummer wordt toegewezen door het overheidsplatform zodra een e-factuur is goedgekeurd. Dit nummer zit niet in het XML-bestand van de FA_VAT e-factuur zelf. Payhawk slaat het KSeF-nummer op als referentie bij de uitgave en toont het in de omgeving en op de gegenereerde visualisatie. Het KSeF-nummer wordt ook doorgezet naar de boekhoudoplossing als onderdeel van de documentnaam.
XML-e-facturen en visualisatiebestanden
Het FA_VAT-XML-bestand is de rechtsgeldige e-factuur. De visualisatie is een gegenereerde weergave bedoeld voor beoordeling door een persoon en is niet de bron van waarheid voor de boekhouding. Payhawk bewaart het originele XML-bestand en genereert de visualisatie rechtstreeks op basis van die gegevens.
Gegevens van e-facturen uit KSeF ophalen
De aanlevering via KSeF is verplicht voor alle e-facturen die horen bij een geregistreerde entiteit. De feed kan niet worden gefilterd op betaalmethode, leverancier of betalingsstatus.
Als crediteuren in een ERP worden beheerd terwijl kaarten in Payhawk worden beheerd, verschijnt dezelfde e-factuur in beide systemen. Door al je crediteuren naar één omgeving te verplaatsen, voorkom je deze duplicatie.
Toewijzing van KSeF-e-facturen
E-facturen die via KSeF worden aangeleverd, volgen de standaard workflow voor de toewijzing van e-facturatie:
Kopercontact matchen – Payhawk scant het XML-bestand op contactgegevens van de koper. Als een e-mailadres of naam overeenkomt met die van een gebruiker, wordt die gebruiker toegewezen als eigenaar van de uitgave.
Inkooporder matchen – als de e-factuur automatisch wordt gekoppeld aan een inkooporder, wordt de eigenaar van die inkooporder toegewezen als eigenaar van de rekening.
De KSeF-nummer exporteren naar uw ERP
Wanneer Payhawk een KSeF-eFactuur exporteert, stelt het de KSeF-nummer in als naam van het geëxporteerde document. Van daaruit kunt u in uw ERP een script toevoegen dat de documentnaam kopieert naar een eigen aangepast veld, bijvoorbeeld een veld met de KSeF-factuur-ID.
Voor MS Business Central en Oracle NetSuite bestaat de bestandsnaam van het geëxporteerde bijlagebestand uit alleen de KSeF-ID, gevolgd door de oorspronkelijke bestandsextensie. Dit geldt automatisch voor eFacturen die via KSeF zijn ontvangen, zonder dat u iets hoeft in te stellen:
Alleen bestanden die via KSeF zijn binnengekomen, worden op deze manier benoemd. Documenten met een extern kenmerk uit een andere bron, zoals Peppol of het Franse PPF, behouden de standaard beschrijvende bestandsnaam.
Bestanden die zijn geëxporteerd voordat deze naamgeving werd ingevoerd, behouden hun bestaande namen. Payhawk hernoemt ze niet.
In Oracle NetSuite geldt: wanneer twee bestanden binnen dezelfde export dezelfde KSeF-ID delen, bijvoorbeeld een document en de gegenereerde preview ervan, behoudt één bestand de kale KSeF-ID als naam en krijgt elk ander bestand een kort achtervoegsel, zodat elk bestand herkenbaar blijft.
Om terug te gaan naar de volledige beschrijvende bestandsnaam, neemt u contact op met Payhawk-support. De instelling wordt per integratieverbinding opgeslagen en geldt dus voor telkens één ERP-verbinding.
Huidige beperkingen
De volgende functionaliteiten worden momenteel niet ondersteund voor KSeF-e-facturen:
Verwerking van split-payment (mechanizm podzielonej płatności).
Toepassing van de NBP-wisselkoers.