Als je de koppeling met een e-facturatienetwerk zoals Peppol of het Franse PPF tot stand brengt, wordt je bedrijf geregistreerd met een identificatienummer van een deelnemersnetwerk. Leveranciers gebruiken dit nummer om je gestructureerde e-facturen rechtstreeks te sturen.
Bronnen van identificatienummers en voorvoegsels
Het identifiatienummer voor je e-facturen is gebaseerd op het btw-nummer van je bedrijf. De Franse autoriteiten gebruiken het SIREN.
Een voorvoegsel maakt een aparte adresseringsregel aan op hetzelfde identificatienummer. Je hebt alleen een voorvoegsel nodig als je bepaalde facturen naar een apart systeem stuurt, meestal wanneer een andere aanbieder het onbewerkte identificatienummer gebruikt.
Als al je facturen binnenkomen in Payhawk, gebruik je het onbewerkte identificatienummer zonder voorvoegsel. Leveranciers kunnen je adres dan automatisch achterhalen, zonder dat jij het hoeft te delen. In Payhawk is het voorvoegsel niet verplicht en standaard ingesteld op Payhawk.
Overstappen van een andere aanbieder naar Payhawk
Een netwerknummer van een organisatie dat werkt met Peppol kan maar bij één toegangspunt tegelijk geregistreerd zijn voor het ontvangen van facturen. Als een andere aanbieder op dit moment je ID beheert, moet je deze vragen om je ontvangstmogelijkheid uit te schrijven voordat je je bij Payhawk kunt registreren.
Een alternatief identificatiemiddel registreren, zoals een IBAN of GLN in Peppol, of een voorvoegsel in PPF, terwijl een andere aanbieder je standaardregistratienummer beheert, veroorzaakt meestal problemen. Systemen van leveranciers sturen doorgaans naar het standaard, op je geregistreerde btw-nummer, wat leidt tot gesplitste factuurstromen, gemiste facturen en onnodige communicatie met leveranciers. Uitschrijven bij de vorige aanbieder zodat Payhawk je standaardnummer kan overnemen, is de meest betrouwbare aanpak.
KSeF in Polen is een uitzondering. Meerdere systemen kunnen dezelfde feed lezen en er zijn geen nummers van deelnemers in Peppol.
Accounts met meerdere identificatienummers en meerdere entiteiten
Elke juridische entiteit moet een eigen identificatienummer registreren. Payhawk ondersteunt het gebruik van meerdere Peppol-ID's niet voor één entiteit of account. Meerdere ID's zijn alleen nodig als facturen naar verschillende systemen moeten worden gerouteerd, wat niet nodig is wanneer alle facturen binnenkomen in het platform.
Als een bedrijf in het ene land is geregistreerd en een vestiging in een ander land heeft, gebruikt elke entiteit een eigen identificatienummer. Alleen Franse entiteiten kunnen worden geregistreerd bij de Franse PPF. Een niet-Franse entiteit kan zich niet registreren voor de PPF, zelfs niet als het een Franse vestiging heeft met een SIREN en Frans btw-nummer.
Ontvangen en verzenden zijn gescheiden functies
Payhawk beheert alleen het crediteurenbereik (ontvangen) voor je identificatienummer. Je bedrijf kan hetzelfde identificatienummer nog steeds bij een andere aanbieder registreren voor debiteuren (verzenden). Deze bereiken zijn onafhankelijk, dus de registratie bij Payhawk blokkeert je bestaande facturatie- of debiteurenservices niet.
De integratie loskoppelen
Wanneer je de integratie ontkoppelt, wordt je Peppol-ID direct verwijderd. In Frankrijk worden wijzigingen in de Annuaire (directory) meestal binnen 24 uur doorgevoerd.
Schema's van de identificatienummers van leveranciers
Je bedrijf is alleen bereikbaar onder de specifieke schema's waarvoor je bent geregistreerd. Zo gebruikt de Franse PPF het SIREN-schema (0225), terwijl veel andere Peppol-landen schema’s op basis van btw-nummer gebruiken. Als een leverancier een ander schema gebruikt, komt de factuur niet bij je aan.
Om te controleren welk schema en welk toegangspunt voor een bedrijf zijn geregistreerd, gebruik je de Peppol Directory.