Payhawk maakt financiële workflows een stuk eenvoudiger door inkomende e-facturen van leveranciers automatisch te verwerken en te koppelen aan de juiste records.
In het kader van de verplichtingen rondom e-facturatie in Frankrijk kunnen leveranciers zowel een gestructureerde e-factuur als een kopie in een bijlage sturen. Het kan zodoende gebeuren dat bestanden dubbel worden gegenereerd.
Zo worden e-facturen verwerkt
Wanneer een e-factuur in het systeem binnenkomt, volgt Payhawk een vaste logica om ervoor te zorgen dat deze correct wordt afgehandeld, afhankelijk van het scenario:
E-facturen worden toegewezen aan een gebruiker op basis van het herkende contact met de koper, een match met een open inkoopaanvraag, routering via kostenplaats of de standaardverantwoordelijke van het account.
Als de gegevens op een e-factuur overeenkomen met een kaarttransactie in Payhawk, wordt deze automatisch aan die transactie gekoppeld in de vorm van een uitgavedocument.
Als er geen transactie wordt gevonden die overeenkomt, wordt de e-factuur als onbetaald beschouwd en verschijnt deze als een nieuwe rekening onder het tabblad Indienen.
Als een medewerker een uitgave uit eigen zak betaald heeft, komt de e-factuur binnen als een nieuwe rekening in plaats van dat deze automatisch wordt gekoppeld aan de onkostenvergoeding. Payhawk onderdrukt de rekening niet wanneer de factuur een openstaand bedrag van nul laat zien, en gebruikt ook het veld voor loonadministratie of medewerker-ID niet om de gegevens aan elkaar te koppelen. Je voegt de rekening handmatig samen met de onkostenvergoeding van de medewerker.
Als je naast Payhawk ook een ERP gebruikt, kunnen e-facturen in beide systemen verschijnen. Zo blijft er een volledig overzicht in Payhawk voor kaartbeheer, terwijl je bestaande boekhoudprocessen in het ERP behouden blijven.
Dubbele bestanden herkennen en oplossen
Payhawk markeert dubbele bestandn wanneer de waarden voor leverancier, factuurnummer en bedrag overeenkomen. Om je administratie op orde te houden, zeker bij terugbetalingen aan medewerkers of dubbele rekeningen in een bijlage, moet je deze items op de juiste manier verwerken.
Verplaatsen of samenvoegen in plaats van verwijderen
Het is essentieel om een dubbel e-factuurdocument te verplaatsen naar de uitgave die behouden moet blijven via de optie Verplaatsen naar een andere uitgave, in plaats van de e-factuur te verwijderen.
Verplaatsen naar een andere uitgave is een andere handeling dan het samenvoegen van uitgaven. Gebruik daarom altijd Verplaatsen naar een andere uitgave als een e-factuurdocument verplaatst moet worden.
Als je een e-factuur die je hebt ontvangen via het Franse Portail Public de Facturation (PPF), wordt de levenscyclusstatus op 210 Refusée gezet. Het netwerk en de belastingdienst interpreteren dan dat de factuur is afgewezen, wat onjuist is bij geldige of al verrekende uitgaven.
Voor PPF-levenscyclusstatussen volgt Payhawk het e-factuurdocument zelf en niet de uitgave. De weigering 210 Refusée wordt alleen verzonden wanneer de uitgave wordt verwijderd die het PPF-e-factuurdocument nog bevat. Als eerst Verplaatsen naar een andere uitgave wordt gebruikt om het document naar een andere uitgave over te zetten, kan de oorspronkelijke, nu lege uitgave veilig worden verwijderd zonder een weigering te veroorzaken. Het verwijderen van de uitgave die het document op dat moment bevat, zal de weigering activeren.
Als een e-factuur niet gekoppeld kon worden aan een kaartbetaling en in plaats daarvan een aparte nieuwe factuur heeft aangemaakt, verplaats dan het e-factuurdocument van die nieuwe factuur naar de bestaande kaartuitgave. Omdat het verplaatsen van het document geen zelfstandig record verwijdert, wordt er geen weigeringsstatus verzonden.
Zorg er altijd voor dat de PPF-e-factuur de versie is die als primaire formele administratie voor fiscale naleving wordt bewaard.
Omgaan met onbedoelde afwijzingen
Als per ongeluk de status 210 Refusée is verstuurd, is de situatie nog te herstellen. De belastingdienst ziet een afgewezen factuur als een factuur die nooit is uitgegeven. Om het record te corrigeren, moet je de leverancier vragen het document opnieuw uit te geven.
Strategische aanbevelingen
Hoewel categorieën zoals hotels en restaurants mogelijk pas vanaf september 2027 verplicht aan e-facturatie hoeven te voldoen, kunnen er toch dubbele bestanden ontstaan. Samenvoegen blijft de standaardmanier om hiermee om te gaan.
Om te voorkomen dat je steeds documenten handmatig moet samenvoegen, kun je medewerkers laten overstappen van uit eigen zak voorschieten van uitgaven naar betalen met kaarten van Payhawk. Kaarttransacties zorgen voor een naadloze, volledig geautomatiseerde afstemming zodra de e-factuur binnenkomt.
Je hebt geen apart ontvangstadres nodig voor uitgaven van medewerkers. De hervorming beschrijft een speciaal adres voor uitgaven van medewerkers (een SIREN met een voorvoegsel), maar dat gaat uit van gescheiden systemen voor crediteuren en uitgaven van medewerkers. Payhawk verwerkt beide op één plek, waardoor een tweede adres hetzelfde zou werken en geen meerwaarde biedt.