Zodra je je Visa-kaarten hebt gekoppeld in Payhawk, kun je de beschikbare Paykawk-opties gebruiken om ze te beheren.
Alle verwerkte kaarttransacties weergeven
Bekijk als volgt alle uitgaven die zijn betaald met je gekoppelde Visa-kaart:
Ga in het Payhawk-webportaal naar kaarten > mijn kaarten.
Selecteer de gewenste kaart door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie kaartuitgaven weergeven. Je wordt doorgestuurd naar het tabblad onkosten > alle.
Gekoppelde kaarten een (nieuwe) naam geven
Geef je gekoppelde Visakaart als volgt een (nieuwe) naam:
Selecteer in het tabblad kaarten > gekoppelde kaarten de gewenste kaart door erop te klikken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie geef deze kaart een naam.
Voer in het dialoogvenster de gewenste naam in en klik op opslaan.
Visakaarten ontkoppelen in Payhawk
Als je een Visakaart loskoppelt van Payhawk, wordt die kaart automatisch gesloten en ontvang je geen gerelateerde autorisatie- en afwikkelingsgegevens meer.
Koppel als volgt je Visakaart los van Payhawk:
Ga in het Payhawk-webportaal naar kaarten > gekoppelde kaarten en selecteer de Visakaart die je wilt ontkoppelen.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie kaart ontkoppelen.
Klik in het dialoogvenster op bevestigen.
Kaarthouder wijzigen
Je kunt ook de eigenaar van de gekoppelde kaart wijzigen en een nieuwe medewerker toewijzen als kaarthouder:
Ga in het Payhawk-webportaal naar kaarten > gekoppelde kaarten en selecteer de Visakaart waarvan je de eigenaar wilt bijwerken.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie eigenaar wijzigen.
Voer in het dialoogvenster de naam in van de nieuwe kaarthouder en klik op toewijzen.
Wat gebeurt er als je Visakaart verloopt
Gekoppelde Visakaarten worden uitgegeven door je bank, niet door Payhawk, dus Payhawk kan ze niet opnieuw uitgeven. Een gekoppelde kaart gaat niet automatisch mee wanneer je bank de kaart opnieuw uitgeeft. Wanneer de kaart verloopt, moet de kaarthouder de opnieuw uitgegeven kaart opnieuw koppelen. Dit is zelfs nodig als het kaartnummer hetzelfde blijft. Door opnieuw te koppelen wordt de kaart bijgewerkt met de nieuwe vervaldatum.
Payhawk stuurt geen voorafgaande melding dat een gekoppelde kaart bijna verloopt. In de praktijk merkt de kaarthouder dit wanneer een betaling met de verlopen kaart wordt geweigerd, met een melding dat de kaart is verlopen en opnieuw moet worden toegevoegd.
Ga als volgt over op een opnieuw uitgegeven kaart:
Wacht tot er geen openstaande transacties meer op de oude kaart staan.
Ontkoppel de oude kaart, zoals hierboven beschreven.
Koppel de opnieuw uitgegeven kaart op dezelfde manier als de oorspronkelijke kaart.
Beide kaarten kunnen tegelijkertijd gekoppeld zijn, en transacties worden naar de nieuwere kaart geleid. Als je de oude kaart eerst ontkoppelt, blijft je kaartenlijst overzichtelijk.
Je bestaande transactiegeschiedenis blijft in Payhawk staan. Opnieuw koppelen heeft alleen invloed op de transacties die vanaf dat moment worden gedaan.
Als je bedrijf een groot aantal gekoppelde Visakaarten heeft, kan bulkregistratie de noodzaak wegnemen dat elke kaarthouder de kaart bij verlenging opnieuw moet koppelen. De beschikbaarheid hangt af van je Visa-programma, dus neem eerst contact op met je Payhawk-beheerder om te controleren of deze optie voor jou beschikbaar is.