Payhawk houdt je samen met Egencia op de hoogte van je zakelijke reiskosten, zonder dat je veel werk met de hand moet doen.
Met deze integratie kan Payhawk onkostendocumenten in je Egencia-account automatisch ophalen en verwerken. Payhawk zal Egencia-documenten voor kaartbetalingen ophalen en verwerken om een nauwkeurige afstemming en rapportage te garanderen.
Documenten matchen voor kaartbetalingen
Betreft het een Egencia-document voor een kaartbetaling, dan zal het systeem het naadloos koppelen aan de transactie en de kaarthouder. Het systeem brengt de betreffende ontvangers op de hoogte - dat wil zeggen de kaarthouder en eventuele 'beheerders reiskosten' voor deze account of groep, ongeacht of het matchen is gelukt.
Handige tips voor het gebruik van Payhawk met Egencia
Als je je zakelijke Payhawk-kaarten gebruikt, kun je de uitgave vrijwel direct verwerken en hoef je niet te wachten tot het einde van de maand. Op deze manier kun je gebruikmaken van de handige goedkeuringsworkflows van Payhawk.
Stel Travel Expense Managers aan en laat hen de documenten voor je Egencia-betalingen bijhouden en verwerken. Zo kun je de maand sneller sluiten zonder dat je hoeft te wachten tot medewerkers de uitgaven indienen.
Payhawk koppelen aan Egencia
Egencia herkent je bedrijf aan de hand van de Egencia-bedrijfs-ID. Elk document dat Egencia naar Payhawk stuurt, bevat deze ID. Payhawk gebruikt die om elk document naar de juiste Payhawk-entiteit te sturen.
Zo koppel je Payhawk aan Egencia:
Neem contact op met je accountmanager bij Egencia en vraag om de Payhawk-datafeed voor je account in te schakelen.
Neem contact op met Payhawk Support en stuur hen:
Je Egencia-bedrijfs-ID, of ID's als je er meer dan één hebt.
De bevestiging dat je accountmanager bij Egencia de integratie heeft ingeschakeld.
De Payhawk-entiteit die je Egencia-documenten moet ontvangen.
Payhawk activeert de koppeling vervolgens voor je. Dit hoef je maar één keer te doen. Zodra Payhawk de activering heeft bevestigd, log je in op het Payhawk-webportaal.
Ga naar instellingen > integraties > Egencia en klik op koppelen.
Als Payhawk de integratie nog niet heeft geactiveerd, zie je het bericht Egencia-integratie nog niet ingeschakeld en is doorgaan niet beschikbaar. Je kunt doorgaan zodra Payhawk de integratie heeft geactiveerd.
Klik op doorgaan.
Op het volgende scherm, onder Travel Expense Manager, selecteer je in de vervolgkeuzelijst wie verantwoordelijk is voor reiskosten en wie aanvragen kunnen beoordelen in gevallen waarin Payhawk de factuur niet automatisch aan de onkosten kon koppelen.
Vink het selectievakje aan om managers die reiskosten goedkeuren toe te staan ook documenten in te zien en te verwerken voor betalingen met een kaart van Egencia.
Klik op doorgaan.
Klik op klaar.
Voor klanten van Egencia in de EU werkt automatische koppeling van facturen naadloos samen met de Payhawk-integratie.
Voor Amerikaanse klanten van Egencia worden er aan de kant van Egencia geen formele factuurdocumenten gegenereerd vanwege platformverschillen aan de kant van Egencia. Dit wordt niet veroorzaakt door een beperking van de integratie met Payhawk. Bonnetjes en onkosten-items kunnen echter nog steeds worden verwerkt.