De Travel AI Agent is een intelligente AI-assistent die elk aspect van zakenreizen beheert, van het zoeken naar beleidsconforme vluchten en hotels tot automatische betaling en onkostenafstemming. Door boekingen via een gesprek af te handelen, neemt de AI Agent de wrijving van traditionele reisplanning bij medewerkers weg en zorgt er tegelijkertijd voor dat Finance- en Travel Managers volledige controle houden.
Naast het boeken fungeert de AI Agent als een proactieve reispartner. Hij past automatisch onderhandelde bedrijfstarieven toe, beheert bagage en extra's, en verzorgt groepsreizen voor maximaal 10 collega's. Hij biedt ook realtime ondersteuning bij wijzigingen en annuleringen, berekent de gevolgen voor het budget en leidt goedkeuringen direct om. Na de reis stemt de AI Agent automatisch de onkosten af, voegt facturen toe en stelt concept-dagvergoedingen (per diem) op ter beoordeling.
De Travel AI Agent is beschikbaar in het Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack, en werkt volledig binnen het reisbeleid en de goedkeuringsworkflows van uw bedrijf. Hij houdt uw reizigers beleidsconform en uw reisschema's georganiseerd, zodat elke boeking consistent en controleerbaar is.
Als je niet precies weet wat de Travel AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij zakenreizen
Financiële afdelingen hebben vaak te maken met complexe reis- en declaratieprocessen, onkosten die buiten beleid vallen en ingewikkelde boekingstools, wat leidt tot inefficiëntie en meer administratief werk. De Travel AI Agent van Payhawk lost dit probleem op door via een gebruiksvriendelijke boekingservaring ervoor te zorgen dat aan alle bepalingen die je bedrijf hanteert op het gebied van het beheer van zakenreizen, voldaan wordt. Naleving is hierdoor geen punt van zorg meer en zowel medewerkers als financiële afdelingen profiteren van meer gebruiksgemak.
Hoe de Travel AI Agent werkt voor financiële afdelingen
Door de Travel AI Agent te activeren, kunnen financiële afdelingen reizen beheren en naleving met organisatiebeleid verbeteren door middel van:
Beleidshandhaving tijdens het boeken, zodat alle reizen voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen.
Geautomatiseerde betalingen en het genereren van facturen, waarbij onkosten direct worden aangemaakt en bonnetjes worden bijgevoegd, zodat onkosten niet meer handmatig hoeven worden afgestemd.
Duidelijk inzicht in alle reiskosten, waardoor uitgaven altijd binnen het beleid vallen en rapportage aan het einde van de maand eenvoudiger wordt.
Hoe de Travel AI Agent werkt voor medewerkers
Met de Payhawk Travel AI Agent kunnen medewerkers eenvoudig zakenreizen boeken. De Travel AI Agent leidt gebruikers door het boekingsproces met behulp van een eenvoudige conversatie-interface en stelt hen in staat om vluchten en hotels te zoeken, selecteren en bevestigen via een paar eenvoudige vragen.
Met de Travel AI Agent kunnen medewerkers:
Beleidsconforme zakenreizen direct in het Payhawk-webportaal, de mobiele app, en Slack boeken zonder aparte inloggegevens of specifieke instructies. Let op, de Travel AI Agent boekt zakenreizen zonder dat daarvoor een paspoort of identiteitskaart nodig is, aangezien dergelijke documenten in een later stadium nodig zijn, zoals wanneer de reiziger zich presenteert op het vliegveld of aan de hotelreceptie.
Payhawk-kaarten gebruiken voor betalingen, waardoor bonnetjes en facturen automatisch aan onkosten worden gekoppeld.
Updates over boekingsbevestigingen, vertragingen of annuleringen in real time ontvangen.
De Travel AI Agent activeren
Indien opgenomen in uw plan, is de Travel AI Agent direct bruikbaar en inbegrepen in zowel de Payhawk mobiele app als het webportaal. Als uw bedrijf uit een groep entiteiten bestaat en de Travel AI Agent is inbegrepen in uw plan, dan zal de Agent beschikbaar zijn voor de gehele groep entiteiten.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Travel AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.