De Travel AI Agent is een slimme tool die alle stappen van zakenreizen stroomlijnt: van het boeken van vluchten en hotels in overeenstemming met het beleid tot automatische betaling, het genereren van facturen en het in real time verwerken van wijzigingen.
Dankzij de tool is het heen en weer-gedoe dat reizigers, office managers en financiële teams vaak frustreert, verleden tijd. De Travel AI Agent is aanwezig in het Payhawk-webportaal en de mobiele app en is de voornaamste tool voor boekingen, en werkt ook probleemloos in communicatiekanalen zoals Slack (MS Teams binnenkort beschikbaar).
Als je niet precies weet wat de Travel AI Agent voor je kan doen, kun je het hem rechtstreeks vragen.
Veelvoorkomende uitdagingen bij zakenreizen
Financiële afdelingen hebben vaak te maken met complexe reis- en declaratieprocessen, onkosten die buiten beleid vallen en ingewikkelde boekingstools, wat leidt tot inefficiëntie en meer administratief werk. De Travel AI Agent van Payhawk lost dit probleem op door via een gebruiksvriendelijke boekingservaring ervoor te zorgen dat aan alle bepalingen die je bedrijf hanteert op het gebied van het beheer van zakenreizen, voldaan wordt. Naleving is hierdoor geen punt van zorg meer en zowel medewerkers als financiële afdelingen profiteren van meer gebruiksgemak.
De belangrijkste functies
De Travel AI Agent helpt processen te stroomlijnen en de efficiëntie in verschillende gevallen te verbeteren.
Functionaliteit | Mogelijkheid |
Het reisbeleid van het bedrijf toepassen |
|
Gebruiksvriendelijk boeken |
|
Automatische betaling en facturering |
|
Slimme assistentie | Hoewel de Travel AI Agent dagelijkse "how‑to"‑ en algemene vragen niet direct kan beantwoorden, verwijst hij je door naar de Payments AI Agent. De Payments AI Agent zal je vervolgens rechtstreeks antwoorden met informatie uit de Payhawk Helpdesk. Als je een actie vraagt die onder een andere Payhawk AI Agent valt, laat de Travel AI Agent je weten welke agent kan helpen. Die agent stuurt je vervolgens een bericht zodat je de taak kunt afronden. Bijvoorbeeld, als je de Travel AI Agent vraagt een factuur te uploaden voor een kaartuitgave die je hebt gedaan, legt hij uit dat de Financial Controller AI Agent dit soort verzoeken afhandelt. De Financial Controller AI Agent stuurt je daarna een bericht om het gesprek voort te zetten en te helpen de taak te voltooien. |
Hoe de Travel AI Agent werkt voor financiële afdelingen
Door de Travel AI Agent te activeren, kunnen financiële afdelingen reizen beheren en naleving met organisatiebeleid verbeteren door middel van:
Beleidshandhaving tijdens het boeken, zodat alle reizen voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen.
Geautomatiseerde betalingen en het genereren van facturen, waarbij onkosten direct worden aangemaakt en bonnetjes worden bijgevoegd, zodat onkosten niet meer handmatig hoeven worden afgestemd.
Duidelijk inzicht in alle reiskosten, waardoor uitgaven altijd binnen het beleid vallen en rapportage aan het einde van de maand eenvoudiger wordt.
Hoe de Travel AI Agent werkt voor medewerkers
Met de Payhawk Travel AI Agent kunnen medewerkers eenvoudig zakenreizen boeken. De Travel AI Agent leidt gebruikers door het boekingsproces met behulp van een eenvoudige conversatie-interface en stelt hen in staat om vluchten en hotels te zoeken, selecteren en bevestigen via een paar eenvoudige vragen.
Met de Travel AI Agent kunnen medewerkers:
Beleidsconforme zakenreizen direct in het Payhawk-webportaal, de mobiele app, en Slack boeken zonder aparte inloggegevens of specifieke instructies. Let op, de Travel AI Agent boekt zakenreizen zonder dat daarvoor een paspoort of identiteitskaart nodig is, aangezien dergelijke documenten in een later stadium nodig zijn, zoals wanneer de reiziger zich presenteert op het vliegveld of aan de hotelreceptie.
Payhawk-kaarten gebruiken voor betalingen, waardoor bonnetjes en facturen automatisch aan onkosten worden gekoppeld.
Updates over boekingsbevestigingen, vertragingen of annuleringen in real time ontvangen.
De Travel AI Agent activeren
De Travel AI Agent is splinternieuw en is beschikbaar in zowel de Payhawk-app als het webportaal.
De toegang van medewerkers tot de AI Agent in Slack is afhankelijk van of een Payhawk Beheerder binnen je bedrijf het communicatiekanaal in het Payhawk-webportaal heeft ingeschakeld vanuit instellingen > AI Office.
Verwerking van je gegevens
Meer informatie over hoe Payhawk persoonsgegevens verwerkt voor de Travel AI Agent, vind je in de volgende documenten:
Wereldwijd privacybeleid - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
Addendum Gegevensverwerking - Heeft betrekking op persoonsgegevens waarvoor Payhawk optreedt als Gegevensverwerker.