Uitgaven opsplitsen in regelitems in het webportaal

Je bedrijf kan een factuur ontvangen met kosten die verband houden met verschillende vooraf gedefinieerde uitgavencategorieën, teams, belastingtarieven of aangepaste velden, zoals Kostenplaats of Project.

Je kunt uitgaven die nog niet zijn beoordeeld, opsplitsen in meerdere regelitems om zo op elke regel de juiste uitgavencategorisatie aan te houden.

In Payhawk kun je ook als medewerker uitgaven opsplitsen in regelitems. Als je workflows zo zijn geconfigureerd dat er goedkeuring nodig is van een Teammanager of een Custom Field Manager, stuurt Payhawk uitgave-verzoeken op basis van de gegevens in alle regelitems naar alle relevante goedkeurders. Zie voor meer informatie het artikel over het definiëren van aanpasbare goedkeuringsflows.

Om tijd en moeite te besparen, kun je een categorie aan een uitgave toewijzen voordat je deze opsplitst. Zo wordt de categorie automatisch op alle regelitems toegepast.

Regelitems ophalen uit documentregels

Je kunt een uitgave opsplitsen in regelitems door de regelitems op te halen uit het bijgevoegde uitgavendocument. Als je de uitgave al hebt opgesplitst in regelitems, vervangt het opnieuw ophalen deze.

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven en selecteer de gewenste uitgave.

2. Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Splitsen.

3. Selecteer in het geopende zijpaneel de Documentregels optie.

4. Klik wanneer je klaar bent op [aantal] regelitems ophalen om de splitsing te bevestigen.

Regelitems ophalen uit belastingtarieven in een document

Je kunt een uitgave ook opsplitsen op basis van het belastingtarief van de documentregels in de factuur die aan die uitgave is gekoppeld.

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven en selecteer de gewenste uitgave.

2. Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Splitsen.

3. Selecteer in het geopende zijpaneel de Belastingtarief optie.

4. Klik wanneer je klaar bent op [aantal] regelitems ophalen om de splitsing te bevestigen.

Ophalen uit een eerdere uitgave

Je kunt ook een eerdere regelsplitsing op een uitgave toepassen, zolang je een uitgave van dezelfde leverancier hebt die eerder in regelitems is opgesplitst.

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven en selecteer de gewenste uitgave.

2. Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Splitsen.

3. Selecteer in het geopende zijpaneel de Vorige onkosten optie.

4. Klik wanneer je klaar bent op [aantal] regelitems ophalen om de splitsing te bevestigen.

Opsplitsen in gelijke delen

Je kunt een uitgave opsplitsen in gelijke delen.

Als het uitgavebedrag bijvoorbeeld EUR 100 is en je ervoor kiest om het in gelijke delen op te splitsen, splitst Payhawk de uitgave in 2 regelitems en verdeelt het bedrag gelijkmatig over beide, waardoor elk regelitem een bedrag van EUR 50 heeft.

Als je de uitgave daarentegen al hebt opgesplitst in bijvoorbeeld 4 regelitems, verdeelt het systeem het totaal in 4 gelijke delen, wat resulteert in 4 regelitems van elk EUR 25.

Splits als volgt een uitgave op in gelijke delen:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven en selecteer de gewenste uitgave.

2. Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Splitsen.

3. Selecteer in het geopende zijpaneel de Gelijke delen optie.

4. Klik wanneer je klaar bent op Opslaan.

Je eigen aangepaste regelitem-splitsing maken

Sommige verdelingen staan niet op de factuur, bijvoorbeeld het delen van een kostenpost over twee teams, kostenplaatsen, projecten of subsidies, of het toepassen van een vaste verhouding zoals 70/30. In die gevallen kun je de splitsing in je eigen woorden beschrijven en de Financial Controller AI Agent van Payhawk de regelitems laten voorstellen.

Aangepaste splitsingen met de Payhawk AI Agent zijn alleen beschikbaar in het Payhawk-webportaal en alleen voor uitgaven die nog niet zijn beoordeeld.

Een uitgave opsplitsen met de AI Agent:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven en selecteer de gewenste uitgave.

2. Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Splitsen en de splitsopties voor regelitems worden geopend in een zijpaneel.

3. Selecteer Beschrijf de splitsing. Het Payhawk AI Office dialoogvenster wordt geladen en de Financial AI Controller Agent begint het gesprek.

4. Beschrijf hoe je de uitgave wilt splitsen, bijvoorbeeld: "Wijs 70% toe aan Project A en 30% aan Project B." De AI Agent stelt een splitsing voor als regelitems, elk met categorie, belastingtarief, kostenplaats en andere ingevulde velden, waarbij de bedragen optellen tot het factuurtotaal.

5. Controleer het voorstel en vertel de agent zo nodig wat er moet worden aangepast, bijvoorbeeld een bedrag naar een ander team verplaatsen of een regel toevoegen. De agent berekent alles opnieuw, zodat het totaal blijft optellen tot het factuurtotaal. Zodra je tevreden bent, bevestig je in de chat om de regelitems aan de uitgave toe te voegen.

6. Pas zo nodig een regel aan en klik op Opslaan.

   

Een uitgave handmatig opsplitsen in regelitems

Splits als volgt een uitgave op in meerdere regelitems:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar Uitgaven.

2. Selecteer de gewenste uitgave door erop te klikken.

3. Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de Splitsen optie.

4. Selecteer in het paneel Onkosten splitsen dat wordt geopend de optie Handmatige splitsing. Payhawk splitst de uitgave in twee regelitems in het gedeelte Bedrag: het eerste bevat het volledige bedrag en het tweede is leeg. Klik op Regel toevoegen om meer regelitems toe te voegen.

5. Een deel van de regelitemgegevens wordt automatisch door Payhawk ingevuld. Controleer deze en voer voor elk regelitem handmatig de overige vereiste gegevens in, bijvoorbeeld:

   • Categorie.

   • Aanpasbare velden zoals Kostenplaats en Project.

   • Het bedrag per regelitem. Zorg ervoor dat de bedragen optellen tot het juiste totaalbedrag.

     Pro tip

     In plaats van het exacte bedrag, kun je ook het percentage invoeren van de kosten in het regelitem ten opzichte van het totaalbedrag van de uitgave. Ga bijvoorbeeld naar het regelitem, selecteer Totaalbedrag, en typ 50%. Het systeem berekent het bedrag automatisch en trekt dit af van het totaal.

   • belastingtarief, en meer.

6. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bevestigen.  

   

LLM-gebaseerde regelitem-extractie

Als het standaard extractiemechanisme voor regelitems de gegevens niet zoals verwacht kon matchen, kun je de LLM-gebaseerde ophaalmethode uitvoeren. Klik om het opnieuw te proberen op de Opnieuw scannen knop.

Uitgaven opsplitsen in regelitems vanaf een gekoppelde aanvraag

Als een uitgave is gekoppeld aan een aanvraag waarvan de factuur twee of meer regelitems bevat, kun je de uitgave ook opsplitsen in de betreffende regelitems.

1. Selecteer de uitgave.

2. Ga in het gedeelte Gegevens naar het veld Overeenkomend aanvraag-regelitem en klik op Splitsen in [aantal] regelitems.

   

Als de optie Splitsen in [aantal] regelitems is geselecteerd, leidt dit tot de volgende acties:

• Het aantal regelitems dat aan de uitgave wordt toegevoegd, is gelijk aan het aantal regelitems in de aanvraag.

• De opmerkingen bij de regelitems van de uitgave worden ingevuld met de beschrijvingen van de aanvraag items.

• De categorisatievelden van de regelitems van de uitgave worden ingevuld met de aanvraag itemvelden: categorie, team, afschrijving en aangepaste velden.

• Als het nettobedrag van de uitgave overeenkomt met het bedrag van de aanvraag, zorgt het splitsen ervoor dat de nettobedragen van de regelitems van de uitgave worden ingevuld met de itembedragen van de aanvraag.

Zodra de uitgave is opgesplitst, heeft elk regelitem in het gedeelte Bedrag eigen velden Aanvraag en Overeenkomend aanvraag-regelitem, zodat je kunt wijzigen met welk aanvraag-regelitem elk regelitem van de uitgave overeenkomt. Zie voor meer informatie het artikel over de uitgavenkiezer Aanvraag.

Regelitems bekijken

Bekijk als volgt een regelitem van een uitgave:

Regelitems samenvoegen

Je kunt ook sommige van de regelitems van de uitgave samenvoegen:

1. In Uitgaven selecteer je de gewenste uitgave.

2. Klik in het gedeelte Bedrag op BEWERKEN naast REGELITEM.

3. Selecteer de selectievakjes van de regelitems die je wilt samenvoegen en klik op SAMENVOEGEN.

   Je kunt het samenvoegen van regelitems ook annuleren door te klikken op ANNULEREN.

4. Selecteer in het dialoogvenster het regelitem in het drop-downmenu waar je de geselecteerde regelitems wilt samenvoegen.

5. Klik op Samenvoegen.

6. Eenmaal teruggekeerd bij de uitgave, klik je op Opslaan.

Bewerk als volgt een regelitem van een uitgave, waaronder de uitgave op een andere manier opsplitsen, een regelitem verwijderen enzovoort:

Verwijder als volgt een regelitem van een uitgave:

• Uitgaven opsplitsen in regelitems via de mobiele Payhawk-app