Payhawk haalt factuurgegevens uit het document op door het als afbeelding in te lezen. Zo kunnen de meeste bestanden automatisch verwerkt worden, ook pdf-bestanden met beveiliging tegen kopiëren. Als er gegevens ontbreken of onjuist zijn, komt dat meestal doordat pdf-bestanden met een wachtwoord beveiligd zijn, afbeeldingen een slechte kwaliteit hebben of de instellingen van leveranciers niet kloppen, als er bijvoorbeeld een standaard btw-tarief is ingesteld.
Met een wachtwoord beveiligde pdf-bestanden
Pdf-bestanden die alleen met een wachtwoord kunnen worden geopend, kunnen niet door de tools voor gegevensextractie worden gelezen. Om dergelijke facturen te verwerken, kun je:
De gegevens zelf invullen.
De leverancier vragen een kopie van de factuur zonder wachtwoordbeveiliging te sturen.
Pdf-bestanden met beveiliging tegen kopiëren
Sommige pdf-bestanden kunnen gewoon worden geopend, maar er verschijnen willekeurige symbolen wanneer je de tekst kopieert en plakt. Payhawk leest dit soort bestanden als afbeeldingen, waardoor de gegevens in de meeste gevallen correct worden opgehaald. Als er een waarde ontbreekt of onjuist is, upload het document dan opnieuw of voer de gegevens zelf in.
Afbeeldingen van slechte kwaliteit
Wazige foto's of afbeeldingen van slechte kwaliteit kunnen ook het nauwkeurig uitlezen van gegevens in de weg staan. Zorg ervoor dat documenten duidelijk worden gescand of gefotografeerd, zodat alle tekst leesbaar is en correct is uitgelijnd.
Opgehaalde gegevens corrigeren
Als je merkt dat de OCR-tool onjuiste gegevens heeft uitgelezen voor een van de uitgavenvelden, voer dan de vereiste gegevens uit de factuur zelf in. Je kunt ook proberen het document opnieuw te uploaden om de nauwkeurigheid van de OCR te verbeteren. Als er een standaard btw-tarief is opgeslagen voor de leverancier, controleer dan de instellingen en pas deze indien nodig aan.
Werken met de Financial Controller AI Agent
Als je bedrijf gebruikmaakt van de Financial Controller AI Agent, leest de Agent het geüploade document en vult hij de bedragen, de leverancier en de datums in op de onkostendeclaratie. Het maakt niet uit als het document beveiligd is tegen kopiëren. Alleen met een wachtwoord beveiligde pdf-bestanden kunnen niet worden gelezen.