Door specifieke voorwaarden in te stellen en rollen of specifieke medewerkers als onderdeel van de goedkeuringsflow te definiëren, kun je complexe, robuuste en flexibele workflows creëren die aansluiten bij de diverse behoeften binnen je organisatie.
Beschikbare goedkeurders
In Payhawk kun je verschillende rollen, roluitbreidingen of gebruikers opnemen in het goedkeuringsproces.
Als je een van de volgende rollen opneemt, gaat het verzoek naar alle medewerkers met die rol in je bedrijf. Deze rollen gelden voor het hele bedrijf, dus het team van de uitgave verandert niet wie het verzoek ontvangt:
Elke Payhawk-boekhouder
Elke Payhawk-beheerder
Elke Payhawk-boekhouder of Payhawk-beheerder
Elke IT-beheerder
Elke Senior AP Specialist
Elke auditor
Elke aanpasbare rol die je in Payhawk hebt aangemaakt
Als je een van de volgende roluitbreidingen opneemt, bepaalt Payhawk de goedkeurder op basis van de uitgave zelf. Het verzoek gaat alleen naar de manager van het team, de categorie of de aanpasbare veldwaarde die voor die uitgave is ingesteld:
Alle Teammanagers
Elke Teammanager
Alle tweedelijnsmanagers
Elke tweedelijnsmanager
Alle derdelijnsmanagers
Elke derdelijnsmanager
Alle Beheerders van aanpasbare velden die je in Payhawk hebt aangemaakt
Alle Categoriemanagers
Elke Categoriemanager
Een specifieke medewerker (bijvoorbeeld de CFO)
Een specifieke medewerker uit een bepaalde werknemersgroep
Meerdere goedkeurders voor een stap toewijzen
Elk workflowproces bevat een of meer goedkeuringsstappen. Elke goedkeuringsstap kan een of meer goedkeuringen bevatten, elk met zijn eigen afzonderlijke voorwaarden. Wanneer aan de goedkeuringsvoorwaarde wordt voldaan, is een goedkeuring vereist. Als de goedkeuring meerdere goedkeurders bevat, kan elk van hen goedkeuren.
Voor bedragen van meer dan 1000 euro die afkomstig zijn van het techniek-team, kun je bijvoorbeeld specifieke personen, en ook alle Payhawk-beheerders in je bedrijf als goedkeurders aanwijzen. Wanneer een medewerker van techniek een aanvraag indient voor meer dan 1000 euro, kan elke aangewezen goedkeurder deze goedkeuren.
Als je elk van deze specifieke personen en rollen of roluitbreidingen wilt laten goedkeuren, moet je aparte goedkeuringsstappen maken.
Voor bedragen van meer dan 1000 euro die afkomstig zijn van het verkoopteam in de categorie Reizen moet je bijvoorbeeld afzonderlijke goedkeuringsstappen definiëren, elk met dezelfde voorwaarden en de gewenste goedkeurder.
Payhawk-rollen toewijzen
Bij elke stap en voor elke workflow kun je medewerkers opnemen met een standaard Payhawk-rol (Payhawk-boekhouder, Payhawk-beheerder, IT-beheerder, Senior AP Specialist of Auditor).
Als je een rol in een goedkeuringsworkflow opneemt, kunnen alle medewerkers aan wie die rol is toegewezen, een verzoek goedkeuren zodra de workflow wordt geactiveerd. Als je bijvoorbeeld de rol IT-beheerder in een workflow opneemt, kan elke medewerker in je bedrijf met die rol het verzoek goedkeuren zodra het is ingediend en/of beoordeeld.
Roluitbreidingen in Payhawk toewijzen
Je kunt medewerkers met de roluitbreidingen Teammanager, Categoriebeheer en Beheerder van aanpasbare velden in elke stap voor elke workflow opnemen.
Toewijzing van categoriemanagers
Bij workflows kun je categoriemanagers opnemen in de goedkeuringsworkflows van je bedrijf, omdat de rol Categoriemanager automatisch aan de opties wordt toegevoegd zodra er een manager is ingesteld voor de onkostencategorie.
Toewijzing van beheerders van aanpasbare velden
Bij workflows kan de rol Beheerder van aanpasbare velden worden gebruikt om goedkeuringen te activeren op basis van specifieke kenmerken van een onkostenpost. Wanneer voor een aanpasbaar veld van een onkostenpost een bepaalde waarde wordt geselecteerd, is goedkeuring van de bijbehorende beheerder van aanpasbare velden vereist.
Als je bijvoorbeeld Angela Rossi hebt aangewezen als categoriemanager voor de kostenplaats 'financiën' en Ivan Ivanov als categoriemanager voor de kostenplaats 'hardware', dan:
Is Angela Rossi de goedkeurder wanneer de kostenplaats voor een bepaalde uitgave 'financiën' is.
Is Ivan Ivanov de goedkeurder wanneer de kostenplaats voor een bepaalde uitgave 'hardware' is.
Toewijzing van tweedelijnsmanagers
Als het gaat over workflows, dan is de tweedelijns manager (op het tweede niveau) de manager die is toegewezen aan het bovenliggende team. Zo kun je bijvoorbeeld een 'marketingteam' (bovenliggend) definiëren met een 'online marketing' als subteam. De tweedelijns manager (op het tweede niveau) voor een medewerker in het team online marketing zou in dit geval de teammanager van het marketingteam zijn. Bekijk voor meer informatie de artikelen over het managen van medewerkers en teams.
Toewijzing van specifieke medewerkers
Je kunt elke medewerker binnen je bedrijf selecteren bij het instellen van aanpasbare workflows voor je organisatie.
Onkosten opnieuw toewijzen na vertrek van een goedkeurder
Het opnieuw toewijzen van de goedkeuring van uitgaven gebeurt automatisch als de goedkeurder aan een rol is gekoppeld (bijvoorbeeld team- of categoriemanager). Verzoeken worden dan doorgestuurd naar de nieuwe persoon die aan die rol of roluitbreiding is toegewezen. Als de goedkeurder echter een specifieke medewerker is, worden de onkostenverzoeken standaard doorgestuurd naar Payhawk-beheerders.
Handige bronnen