В момента служителите могат директно да препращат получен по имейл документ за платени или неплатени разходи към имейл адресите на пощенската кутия paid@payhawk.me или unpaid@payhawk.me.
Какво се променя?
Пощенската кутия вече работи на ниво група и използва един централизиран уникален имейл адрес за компанията, на който се получават препратените фактури – например your.company@invoices.payhawk.com.
Задавате и имейл адреса, от който ще препращате документи – например invoices@yourcompany.com. Вече не е необходимо да каните този имейл адрес като потребител в Payhawk.
Новата настройка позволява и добавяне на доставчици в списък с разрешени податели, така че те да могат да изпращат фактури директно към Payhawk, без да се налага вие да ги препращате от своя имейл адрес.
Изпращане на платежни документи за разходи
Когато препратите получената фактура към your.company@invoices.payhawk.com, Payhawk автоматично идентифицира правилното дружество, съответстващо на фактурата, и проверява дали е платена или не:
Ако фактурата вече е платена, Payhawk автоматично съпоставя документа със съществуващия разход. Ще трябва само да подадете разхода.
Ако фактурата все още не е платена, Payhawk автоматично създава нов разход в системата.
Бележки за пощенската кутия
Алгоритъмът за извличане на данни с вградено оптично разпознаване на символи (OCR) автоматично извлича и попълва данните за разхода.
Ако фактурата съдържа данни за контакт на купувача, Payhawk задава това лице като подател на фактурата. Ако Payhawk автоматично съпостави фактурата със заявка, подателят на заявката става подател на фактурата.
След проверката разходът подлежи на плащане от упълномощените за това лица в компанията ви.