Масов импорт на категории за администратори

В тази статия е обяснено как да попълните шаблона за категории, когато импортирате масово данни за категории и мениджъри на категории.

Добавяне и актуализиране на данни в шаблона за категории

За да създадете и организирате категориите си в различни дружества с подходяща йерархия, вижте информацията в следната таблица.

Име на колона	Описание	Бележки
Главна категория	Името на главната категория, ако категорията е част от йерархия.	Колоната за главната категория показва само стойности от колоната Име. Оставете полето празно, ако категорията (колона Име) е на най-високото йерархично ниво.
Име	Името на категорията.	(Задължително) Това е етикетът, който ще се показва в разходите. Той трябва да е уникален в рамките на едно и също дружество и главна категория. Ако искате да създадете подкатегория, въведете я на нов ред и изберете нейната главна категория от колоната Име на главна категория.
Счетоводен код	Кодът се използва за създаване на сметка в главната книга от счетоводната или ERP система.	Той съответства на сметкоплана на външните ви системи при възможност.
Данъчна ставка	Предложението за ДДС за тази категория.	Тя съответства на един от предварително зададените кодове по ДДС, конфигурирани в системата ви. Изберете от падащия списък с предварително зададените данъчни ставки в дружеството.
Мениджър на категория	Списъкът на вече съществуващите потребители в системата на Payhawk.	Това е лицето, което одобрява или наблюдава разходите в тази категория. Изберете от падащия списък с вече импортираните потребители.
Идентификатор на името на категорията (не променяйте)	Уникалният идентификатор, генериран от Payhawk при първоначалното създаване на категориите.	Той гарантира, че актуализациите се прилагат към правилната категория дори ако редовете са пренаредени. Например добавянето на няколко мениджъри на категория трябва да съдържа един и същ идентификатор на категория от Payhawk на всеки ред за всеки отделен мениджър. За нови категории трябва да оставите това поле празно.
Пълен път (автоматично генериран)	Можете да пренебрегнете тази колона – тя се генерира автоматично.

Добавяне и актуализиране на данни за категории на ниво група

Ако групата ви включва множество дружества и категориите се управляват на ниво група, следната колона също е приложима.

Име на колона	Описание	Бележки
Дружество	Конкретното дружество в групата ви, за което категорията ще бъде видима.	Категориите могат да са специфични за отделни дружества и да се различават между тях. Изберете от падащия списък с наличните дружества в групата ви.

За да осигурите съответствие на данните, проверете дали всички стойности, особено Главна категория, Дружество и Мениджър на категория, съответстват на съществуващите записи в системата ви.

Масов импорт и експорт на категории

Като Администратор на Payhawk можете масово да импортирате категориите си по следния начин:

В уеб портала на Payhawk отидете на Настройки > Библиотека с полета > Категория.
В секция Стойности кликнете върху менюто с трите точки и изберете Импорт.
На следващия екран:
1. За да запазите съществуващите данни за екипи и да добавите нови екипи, изберете Добавяне на нови стойности.
2. За да актуализирате съществуващите данни за екипи и да добавите нови екипи, изберете Актуализиране на стойностите.
3. От падащото меню Йерархия изберете как искате системата да отразява връзката между персонализираните ви полета.
Кликнете върху Генериране, за да изтеглите файла с шаблона.
Въведете необходимите данни във файла с шаблона, след което се върнете към съветника и качете файла. Кликнете върху Качване.
На екрана Преглед:
1. Прегледайте данните, които ще бъдат добавени или актуализирани.
2. От падащото меню Опции за импорт изберете как искате системата да добавя новите данни.
3. Поставете отметка в квадратчето за потвърждение.
4. Кликнете върху Импорт.
На екрана за успешна операция кликнете върху Готово.

За да експортирате данните за категориите си и да ги изтеглите като ZIP папка, изберете опцията Експорт от менюто с трите точки.