Умения и сценарии, поддържани от AI агента за финансов контрол

Вградените възможности на AI агента за финансов контрол на Payhawk се предоставят като умения и сценарии, които могат да се изпълняват чрез AI чат.

Умението е единична, самостоятелна задача – изпълнява се от началото до края, например търсене на информация, подаване или категоризиране на разход или изпълнение на експорт.

Сценарият е като рецепта. Той свързва няколко умения в цялостен работен процес с една крайна цел, например приключване на месеца или проверка на група разходи.

Освен уменията и сценариите, предоставени по подразбиране от Payhawk, можете да създавате свои собствени сценарии, съобразени с начина на работа на организацията ви.

Умения

В следващата таблица са изброени уменията, поддържани от AI агента за финансов контрол, групирани по сфера.

Някои умения, като намиране на човек или запитване как работи Payhawk, са общи за всички агенти и AI агентът за финансов контрол също може да ги изпълнява.

Умение	Какво прави
Разходи и разходни документи
Подаване на разход	Направлявано подаване в чат: Проверява задължителните полета, попълва категория, доставчик и персонализирани полета и подава разхода.
Качване и съпоставяне на разходни документи	Приема няколко разходни документа в едно съобщение и ги съпоставя с правилните разходи.
Списък с чакащи подавания	Разходи, които са останали за подаване.
Данни за разход и готовност за експорт	Пълна информация за един разход: артикули, верига на одобрение и какво възпрепятства подаването или експорта.
Извличане на фактура от доставчик	Влиза в портала на доставчика, намира фактурата по сума и дата, прикача я и я категоризира.
Подаване на отчет за разходи	Подава вашия отчет за пътуване или период за одобрение – първо преглеждате след това потвърждавате.
Създаване на разход от разходен документ	Създава възстановим разход или разход по фактура, когато разходният документ не съответства на нищо.
Търсене на разходи с филтри	Търсене по подател, карта, доставчик, екип, категория, стъпка в работния процес, статус на експорт или падеж.
Отмяна на подаден разход	Връща подаден разход към чернова.
Преглед на прикачени документи	Показва разходните документи и фактурите към даден разход директно в разговора.
Адрес на входяща кутия за фактури	Адресът, на който доставчиците могат да препращат фактури.
Списък с отчети за разходи	Отчети за пътувания и периоди с техния тип, статус, период и обща сума.
Преглед на отчет за разходи	Един отчет: тип, статус, период, обща сума и брой елементи.
Плащания на разходи	Кога е платен или възстановен даден разход и при каква ставка.
Проверка, категоризиране и приключване
Списък с разходи, чакащи проверка	Опашката ви за проверка към момента.
Завършване или връщане на проверка	Приключва проверка или я връща на служителя с посочена причина.
Масово повторно категоризиране	Категоризира отново всичко, което отговаря на зададено от вас правило (категория, данък или персонализирано поле).
Причини за блокиране на приключване	Какво все още се нуждае от категоризиране или документ, преди периодът да може да се приключи.
Търсене на подателите на разходи	Публикува един коментар, в който отбелязва подателите на до 25 разхода наведнъж. Първо преглеждате след това потвърждавате.
Справка за категории, данъчни ставки и полета	Референтните данни за категоризиране: категории, данъчни ставки, персонализирани полета и кодове на сметки.
Одобрения и внимание
Списък с чакащи одобрения	Какво чака вашето одобрение и в какъв обем.
Одобряване, отхвърляне или връщане на разход	Обработва заявка за одобрение на един разход.
Масово одобряване по критерии	Одобрява всичко, което отговаря на зададено от вас правило, след потвърждение.
Одобряване или връщане на отчет за разходи	Одобрява или връща подаден отчет на вашата стъпка. Връщането изисква посочване на причина.
Бюджети
Бюджет спрямо реални разходи	Бюджет спрямо реални и поети разходи, с разбивка по измерение.
Счетоводство и експорти
Изпълнение на счетоводен експорт	Поставя на опашка един шаблон за експорт за даден период – първо преглеждате след това потвърждавате.
Неуспешни експорти	Разходи, чийто последен експорт е неуспешен, с текста на грешката от счетоводната система.
Неекспортирани елементи	Това, което все още не е достигнало до счетоводната система за съответния период.
История на експортиране	Какво е експортирано и кога и всеки опит за даден разход.
Шаблони за експорт	Конфигурираните шаблони за експорт: име, формат и целева система.
Пари в брой, средства и обмен на валута
Предстоящи плащания	Дължими фактури от доставчици и планирани плащания в следващите дни.
Настройка и конфигурация
Показване на настройките за напомняния	Показва активния график за търсене на документи.
Персонализиране на графика за търсене на документи	Съставя график на разбираем език: час, ден от седмицата, дни от събитието, гратисен период, допустими забавяния след края на месеца.
Управление на списъка с изключения за търсене на документи	Спира търсенето на конкретно лице и показва кои са изключени от функцията.
Във всеки разговор
Одитна следа	Кой какво е направил по даден разход, карта или заявка или следата на сметката за определен период.
Преглед на тема с коментари	Коментарите към даден разход и кой е написал всеки от тях.
Как работи Payhawk?	Отговаря как работи Payhawk и какво е активирано тук, като посочва източниците си.

Сценарии

В следващата таблица са изброени сценариите, поддържани от Агента за финансов контрол, групирани по сфера.

Сценарий	Какво прави
Проверка, категоризиране и приключване
Приключване на месеца	Осем стъпки и пет контролни точки: категоризиране, уреждане на данъци, търсене на документи, изчистване на одобрения, проверка, експорт, обработка на отхвърлени елементи.
Проверка на разходи	Групова проверка от начало до край – проверки на категоризирането и документите, с одобрение и финално потвърждение, разделени едно от друго.
Последователност на категоризирането и стойности по подразбиране	Открива непоследователно категоризиране, класифицира причините, задава стойности по подразбиране за доставчици след потвърждение и категоризира отново изключенията.
Одобрения и внимание
Приоритизация на входящата кутия за одобряване	Подредена опашка за одобрение за всички дружества, обработвана в разговора.
Бюджети
Изразходване на бюджет и прогноза за надхвърляне	Кои бюджети са напът да бъдат надхвърлени и каква е причината.
Анализ и отчитане на разходите
Отчет за разходите	Писмен отчет с цифрови стойности, сравнение по периоди и графики.
Проверка на аномалии в разходите	Открива необичайни разходи и причините за тях, разглежда отделните артикули и отправя запитвания към подателите.
Ключови показатели за ефективност на финансовите процеси	Времето за подаване, одобряване и проверка по екипи и какво е блокирано в момента.
Консолидиран отчет за група от дружества	Консолидиран изглед на разходите, балансите и елементите, изискващи внимание, за всички дружества.
Сравнителен финансов анализ (на подобни компании и дружества от групата)	Структурата на разходите, процесите и картовата програма в сравнение с подобни компании и кои дружества изостават.